ビジネスフォンに録音機能を追加する3つの方法
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ビジネスにおける電話には、正確性やトラブル発生時の証跡が求められるケースがあるため、録音機能が備わっていると非常に便利です。ビジネスフォンに録音機能を追加するには、電話機に録音アダプターを外付けする方法から最新の電話システムの導入、クラウドサービスの利用など幅広い選択肢があります。
本記事では、ビジネスフォンに録音機能を追加する方法や、録音機能をはじめとした付加機能を最大限に活用して、オフィスの電話業務を革新する方法について解説します。
ビジネスフォンにおける通話録音のメリット
上記のようなビジネスフォンの課題を解決するには、通話録音機能の活用が有効です。通話録音機能を追加することで、電話の利便性を保ちつつ、聞き間違いや認識齟齬が起こるリスクを低減できます。
ビジネスフォンにおける通話録音のメリットは以下のとおりです。
- 通話録音を聞き返すことで内容を正確に把握でき、顧客応対品質が向上する
- 顧客とのトラブル発生時に証跡として利用できる
- 録音しているという事実が社員・顧客双方に良い緊張感を与え、行き過ぎた発言への抑止効果となる
- 通話録音を研修用教材として活用することで、顧客応対スキルを向上させられる
ビジネスフォンに通話録音機能を追加する方法
ビジネスフォンに通話録音機能を追加する方法は以下の3つです。
- 電話機に通話録音アダプターを外付けする
- 主装置やPBXなど電話システムへの録音機能の追加
- クラウド型ビジネスフォン・クラウドPBXの利用
以下の表に、それぞれの方法の機能や費用の違いをまとめました。
電話機への通話録音アダプターの追加 | 主装置やPBXなど電話システムへの録音機能追加 | クラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）の利用 | |
|---|---|---|---|
通話録音機能 | 〇 | 〇 | 〇 |
導入のしやすさ | 〇 （アダプターを購入して取り付けるのみ） | × （工事やシステム導入が必要） | 〇 （サービスへの申し込みのみ） |
拡張性 | × （電話機の数だけアダプターが必要） | △ （電話端末が増えすぎると装置のスケールアップが必要） | 〇 （柔軟に拡張できる） |
初期費用 | △（1台数万円） | ×（数十万円～） | 〇（無料～数万円） |
月額費用・維持費 | 〇（ほぼ無料） | △（機器のメンテナンスや保守） | △（月額利用料が必要） |
電話機に通話録音アダプターを外付けする
電話機の受話器にアダプターを取り付けるだけの、最もシンプルな方法です。どのようなオフィスでも簡単に通話録音ができるようになります。
ただし、基本的には録音した電話機でしか録音再生はできません。（社内LANに接続して、社内で録音データを共有できるモデルもあります。）
主装置やPBXなど電話システムへの録音機能の追加
ビジネスフォンの主装置やPBXなど、社内の電話システムの集約装置に録音機能を追加する方法です。
主装置やPBXには社内の電話機がすべて接続されているため、この方法を使えば録音データを社内で共有し、ほかの電話機でも再生できます。
ただし、録音機能を追加するためのパッケージ購入費用や電話工事費など、初期費用が高額となりやすい点に注意が必要です。
クラウド型ビジネスフォン・クラウドPBXの利用
インターネットを経由して、クラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）で録音機能を利用する方法もあります。
クラウドであれば、AIが録音した音声を自動文字起こししてテキストデータに変換する機能など、利便性を飛躍的に高めるオプションも追加可能です。コスト面でも、機器購入費などの初期費用を抑えて、月額利用料のみで手軽に利用できるメリットがあります。
一方で、録音データがインターネットのクラウド上に保管されるため、信頼性の高いサービス事業者を選ぶことが重要です。
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