ビジネスフォンに録音機能を追加する3つの方法
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ビジネスにおける電話には、正確性やトラブル発生時の証跡が求められるケースがあるため、録音機能が備わっていると非常に便利です。ビジネスフォンに録音機能を追加するには、電話機に録音アダプターを外付けする方法から最新の電話システムの導入、クラウドサービスの利用など幅広い選択肢があります。
本記事では、ビジネスフォンに録音機能を追加する方法や、録音機能をはじめとした付加機能を最大限に活用して、オフィスの電話業務を革新する方法について解説します。
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通話録音機能を詳しくみる【比較表】ビジネスフォンの通話録音を実現する3つの方法
ビジネスフォンに通話録音を追加する方法は大きく3つあります。それぞれ導入コスト・手軽さ・録音データの管理性が異なるため、自社の規模や運用に合った方法を選ぶことが重要です。
以下の表に、それぞれの方法の機能や費用の違いをまとめました。
電話機への通話録音アダプターの追加 | 主装置やPBXなど電話システムへの録音機能追加 | クラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）の利用 | |
|---|---|---|---|
導入のしやすさ | 〇 （対応機器を取り付けるだけで始めやすい） | × （機器導入・設定・工事が必要） | 〇 （サービス申し込み・初期設定で利用開始しやすい） |
拡張性 | × （電話機ごとに機器が必要） | △ （電話端末が増えすぎると装置のスケールアップが必要） | 〇 （ユーザー数や拠点数の増減に対応しやすい） |
初期費用 | △（1台あたり数千円〜数万円） | ×（数十万円～） | 〇（無料～数万円） |
月額費用・維持費 | 〇（機器購入後はほぼ不要） | △（保守・メンテナンス費がかかる場合がある） | △（月額利用料が必要） |
録音データの管理性 | × （端末ごとの個別管理になりやすい） | △ （社内ネットワークで共有・管理できる場合がある） | 〇 （クラウド上で一元管理しやすい） |
おすすめのケース | 少数台・低コストですぐ始めたい | 既存PBXや社内設備を活かしたい | 全社管理・拠点展開・テレワーク対応を重視したい |
台数が少なく、まずは低コストで録音を始めたい場合は、通話録音アダプターが適しています。
一方で、録音データを全社で共有・管理したい場合や、拠点・社員数の増減に柔軟に対応したい場合は、クラウド型ビジネスフォンが有力な選択肢になります。
各方法の詳細は後述します。
ビジネスフォンにおける通話録音のメリット
上記のようなビジネスフォンの課題を解決するには、通話録音機能の活用が有効です。通話録音機能を追加することで、電話の利便性を保ちつつ、聞き間違いや認識齟齬が起こるリスクを低減できます。
ビジネスフォンにおける通話録音のメリットは以下のとおりです。
通話録音のメリット
- 通話録音を聞き返すことで内容を正確に把握でき、顧客応対品質が向上する
- 顧客とのトラブル発生時に証跡として利用できる
- 録音しているという事実が社員・顧客双方に良い緊張感を与え、行き過ぎた発言への抑止効果となる
- 通話録音を研修用教材として活用することで、顧客応対スキルを向上させられる
ビジネスフォンに通話録音機能を追加する方法
電話機に通話録音アダプターを外付けする
電話機の受話器にアダプターを取り付けるだけの、最もシンプルな方法です。既存の電話機に対応する機器を選べば、比較的簡単に通話録音を始められます。
ただし、基本的には録音した電話機でしか録音再生はできません。（社内LANに接続して、社内で録音データを共有できるモデルもあります。）
初期費用の目安：1台あたり数千円〜数万円程度（機器購入費）
月額費用の目安：機器購入後はランニングコストなし
こんなケースにおすすめ
- 録音が必要なのは特定の1〜2台だけで、とにかく安く・早く導入したい
- データの共有は不要で、その場で聞き返せれば十分
主装置やPBXなど電話システムへの録音機能の追加
ビジネスフォンの主装置やPBXなど、社内の電話システムの集約装置に録音機能を追加する方法です。
主装置やPBXには社内の電話機が接続されているため、製品や設定によっては録音データを社内で共有・管理することも可能です。
ただし、録音機能を追加するためのパッケージ購入費用や電話工事費など、初期費用が高額となりやすい点に注意が必要です。
初期費用の目安：数十万円〜（録音パッケージ・電話工事費含む）
月額費用の目安：数千〜数万円（保守・メンテナンス費）
こんなケースにおすすめ
- すでに主装置を導入しており、既存の設備や電話機をそのまま活かしたい
- 社内ネットワーク（LAN）内で完結させ、セキュリティポリシー上クラウドを使いたくない
クラウド型ビジネスフォン・クラウドPBXの利用
インターネットを経由して、クラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）で録音機能を利用する方法もあります。
クラウドであれば、AIが録音した音声を自動文字起こししてテキストデータに変換する機能など、利便性を飛躍的に高めるオプションも追加可能です。コスト面でも、機器購入費などの初期費用を抑えて、月額利用料のみで手軽に利用できるメリットがあります。
一方で、録音データがインターネットのクラウド上に保管されるため、信頼性の高いサービス事業者を選ぶことが重要です。
初期費用の目安：無料〜数万円（初期設定・回線開通費）
月額費用の目安：3,000円〜/月（回線数・オプションによる）
こんなケースにおすすめ
- 多拠点展開やテレワークの導入など、組織の成長や働き方の変化に柔軟に対応したい
- AI文字起こしや要約機能を活用して、議事録作成などの業務効率化も同時に進めたい
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ビジネスフォンに録音機能を後付けする場合、外付けアダプターや主装置の増設が必要で、導入コストと設定の手間がかかります。クラウドPBXへの移行も選択肢ですが、既存の電話環境を丸ごと変更することになり、検討に時間がかかりがちです。
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【独自調査】ビジネスフォンの効果的な機能は「通話録音」「IVR」「AI応答」
編集部では、全国の企業で働く会社員や経営者、役員230人を対象にアンケートを実施。うち、「クラウド型のビジネスフォンを利用している」と回答した方44名に、「クラウド型ビジネスフォンで、効果的だと感じる機能」について聞きました（複数回答可）。
最も多かったのは「通話録音」で50％、ついで「IVR（電話自動応答）」が45.5%、「AI応答」が40.9%という結果になりました。
Q：クラウド型ビジネスフォンで効果的だと感じる機能はどれですか？
クラウド型のビジネスフォンでは、人の代わりに簡単な質問に答えてくれたり、電話に出られないときに録音しておいてくれたりする電話代行のような機能が重宝されていることがわかります。
（調査名：IVR導入企業向けアンケート調査、調査対象：25〜65歳の経営者・役員・会社員、有効回答数：44件、調査実施日：2025年12月5日）
調査手法：インターネット調査、調査実施会社：株式会社IVRy
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(株式会社IVRy / アイブリー編集部)
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