ビジネスフォンの導入には、交換機の設置や配線工事が伴い、専門業者に作業を委託する必要があります。業務に支障が出ないよう、工事にかかる日数や費用をしっかりと把握し、余裕をもって計画を立てることが重要です。

しかし、具体的な工事の流れや工程が分からず、計画を立てづらいという声も聞かれます。

そこで本記事では、ビジネスフォン工事の見積もりから回線手配、設置当日の準備までをスムーズに進めるための各ステップを解説します。また、工事内容の詳細や日数の目安、費用感も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンの工事の流れ

ビジネスフォンの工事は、主に以下の流れで実施します。

• STEP1.工事見積もり
• STEP2.電話回線の手配
• STEP3.工事日のスケジューリング
• STEP4.ビジネスフォン設置工事
• STEP5.作業完了

STEP1.工事見積もり

工事見積もりの際は、依頼する工事内容や設置機器の種類、台数を事前に把握し、工事業者へ正確に伝えることが重要です。

工事業者は上記に加え、ビジネスフォン設置場所の調査を行い、配線やスペースを確認して見積もりを出します。

業者を選定する際は、複数社に見積もりを依頼し、コストや工事の柔軟性を比較しましょう。

STEP2.電話回線の手配

ビジネスフォン設置に必要な回線の種類と数量を確認し、工事計画に合わせて手配します。

工事予定日の約1か月前を目安に、NTTなどの通信業者に申し込みます。回線の手配が遅れると設置に影響が出るため、余裕を持って手続きをすることが重要です。

回線工事当日は立ち会いが求められる場合があるため、対応者のスケジュールも確保しておきましょう。

STEP3.工事日のスケジューリング

電話回線の手配とビジネスフォン工事に必要な日数を確認し、工事可能な日程を業者と調整します。同日に工事を実施できるよう、スケジュールを合わせることが重要です。

工事日が決定したら、社内の関係者や現場担当者に通知し、必要な準備を依頼します。

工事が業務中に行われる場合は、影響が少ない時間帯や日時を選び、業務の支障を最小限に抑える工夫が必要です。

STEP4.ビジネスフォン設置工事

工事当日は、まずビジネスフォンの交換機（PBX）が設置されます。交換機は、すべての電話機を管理し、内線や外線の接続を制御する機器です。

続いて、内線番号や外線の発信設定など、事前に決定した内容に基づいて各電話機の設定が行われます。

設置後は、全電話機が正常に動作するかどうか、内線や外線の通話が問題なく行えるかを確認し、不具合があれば再調整が必要です。

STEP5.作業完了

作業完了後は、基本的な操作方法や設定変更の手順を業者より説明してもらいます。社内で使い方に関する問い合わせがあった際、迅速に回答できるよう、不明点がなくなるまで質問しましょう。また、不具合が発生した際の連絡先や保証内容について、業者に確認しておくことも大切です。

立ち合い担当者は、設置されたビジネスフォンの動作確認を行い、通話の品質や内線と外線の発信・着信が正常であることをチェックします。問題がなければ作業完了報告書にサインし、工事完了です。

ビジネスフォンの設置に必要な工事内容

ビジネスフォンの設置に必要な工事内容は、主に以下の3つです。

• 交換機の設置
• 電話機の設定・設置
• 電話配線

交換機の設置

交換機（PBX）は、オフィス内で複数の電話機が内線・外線を通じて連携するハブの役割を果たし、ビジネスフォンシステム全体の基盤となります。交換機により、複数の端末で同じ番号を使用しながらの発着信が可能です。

工事内容

まず、配線がしやすいスペースに、交換機の設置場所を確保します。次に、NTTなどの外部回線をPBXに収容し、オフィス内の各電話機と接続します。

設置後は、内線・外線機能や通話品質に問題がないか、動作確認が必要です。

工事日数

通常の規模であれば、1～2日程度で設置が完了します。オフィスの規模や接続する電話機の台数によっては日数が増える場合もあります。

費用感

3万〜10万円程度が目安です。

規模や配線条件、使用する交換機の種類によって価格は変動し、配線整理や特別な設定が必要な場合は追加費用が発生する可能性もあります。

電話機の設定・設置

従業員が実際に使用する電話機の設置・設定も必要です。

工事内容

設置計画に基づき、電話機の設置・配線を行います。社内外の通話をスムーズに行えるよう、内線番号と外線番号を適切に設定することが重要です。あわせて、発信制限や留守番電話、通話録音機能なども設定し、業務に必要な機能を有効にします。

設定後は、各電話機が正常に作動するかどうか、配線と設定を確認しながら動作チェックを行います。

工事日数

一般的には1〜3日程度で、オフィスの規模や電話機の台数によって異なります。

小規模なオフィスであれば1日で完了するケースもありますが、大規模なオフィスやフロアをまたぐ設置の場合は数日かかるでしょう。

費用感

3万〜10万円程度が目安です。

一般的なビジネスフォンの基本設定に加え、特殊な機能（コードレス電話や構内放送機能）の設定が含まれる場合、追加費用がかかる可能性があります。

電話配線

交換機（PBX）とオフィス内の各電話機を接続し、正常に通話できるようにするためには、電話配線工事が不可欠です。

工事内容

オフィス内にあるすべての電話機で外線や内線の通話を利用できるよう、交換機から各電話機へ配線を行います。

配線が乱雑だと、従業員の意欲が低下するだけではなく、故障や火災といったトラブルの原因となるおそれもあるため、配線時には必ず整頓しておきましょう。

オフィスの床や壁、天井の中を通し、断線や引っかかりのリスクを減らすように工事が行われます。場合によっては、OAフロア（床下スペース）を利用した配線整理も必要です。

最後に、すべての電話機が正常に機能するかどうかを確認します。

工事日数

一般的な規模のオフィスであれば、1〜3日程度が目安です。

多くの場合、小規模オフィス（10台以下）では1日で工事が完了しますが、50台以上の大規模オフィスでは数日にわたります。

費用感

5万〜20万円程度が目安です。

電話配線工事の費用も、設置する電話機の台数やオフィスの広さにより異なります。特に、OAフロアの増設が必要な場合や、天井・壁に配線を通す場合は費用が高くなる傾向があります。

クラウドPBXなら工事不要でコストを抑えられる

クラウドPBXであれば、前述したPBX機器の設置や回線工事などが不要なため、初期費用を抑えて導入できます。

クラウドPBXとオンプレミスPBXの違いは以下のとおりです。

クラウドPBXは手軽に導入できるうえ、スケーラビリティが非常に高いため、企業の成長に合わせて端末をスムーズに増設できます。

この記事では、ビジネスフォンの設置工事の工程や期間、料金の目安などについて詳しく解説しました。オンプレミスのビジネスフォンは、設置工事が必要なため、多くの時間と費用がかかります。工事の日数や費用を把握し、計画的に進めることが重要です。工事の手間やコストを省き、手軽にビジネスフォンを導入したい場合は、クラウドPBXを検討するとよいでしょう。

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