オフィス電話機の選び方から導入費用まで徹底解説！おすすめメーカーも紹介

オフィスに電話機を導入する際、種類が多くてどれを選べば良いか分からず、お困りではないでしょうか。
本記事では、オフィス電話機の選び方から、種類、導入費用、おすすめのメーカーまで網羅的に解説します。
自社に最適な一台を見つけるための参考にしてください。

オフィス電話機の選び方

オフィス電話機を選ぶ際に必ずチェックしておきたい、3つのポイントをご紹介します。自社の状況と照らし合わせながら、最適な選択肢を見つけましょう。

必要な機能を明確にする

まず、自社の業務にどのような機能が必要かを洗い出しましょう。ビジネスフォンには、内線通話や保留・転送といった基本的な機能のほか、IVR（自動音声応答）や通話録音、顧客管理システム（CRM）との連携など、業務効率を大幅に向上させる高度な機能もあります。すべての機能が必要とは限りません。利用目的を明確にし、機能に優先順位をつけることで、コストを抑えつつ自社に合った電話機を選べます。

利用する業種に適したモデルを選ぶ

利用する業種によって、電話機に求められる機能は異なります。例えば、コールセンター業務が中心であれば、多数の同時通話に対応できる機能や、通話内容を録音・分析できる機能が重要です。一方で、外出の多い営業担当者がメインで利用する場合は、スマートフォンと連携して会社の番号で発着信できる機能が重宝されるでしょう。自社の業種や働き方に合わせて、必要な機能を洗い出すことが大切です。

予算の設定とコスト比較

オフィス電話機の導入には、機器本体の価格だけでなく、設置工事費や月々の利用料など、さまざまなコストがかかります。あらかじめ予算の上限を決め、初期費用とランニングコストの両方を考慮して、複数のサービスを比較検討することが重要です。後述する導入費用の内訳も参考に、トータルコストで判断しましょう。

オフィス電話機の種類

オフィス電話機は、大きく分けて4つの種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

アナログ電話機の特徴

アナログ電話機は、昔ながらの電話回線を使用した電話機です。シンプルな構造で使いやすく、設置も簡単なため、導入コストを抑えられる点が魅力です。停電時でも使用できるモデルが多いというメリットもありますが、機能が限られているため、現代のビジネスシーンでの利用にはあまり向いていないといえるでしょう。

デジタル電話機の利点

デジタル電話機は、ビジネスフォンとして一般的に利用されている多機能電話機です。複数の電話回線を1台の主装置（PBX）で管理し、内線通話や保留、転送といったビジネスに不可欠な機能を利用できます。アナログ電話機に比べて高音質でクリアな通話が可能で、セキュリティ面でも優れているのが特徴です。

IP電話機のメリット

IP電話機は、インターネット回線を利用して通話する電話機です。最大のメリットは、従来の電話回線に比べて通話料が安価な点にあります。特に、遠距離や国際通話が多い場合にコスト削減効果が期待できます。また、PCやスマートフォンと連携できるサービスも多く、リモートワークにも柔軟に対応可能です。

クラウドPBX対応機種

クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していた主装置（PBX）の機能を、クラウド上で提供するサービスです。物理的な機器の設置が不要なため、初期費用を大幅に抑えられ、短期間での導入を実現します。従業員のスマートフォンを内線端末として利用できるため、場所を選ばずに会社の番号で発着信が可能です。事業規模の拡大・縮小にも柔軟に対応できることから、特に小規模オフィスやスタートアップ企業におすすめです。

オフィス電話機の導入費用

オフィス電話機の導入には、本体価格以外にもさまざまな費用がかかります。初期費用だけでなく、ランニングコストも含めて総合的に判断することが大切です。

本体価格の相場

オフィス電話機の本体価格は、機種や機能によって大きく異なります。シンプルな機能のアナログ電話機であれば数千円から、多機能なビジネスフォンであれば1台あたり1万5千円から4万円程度が相場です。

工事費用の目安

ビジネスフォンを導入する場合、主装置の設置や配線工事が必要です。工事費用は、設置する電話機の台数やオフィスの規模によって変動しますが、電話機1台あたり1万円～2万円程度が目安となります。クラウドPBXの場合は、物理的な工事が不要なため、工事費用はかかりません。

月額料金の内訳

オフィス電話を利用するには、機器の費用に加えて、月額の回線使用料やサービス利用料がかかります。クラウドPBXの場合は、サービス利用料に内線通話や基本機能の料金が含まれていることが多く、通話料も比較的安価に設定されています。

隠れたコストと節約術

オフィス電話のコストを考える上で、見落としがちなのが保守・メンテナンス費用です。オンプレミス型のビジネスフォンは、主装置の定期的なメンテナンスや、故障時の修理費用が発生します。一方、クラウドPBXであれば、メンテナンスはサービス提供者が行うため、追加の費用はかかりません。トータルコストを抑えるためには、導入時の初期費用だけでなく、運用にかかるランニングコストや保守費用まで含めて比較検討することが重要です。

おすすめのオフィス電話機メーカー

ここでは、代表的なオフィス電話機メーカー3社の特徴を紹介します。各社の強みを理解し、自社に合った製品を見つけましょう。

NTTの特徴と代表機種

NTTは、言わずと知れた通信業界の最大手です。提供するビジネスフォンは、品質の高さと信頼性で定評があります。小規模オフィス向けの「αZXⅡ Home」や「αZX Home」など、事業規模に合わせた多彩なラインナップが魅力といえるでしょう。

SAXA（サクサ）の強みと製品

SAXA（サクサ）は、中小企業向けのビジネスフォンに強みを持つメーカーです。コストパフォーマンスに優れた製品が多く、セキュリティ機能が充実しているのも特徴です。代表的な製品には「PLATIA」シリーズがあり、多彩な機能と使いやすさで人気を集めています。

Panasonic（パナソニック）の魅力とラインナップ

Panasonic（パナソニック）は、オフィス用から家庭用まで、幅広い電話機を製造している大手電機メーカーです。ビジネスフォンでは「IP-Sol（アイピーソル）」シリーズなどが知られており、クリアな音質とデザイン性の高さが魅力です。他のオフィス機器との連携機能も充実しています。

メーカー選定で失敗しないためのポイント

メーカーを選ぶ際は、単純な価格だけでなく、自社のニーズに合った機能が提供されているか、サポート体制は充実しているか、といった点を確認することが重要です。複数のメーカーの製品を比較検討し、可能であればデモ機などで実際の使い勝手を試してみることをおすすめします。

オフィス電話機導入時の注意点

オフィス電話機を導入した後に後悔しないためにも、事前に確認しておきたい4つの注意点を解説します。

リース契約と購入の比較

ビジネスフォンを導入する際には、購入する以外にリース契約という選択肢もあります。リースは、月々一定の料金で機器を利用できるため、初期費用を大幅に抑えられる点がメリットです。ただし、所有権はリース会社にあるため、契約期間中の解約が難しく、トータルコストでは購入より割高になる場合がある点に注意が必要です。

サポート体制の確認

電話機はビジネスに不可欠なインフラだからこそ、トラブルが発生した際のサポート体制は非常に重要です。特に、IT担当者がいない小規模オフィスでは、問題発生時に迅速かつ丁寧に対応してくれるメーカーや販売店を選ぶと安心でしょう。導入前に、サポートの受付時間や対応範囲、費用などを確認しておくことをおすすめします。

セキュリティ対策の重要性

インターネット回線を利用するIP電話やクラウドPBXは、利便性が高い一方で、サイバー攻撃などのセキュリティリスクも存在します。信頼できるベンダーであれば、適切なセキュリティ対策を実施していますが、自社でもパスワードを適切に管理したり、不審なアクセスを監視したりするなど、基本的な対策を怠らないようにしましょう。

既存の電話番号を継続利用する方法

多くの企業にとって、長年使用してきた電話番号は重要な資産です。電話システムを入れ替える場合でも、ナンバーポータビリティを利用すれば、既存の電話番号をそのまま引き継げます。ただし、利用できる番号の種類や条件はサービスによって異なるため、契約前に必ず確認しましょう。

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