【例文付き】留守電メッセージで迷惑電話を撃退する方法。営業電話にも効果的な設定術

何度もかかってくる迷惑電話。無視しても繰り返し電話がかかってきたり、着信拒否をしても番号を変えてかけてきたり…。対策しても、なかなか効果が出ないことが多いのではないでしょうか。最近では、迷惑電話に加えて、不要な営業電話に困っている方も多いようです。

そこで、本記事では、留守番電話のメッセージを活用した効果的な迷惑電話対策を紹介します。留守電メッセージを活用することで、迷惑電話だけでなく、営業電話への対策としても効果的です。迷惑電話や営業電話にお困りの方はぜひ参考にしてください。

なぜ迷惑電話対策が必要なの？

迷惑電話の中には、個人情報を盗み取ったり、金銭を騙し取ろうとしたりする特殊詐欺も含まれており、近年その被害は増加の一途を辿っています。警察庁の発表では、令和5年の特殊詐欺の認知件数は19,038件、被害額は452.6億円に達しています。

電話による特殊詐欺の手口としては、以下のようなものがあります。

• オレオレ詐欺：親族や警察官を装って金銭を要求する
• 還付金詐欺：税金や保険料の還付と偽り、ATMでの送金を促す
• 架空請求詐欺：架空の請求で支払いを迫る

このような脅威から身を守るために、留守番電話を活用することが有効な防衛手段の一つです。また、迷惑電話に加えて、頻繁にかかってくる営業電話への対策も、業務効率の低下やストレスの原因となるため、軽視できません。

参照：警察庁「令和5年における特殊詐欺の認知・検挙状況等について」
警視庁・SOS47 特殊詐欺対策ページ

迷惑電話対策に留守電メッセージが有効な理由

迷惑電話をかけてくる相手は、個人情報の聞き出しや強引な契約、架空請求などが目的です。これらの目的を達成するためには、相手と会話をする必要があります。しかし、留守番電話に切り替わると、直接会話ができないため、多くの迷惑電話業者は諦めて電話を切ってしまいます。

また、留守電のメッセージによっては、相手が警戒して二度とかけてこなくなることも期待できます。例えば、「この電話は録音されています」と伝えるだけでも、犯罪を企てる相手には抑止力になります。このような留守電メッセージは、不要な営業電話に対しても有効です。

迷惑電話対策に効果的な留守電メッセージのポイント

迷惑電話を抑制するには、留守電メッセージの工夫が必要です。以下のポイントを押さえるだけで、迷惑電話を少なくすることが期待できます。これらのポイントは、営業電話対策にも応用できます。

定型文を避ける：「ただいま電話に出られません」のような一般的なメッセージは迷惑電話に対する効果は期待できません。電話番号が有効と判断され、業者のリストに追加されるリスクもあります。

個人情報を入れない：名前や住所など、個人情報を含めないことが重要です。悪質な業者に情報を悪用されるリスクを最小限に抑えましょう。

対応を限定的にする：迷惑電話や営業電話には対応しないことを明確に伝えましょう。「セールスや勧誘のお電話はご遠慮ください」といった文言が効果的です。また、用件がある場合のみメッセージを残すように促すことで、迷惑電話を減らす効果が期待できます。

録音を伝える：「この通話は録音されています」と伝えることで、悪質な業者を牽制できます。録音されているとわかれば、個人情報や金銭を要求するような発言は控える可能性が高まります。営業電話への抑止効果も期待できます。

迷惑電話対策に効果的な留守電メッセージの例文

以下は、上記のポイントを踏まえた迷惑電話対策に効果的なメッセージの一例です。これらを参考にして、自分に合ったメッセージを設定してください。営業電話対策としてもアレンジできます。

留守電メッセージを作成するときの注意点3つ

留守番電話のメッセージは迷惑電話対策として有効な手段ですが、ただ設定するだけでは十分な効果を得られない場合があります。留守電メッセージの効果を最大限に引き出すための注意点を3つ紹介します。

簡潔にまとめる：メッセージは短く、毅然とした口調で伝えることが効果的です。冗長なメッセージは、相手に不要な情報を与えてしまう可能性があります。

威圧感を出さない：威圧的な口調は本当に用件のある人に悪い印象を与えてしまう可能性があります。丁寧で落ち着いたトーンでメッセージを録音しましょう。

録音の質を高める：聞き取りにくいメッセージは、必要な情報が伝わらない可能性もあります。クリアな音質で録音し、相手にメッセージがしっかりと伝わるようにしましょう。

迷惑電話・営業電話対策に役立つその他の方法

留守番電話のメッセージに加えて、迷惑電話や不要な営業電話を防ぐためには、次のような対策も有効です。

迷惑電話フィルタリングサービスの利用

NTTやKDDIなどの大手通信会社が提供する、悪質な営業電話や特殊詐欺などの迷惑電話を自動ブロックするサービスです。迷惑電話と判断された番号からの着信を自動的に拒否したり、着信時に警告音や表示で注意を促したりする機能があります。サービスの内容や料金は各通信会社によって異なります。

迷惑電話ブロックアプリの活用

迷惑電話を自動で識別し、ブロックするアプリも多く提供されています。迷惑電話のデータベースと照合して、危険な番号からの着信を警告してくれる機能や、着信履歴から迷惑電話を判定する機能などがあります。

IVR（自動音声応答システム）の導入

IVRは、電話の着信に対して音声ガイダンスが自動応答するシステムです。用件に応じて番号を振り分けることで、迷惑電話や営業電話を担当者につながる前にフィルタリングできます。また、多くのIVRシステムには自動録音機能が備わっているため、迷惑電話や悪質な営業電話の抑止効果も期待できます。

実際にどのように対応されるのか知りたい方は、無料で体験してみてはいかがでしょう。次のボタンから「0800-170-8378」に発信すると、電話をかける側としてIVRyの迷惑電話対策機能を気軽に体験いただけます。フリーダイヤルなので、通話料は無料です。

発信後、音声ガイダンスに従って体験したい機能の番号を押してください。

効果的な留守電メッセージで迷惑電話を撃退しよう

近年は迷惑電話の手口が巧妙化しています。迷惑電話を完全に避けることは難しいですが、効果的な留守電メッセージを設定することで、対策は可能です。特に、録音を伝えるメッセージは、悪質な営業電話や詐欺電話の抑止に効果的です。防犯意識を高め、迷惑電話による被害を未然に防ぎましょう。

IVRでの迷惑電話対策ならIVRyがおすすめ

迷惑電話対策なら、電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）がおすすめです。IVRyは、月額2,980円から利用できるクラウド型のIVRサービスです。かかってきた電話に自動で対応し、「〇〇のお問合せは1番を押してください…」と案内するIVR（自動音声応答システム）を提供しています。

自動で音声録音される

IVRyではすべての電話を録音しており、なにかあった時には改めて聞き返して確認したり、万が一の際に証拠として利用することもできます。録音データはクラウド上で安全に管理されているため、いつでもアクセスできます。

通話の履歴は日時順、顧客順というように、用途に合わせて確認できるので、顧客ごとに電話の件数をチェックしたり、今日1日でどんな電話があったか、と振り返るなど、必要なデータをすぐに見つけることができます。

自動音声ガイダンスで相手を待たせない

IVRyは、かかってきた電話に自動で対応し、AIによる音声ガイダンスが流れる仕組みになっています。相手を長時間待たせることがないので、カスハラの防止になるほか、顧客にとっては利便性が高まることになり、顧客満足度向上も期待できます。

担当部署へ自動転送できる

IVRyは、用件に応じて適切な部署に電話を転送できる機能を備えています。発信者がガイダンスに従って番号を選ぶと、指定された部署に自動で電話が転送されます。

顧客にとっては待ち時間が短縮され、何度も同じことを繰り返し説明する必要がなくなるため、クレームやカスハラの防止にも効果的です。

顧客対応履歴を残してスムーズに対応

IVRyでは、かかってきた電話番号ごとに、自動的に電話履歴が記録されます。過去の通話履歴を見ながら対応できるので、つねにスムーズな対応ができます。誰が電話に出ても安定した対応ができるので、クレームやカスハラを防ぐことにもつながります。