【2025年】歯科医院におすすめのCRMツール4選！メリットや導入事例も紹介

歯科医院では、CRMツールを活用しているところはまだ少ないようですが、CRMツールを導入したところ、通常は1か月かかっていた作業が1週間で終わるなど、利便性に注目が集まっているのも事実です。

この記事では歯科医院におすすめしたいCRMツールについて解説します。

CRMとは

CRMとはCustomer Relationship Managementの略で、「顧客関係管理」と訳されます。顧客との関係性を管理することで、利益の最大化を図る考え方で、そのためのツールを指して「CRMツール」と呼ぶのが一般的です。

具体的には顧客の氏名・性別・年齢・住所・電話番号・メールアドレスといった個人情報と合わせて、既往歴や来院履歴、問い合わせ履歴などを管理するツールを指します。

歯科医院におけるCRM

歯科医院においては、顧客情報に紐づけて治療・診察の履歴やクレームの有無などを記録し、データベース化するものが利用されます。

近年では医療治療ばかりでなく、インプラント、審美歯科、予防歯科などの需要が高まっており、こちらに注力することで利益の最大化を図ることができると言われています。

CRMツールがあれば顧客へアプローチをしたり、コミュニケーションを取ることもできるので、審美歯科や予防歯科を今以上に推進することができるでしょう。

歯科医院でCRMを活用するメリット

歯科医院と歯科技工所との連携強化

歯科医院でCRMを活用すると、歯科技工所と連携してクラウンや入れ歯といった歯科技工物の早期納品が可能になります。医院・技工所間のコミュニケーションが円滑になり、よりきめ細かいサポートができるのです。

業務効率化によるスタッフの負担減

歯科医院の多くは予約台帳や患者カルテを使い分けていることが多いようです。CRMツールを活用すれば予約とカルテが連携されたり、予約管理が効率化されるので、スタッフの作業負担が減ります。

患者データ管理の効率化

患者のデータを管理するために、カルテシステムを利用している歯科医院は多いと思いますが、近年ではCRMツールで患者データを管理するところも増えています。タブレット端末を活用すれば手書きのデータを残すこともでき、より詳細なデータを保管し、いつでも取り出すことが可能です。

データ分析への活用

CRMツールに保管されたデータは、まとめて分析して傾向を割り出したり、患者のニーズを把握するのに応用できます。患者を特定の条件で分類し、それぞれにふさわしいアプローチをすることもできるので、売上拡大に役立つでしょう。

歯科医院におけるCRMツールの選定ポイント

歯科医院での実績があるか

歯科医院にCRMツールを導入する場合、まずは歯科医院での実績があるものを選択しましょう。できるだけ多くの歯科医院に導入されて支持されているツールがおすすめです。その上で使い勝手や機能性を確認してみてください。

使いやすさ

CRMには様々なものがあり、それぞれ操作性や使い勝手が異なります。できれば実際に毎日触れるスタッフが操作を試して、使いやすいものを選ぶのがおすすめです。

導入のしやすさ

多額の初期費用がかかったり、準備に時間がかかるようなツールは慎重に検討しましょう。まずは導入しやすいCRMツールを試してみて、それから徐々にレベルアップできるなど、カスタマイズ性が高いツールが理想的です。

セキュリティやサポートが充実しているか

歯科医院の利用するCRMツールには、重要な患者情報を保管することになります。そのためセキュリティ性が高いものや、サポートが充実しているツールを選ぶのが容易でしょう。万が一の際にもすぐに相談できるような関係性を構築しておくのも重要です。

歯科医院におすすめのCRMツール4選

ジニー

歯科医院向けに開発された予約・患者管理システムで、データのペーパーレス化によりスタッフの業務負担を削減することが可能です。技工物管理やデータ分析機能を兼ね備えています。

Apotool＆Box

歯科医院向けに開発されたCRMツールです。予約管理、会計管理、在庫管理、データ分析などの機能を取り揃え、患者に予約のリマインドメールを送る機能もあります。

ApoDent

歯科医院向けの予約管理システムです。患者情報を管理するCRMツールとしても利用でき、予約のリマインドをLINEやEメールで通知することが可能です。患者側はいつでもオンライン予約ができ、キャンセル患者・治療中断患者に対するフォローアップ機能があります。

アイブリー

電話自動応答サービス「アイブリー」は、歯科医院にかかってくる電話を自動化する電話DXツールです。アイブリーの顧客管理機能を活用すれば、かかってきた電話番号から相手を瞬時に検索し、過去のやり取りや来院歴、通話中のメモなどをすぐに振り返ることができます。

顧客データを分析すればどんな電話が多いか分かるので、顧客のニーズ把握にも役立ちます。歯科医院の電話業務負担に悩んでいるなら、ぜひ合わせてアイブリーもご検討ください！

アイブリーを活用した歯科医院の事例

電話自動応答サービス「アイブリー」は、顧客情報の一元管理や円滑なコミュニケーションを支援するCRMツールとしても活用できます。ここでは、実際にアイブリーを活用している歯科医院の事例を3つご紹介します。

電話応答の75%を自動化：アスター歯科 新井宿駅前

「アスター歯科 新井宿駅前」では、1日に40件を超える電話対応に追われ、受付業務が滞ってしまうことが課題でした。高額な審美治療の患者も多く、丁寧な対応が求められる中で、スタッフの心理的負担は大きいものでした。

そこでアイブリーを導入し、予約変更といった時間のかかる用件は録音と折り返し対応に切り替えたことで、スタッフが直接対応する電話は1日10件まで減少しました。

確保できた時間で患者と向き合えるようになり、スタッフは自身のペースで業務を進行できるようになりました。
【導入事例】電話応答の75%を自動化！AI電話代行により受付業務の効率化とスタッフの負担軽減を実現

AI電話代行で電話業務のストレスを大幅削減：かみくら歯科

「かみくら歯科」では、多い日で1日100件以上の電話があり、診療に入るスタッフも対応せざるを得ない状況でした。その結果、患者からの電話を取り逃がしたり、無断キャンセルが増えたりと、多くの弊害が生まれていました。
アイブリー導入後は、営業電話はAIが代わりに用件を聞き取り、スタッフは文字起こしされた内容をタブレットで確認するフローを構築しました。

これにより、スタッフは必要な電話に集中できるようになり、業務ストレスは体感で8割も軽減。AIが正確に情報を記録してくれるため、聞き間違いや伝達漏れがなくなり、コミュニケーションエラーによるトラブルを未然に防げるようになりました。
【導入事例】AI電話代行で電話業務のストレスを大幅削減！休診案内やトラブル防止にも貢献

応答漏れの解消とコスト半減を実現：菅野歯科医院

「菅野歯科医院」では、他社の自動応答サービスを利用していましたが、対応漏れや確認作業の煩雑さが問題となり、かえって非効率な状態でした。

そこでアイブリーに切り替え、取れなかった電話の通知がスタッフ間のグループLINEに届くように設定しました。この連携により、着信内容を即座に確認し、スムーズな折り返し対応が可能に。

着信履歴が確実に残るため、録音メッセージがない場合でも折り返し対応ができ、患者満足度の向上につながっています。
【導入事例】他社の電話自動応答サービスからIVRyに切り替え。AI電話代行サービスの活用で応答漏れの解消とコスト半減を実現

まとめ

歯科医院ではCRMツールを活用しているところは少ないですが、患者へ予約のリマインドをしたり、キャンセル患者・治療中断患者へのフォローアップ機能が注目されています。スタッフの業務負担も削減されるから、積極的に導入を検討している方も多いと思います。

審美歯科や予防歯科へのアプローチも容易になることから、利益をさらに伸ばすことが期待できます。CRMツールを選ぶときは歯科医院に実績のあるものを選び、導入しやすいものから試してみるのがよいでしょう。