コールセンターの無人化にはどんな手段がある？具体的な方法と注意点を解説

コールセンターの無人化は、AIや自動化技術を活用して業務効率化やコスト削減を実現する取り組みです。近年、オペレーターの人材不足、顧客ニーズの多様化、24時間365日対応の必要性といった課題が顕在化しており、無人化はこれらの課題解決のカギとして注目されています。

本記事では、コールセンター無人化のメリット・デメリット、具体的な無人化の手段など詳しく解説します。

コールセンター無人化とは？その背景と現状

顧客体験が重要視される時代において、企業と顧客をつなぐコールセンターの役割はますます重要になっています。しかし、日本では少子高齢化による労働人口の減少が深刻化しており、オペレーターの確保が非常に難しい状況です。

その結果、24時間365日対応や迅速な顧客対応が困難となり、緊急の問い合わせやトラブル対応が遅れて顧客満足度が低下するケースが増えています。

こうした課題を解決する手段として、AIを活用した自動応答システムやチャットボットを導入する「コールセンターの無人化」が注目されています。自動化により、人材不足や運営コストの増加といった問題を解消しつつ、顧客満足度を向上させ、持続可能なビジネス運営を実現できる可能性が期待されています。

コールセンター無人化のメリット

コールセンター無人化には、以下のようなメリットがあります。無人化は特に業務効率化の面で大きな効果を発揮します。

・コスト削減：人件費やオフィスの賃料、光熱費などを削減できます。

・24時間365日対応：24時間365日対応で顧客の利便性を向上させ、顧客満足度向上に貢献します。

・人材不足の解消：採用・育成にかかるコストや時間を削減し、人材確保の課題を解決します。

・顧客満足度の向上：待ち時間の短縮や迅速な対応により、顧客満足度を向上させます。

・均一なサービス提供：システム運用で常に一定の水準のサービスを提供できます。

・データ分析による業務改善：データ分析により問題解決策や業務改善ポイントを特定できます。

コールセンター無人化のデメリット

コールセンターの無人化にはデメリットも存在します。自動化と人間のオペレーターを適切に組み合わせ、顧客との信頼関係を維持する必要があります。

・導入コスト：システム導入費用や開発費用、継続的なメンテナンスやアップデート費用が発生します。

・セキュリティリスク：システムへの不正アクセスや情報漏洩のリスクがあります。

・顧客の抵抗感：自動対応に抵抗を感じる顧客が増えて、満足度の低下を招く可能性があります。

・複雑な対応の限界：AIやシステムでは対応できない複雑な質問やクレーム対応には、人間のオペレーターによる対応が必要になります。

コールセンター無人化の主な手段

コールセンター無人化を実現するには、以下のシステムやツールを活用することが効果的です。相互に連携させることで、より高度な自動化を可能にし、顧客満足度の向上やコスト削減に貢献します。

AIチャットボット

AIチャットボットは、Webサイトやアプリ上で顧客の質問に自動で回答するシステムです。自然言語処理技術や機械学習によって、より人間に近い自然な会話ができるよう進化しています。

FAQシステム

FAQシステムは、よくある質問とその回答をまとめたデータベースで、顧客が自ら疑問を解決できるように設計されています。コールセンターへの問い合わせ件数を削減できます。

IVR（自動音声応答システム）

顧客を音声ガイダンスで適切な担当者や部署に案内するシステムです。音声認識技術の進歩により、顧客の要望を正確に理解し、複雑な操作にも対応できるようになっています。

音声認識・音声合成

顧客の音声を認識してテキスト化したり、テキストを音声に変換して伝えたりする仕組みです。IVRやチャットボットと組み合わせることで、より自然で人間味のある音声対応を実現します。

コールセンター無人化の成功事例

コールセンターの無人化は、さまざまな業界で導入が進んでおり、それぞれの企業が独自の課題を解決するためにシステムを活用しています。その取り組みの内容は企業によって異なりますが、以下のような例があります。

ECサイト

AIチャットボットを導入し、注文状況の確認や配送に関する問い合わせに自動対応を実現。24時間365日対応により顧客満足度を向上させると同時に、オペレーターの負担を軽減し、業務効率化も寄与します。

金融機関

IVR（自動音声応答システム）と音声認識技術を組み合わせ、口座残高の確認や振込手続きなど、日常的な取引を自動化。顧客は手軽に必要なサービスを受けられるようになり、窓口の混雑緩和や運営コスト削減にも貢献します。

コールセンター無人化を検討する際の注意点

コールセンターの無人化を成功させるには、計画的な導入と慎重な検討が必要です。以下に、検討時の注意点を挙げます。

無人化の目的を明確にする

無人化によって何を達成したいのかを具体的に設定しましょう。コスト削減や業務効率化、顧客満足度向上など、目指すゴールを明確にすることで、適切なシステムや導入プロセスを選べます。

段階的に導入を進める

一度にすべてを無人化するのではなく、まずはIVRやAIチャットボットやFAQシステムなど、比較的導入しやすい部分から始めるのがおすすめです。段階的に導入することで、問題点を早期に発見し改善できます。

適切なシステムを選定する

自社の業務内容や顧客対応の特性に合ったシステムを選ぶことが重要です。例えば、簡単な質問対応にはFAQシステム、複雑な問い合わせにはIVRと音声認識技術の組み合わせが有効です。

顧客の体験を重視する

無人化は効率化を目指す一方で、顧客の利便性を損なわないことが重要です。特に、緊急性が高い問い合わせや感情的な対応が必要な場合には、人間のオペレーターにスムーズに切り替える仕組みを整えましょう。

人材育成とリソースの再配置

無人化によって生まれた余剰リソースを有効活用するためには、オペレーターをデータ分析や高度な顧客対応といった付加価値の高い業務にシフトさせることが重要です。

セキュリティ対策を徹底する

無人化に伴うシステムの利用では、個人情報や問い合わせ内容がデジタル化されます。不正アクセスや情報漏洩を防ぐため、セキュリティ対策を万全にしておく必要があります。

顧客へ事前説明を行う

無人化による対応内容や新しい仕組みについて、顧客にあらかじめ説明しておくことで、混乱や不満を防ぐことができます。新しいシステムの利用方法をわかりやすく案内することが重要です。

コールセンター無人化で顧客体験と業務効率を向上へ

コールセンター無人化を成功させるためには、適切なツールの選定と効果的な運用方法の採用が欠かせません。また、一度にすべてを無人化するのではなく、段階的に導入を進めることで課題を早期に発見し、柔軟に対応できます。

適切な計画と準備を整えることで、コールセンター無人化のメリットを最大限に引き出し、顧客体験を高めながら持続可能な運営を実現することが可能です。

電話対応の効率化ならIVRyがおすすめ

電話代行サービスやコールセンターはさまざまな企業が提供しているため、自社の課題に合ったサービス選びに迷うことがあるかもしれません。電話対応の効率化を検討しているなら、IVR（電話自動応答システム）の「IVRy（アイブリー）」もおすすめです。

IVRyとは？

「IVRy」はIVR（Interactive Voice Response）を活用したサービスで、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話自動応答システムです。

日本全国どこからでも利用でき、初期費用不要・月額2,980円〜導入できることから、電話業務の負担軽減や人手不足解消のツールとして利用されるケースが増えています。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで電話の一次対応を行います。自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることができます。

コールセンターや電話代行よりも導入が簡単

「IVRy」は導入の手間が少ないこともメリットのひとつです。コールセンターや電話代行サービスの場合、オペレーターへの事前インプットや綿密なコミュニケーションが必要になり、運用開始までに時間がかかることが多くあります。

「IVRy」は申し込み手続き完了後、利用デバイスに応じてアプリをインストールするか、ブラウザからログインして電話対応のルール（分岐）を設定するだけです。

月額2,980円〜最短即日から利用可能

「IVRy」は電話の自動応答のほかにも、迷惑電話対策や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

電話対応の効率化や品質向上、業務改善をお考えなら、ぜひ「IVRy」をお試しください。