【2025年】小規模オフィス向けPBX5選！費用の相場から選び方まで徹底解説

「電話の取次業務に追われてコア業務が進まない」「テレワークを導入したいが会社の電話対応がネックになっている」。このような悩みを抱えていませんか。

PBX（構内交換機）は、複数の電話回線を効率的に管理し、ビジネスの電話業務を円滑にするシステムです。かつては高価な専用機器をオフィスに設置する「オンプレミス型」が主流でしたが、現在ではインターネット経由で利用できる「クラウドPBX」が、特に小規模オフィスにとって最適な選択肢となっています。

本記事では、小規模オフィスがPBXを選ぶ際のポイントから具体的な費用感、おすすめのサービスまでを網羅的に解説します。自社の課題を解決する最適なPBXを見つけ、業務効率化を実現しましょう。

PBX（クラウドPBX）とは

PBX（Private Branch eXchange）とは、社内の電話機を管理し、外線・内線通話を制御する「構内交換機」を指します。限られた電話回線を複数の電話機で共有し、従業員間の内線通話や、かかってきた外線を担当者へ転送する役割を担います。

もともとPBXは物理的な機器をオフィスに設置するオンプレミス型が一般的でしたが、現在ではクラウド上にPBXの機能を構築し、インターネット経由で利用する「クラウドPBX」が主流です。物理的な機器が不要なため、低コストかつ短期間で導入でき、スマートフォンやPCをビジネスフォンとして利用できる点も大きなメリットです。

PBXの基本的な機能

クラウドPBXには、電話業務を効率化するための多彩な機能が備わっています。

• 内線・外線発着信： 社員間の無料通話や、会社の代表番号での発着信を実現します。
• 転送： 受けた電話を他の社員のスマートフォンや固定電話にスムーズに取り次ぎます。
• IVR（電話自動応答）： 「〇〇の方は1番を」といった音声ガイダンスを流し、着信を自動で振り分けます。
• 通話録音： 通話内容を自動で録音し、トラブル防止や応対品質の向上に役立てます。

これらの機能により、これまで人の手に頼っていた電話の一次対応や取次業務を、大幅に自動化・効率化できます。

PBXを導入するメリット

PBX、特にクラウドPBXの導入は、小規模オフィスに多くのメリットをもたらします。コスト削減から業務効率化、働き方の多様化まで、その効果は多岐にわたります。

コストを削減できる

オンプレミス型PBXの場合、数百万円にもなる高額な機器の購入費用や設置工事費が必要でした。

一方、クラウドPBXは物理的な機器が不要なため、これらの初期費用がほとんどかかりません。月額数千円から利用できるサービスが多く、導入のハードルが劇的に下がります。通信コストも、従来の電話回線に比べて安価になるのが一般的です。

電話の業務を効率化できる

IVR（電話自動応答）や着信の自動振り分け機能を活用すれば、電話の一次対応や担当者への取次業務を大幅に削減できます。これにより、従業員は本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになります。

また、CRM（顧客管理システム）と連携すれば、着信時に顧客情報がPC画面に表示されるため、よりスムーズで質の高い顧客対応が可能です。

テレワークなど柔軟な働き方に対応できる

クラウドPBXの最大の利点の一つが、場所を選ばない電話対応を実現できることです。

従業員のスマートフォンやPCに専用アプリをインストールするだけで、オフィスの固定電話と同じように会社の番号で発着信ができます。これにより、「電話番のための出社」が不要になり、テレワークやサテライトオフィスでの勤務など、柔軟な働き方を強力に推進します。

小規模オフィス向けPBXの選び方

自社に最適なPBXを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。ここでは、小規模オフィスがクラウドPBXを選ぶ際に特に確認すべき4つのポイントを解説します。

企業の規模で選ぶ

まずは、自社の従業員数や電話の利用頻度に合ったプランを選びましょう。クラウドPBXの料金体系は、主に「ユーザー数課金」と「内線数に応じた段階的プラン」に分かれます。

• 1〜10名程度： ユーザー数が少ない場合は、ユーザー単位で課金されるプランが割安な傾向にあります。
• 10〜30名程度： 今後の人員増加を見越すなら、一定の内線数まで定額で利用できるプランがコストパフォーマンスに優れているでしょう。

将来的な事業拡大の可能性も考慮し、柔軟にプランを変更できるかも確認しておくべきです。

利用したいデバイスで選ぶ

クラウドPBXでは、さまざまなデバイスをビジネスフォンとして利用できます。

• スマートフォン： 外出が多い営業担当者や、テレワークの従業員に最適です。
• PC（ソフトフォン）： デスクワーク中心の従業員や、コールセンター業務に適しています。ヘッドセットと組み合わせれば、クリアな音声で通話できます。
• IP電話機： 従来のビジネスフォンのような使い勝手を求める場合や、受付など共用の電話機が必要なケースで役立ちます。

従業員の働き方に合わせて、どのデバイスを中心に利用するかを事前に決めておくと、サービス選定がスムーズに進みます。

サポート体制で選ぶ

IT専門の担当者がいないことが多い小規模オフィスでは、導入後のサポート体制が非常に重要です。

• 導入時の初期設定をサポートしてくれるか
• トラブル発生時に、電話やメールなどで迅速に対応してくれるか
• サポートの対応時間は平日日中か、夜間や休日も含まれるか

導入してから後悔しないよう、契約前にサポートの範囲と品質をしっかりと確認しましょう。

セキュリティ体制で選ぶ

クラウドPBXはインターネットを利用するため、セキュリティ対策が欠かせません。サービス選定時には、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証やプライバシーマークを取得しているかは、信頼できるベンダーを見極める上での一つの指標となります。また、通信の暗号化や不正アクセス防止策など、具体的な対策についても確認しておくとより安心です。

小規模オフィス向けPBXの比較ポイント

サービスを具体的に比較検討するフェーズでは、表面的な価格だけでなく、より踏み込んだ視点でのチェックが求められます。ここでは、契約後に「こんなはずではなかった」と後悔しないための4つの比較ポイントをご紹介します。

料金・コスト

月額料金の安さだけで選ぶのは危険です。初期費用、オプション料金、通話料などをすべて含めた「総所有コスト（TCO）」で比較することが重要になります。

特に、通話録音やIVRなどの機能が標準搭載なのか、有料オプションなのかによって月々の支払額は大きく変わります。「10分かけ放題」のような通話料割引オプションの有無も、発信業務が多い企業にとっては重要な比較ポイントとなるでしょう。

必要な機能

自社の業務に本当に必要な機能が備わっているかをリストアップし、各サービスで過不足がないかを確認しましょう。

例えば、多くのサービスが「CRM連携」を謳っていても、自社で利用しているCRMと実際に連携できるかは個別に確認が欠かせません。無料トライアルなどを活用し、実際の使用感を確かめることをおすすめします。

導入支援・サポート内容

導入時のデータ移行や設定代行など、どこまでサポートしてくれるのかを確認しましょう。手厚いサポートを提供しているベンダーであれば、IT担当者がいない企業でもスムーズに導入を進められます。

また、SLA（Service Level Agreement：品質保証制度）の有無も重要なポイントです。SLAが設定されていれば、万が一のサービス停止時にも保証が受けられるため、安心して利用できます。

契約期間・違約金

多くのクラウドPBXサービスには、最低利用期間が設けられています。「契約期間の縛り」がどのくらいあるのか、また、期間内に解約した場合の違約金はいくらかかるのかを必ず確認しましょう。

事業の状況変化に柔軟に対応できるよう、契約期間が短い、あるいは縛りのないサービスを選ぶのも一つの方法です。

小規模オフィス向けPBXの費用相場

クラウドPBXの導入にかかる費用は、オンプレミス型に比べて大幅に抑えられます。ここでは、具体的な費用相場を見ていきましょう。

導入にかかる初期費用の目安

クラウドPBXの初期費用は、0円から50,000円程度が相場です。多くのサービスが「初期費用無料」キャンペーンなどを実施しており、コストをかけずに導入できるケースも少なくありません。

ただし、既存の電話番号を引き継ぐ（番号ポータビリティ）場合や、IP電話機を新規に購入する場合は、別途費用が発生することがあります。

運用にかかる月額費用の目安

月額費用は、料金プランや利用するユーザー数、オプションによって変動します。

• ユーザー課金プラン： 1ユーザーあたり月額1,000円〜3,000円程度
• 段階的定額プラン： 10ユーザーまで月額5,000円、20ユーザーまで月額10,000円など

これに加えて、番号利用料（月額数百円〜）や通話料、オプション料金などがかかります。10名規模のオフィスであれば、月額15,000円〜30,000円程度が一つの目安となるでしょう。

小規模オフィスにおすすめのPBX5選

数あるクラウドPBXの中から、特に小規模オフィスにおすすめのサービスを5つ厳選してご紹介します。機能、料金、特徴を比較し、自社にぴったりのサービスを見つけてください。

まとめ

本記事では、小規模オフィス向けのPBXとしてクラウドPBXのメリットや選び方、費用相場について解説しました。

かつてのPBXは、高価で運用も複雑な大企業向けのシステムというイメージでした。しかし、クラウドPBXの登場により、小規模な企業でも低コストで高機能な電話環境を構築できるようになっています。

電話の取次業務を効率化し、テレワークなどの柔軟な働き方を実現するために、クラウドPBXの導入は非常に有効な一手です。今回ご紹介した選び方や比較ポイントを参考に、自社の課題解決に最も貢献してくれるサービスを選び、ビジネスの成長を加速させましょう。

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クラウドPBXよりも手軽に導入できるため、海外に拠点を持つ企業におすすめの選択肢です。