ビジネスフォンは、複数の外線と内線を共有・管理できるオフィス向けの電話システムです。家庭用電話機が1回線で1つの通話しかできないのに対し、ビジネスフォンは1つの電話番号で複数の社員が同時に通話したり、社員同士で無料の内線通話を行ったりできます。

本記事では、ビジネスフォンがもたらす具体的なメリットを解説し、自社にとって本当に必要かどうかの判断基準を解説します。

ビジネスフォンの導入メリットとは

ビジネスフォンの導入は、単なる設備投資ではありません。ここでは、導入によって得られる3つの主要なメリットをご紹介します。

コストの削減

ビジネスフォンは、通信コストの直接的な削減と、業務効率化による間接的なコスト削減の両方に貢献します。

代表的なメリットが、複数の電話回線を効率的に集約できる点にあります。従業員一人ひとりが個別に電話回線を契約するよりも、必要な数だけを契約・共有するため、基本料金を大幅に抑えることができます。

また、拠点間を含む内線通話は無料になるため、社内コミュニケーションにかかる費用を削減できます。

業務の効率化

ビジネスフォンは、電話応対にまつわる非効率な時間を削減します。

担当者不在時に電話を取り次ぐための時間や、伝言ミスの発生は、目に見えないコストです。ビジネスフォンの転送機能を活用すれば、担当者に直接電話をつなぐことができるため、取次業務そのものが不要になります。

これにより、従業員は本来のコア業務に集中でき、組織全体の生産性向上につながります。

顧客対応の質の向上

顧客からの電話は、重要なビジネスチャンスです。ビジネスフォンを導入すれば、「話し中でつながらない」という機会損失を減らすことができます。

また、IVR（自動音声応答）機能を使えば、用件に応じて担当部署へ自動で電話を振り分けることもできます。これにより、顧客を待たせることなく、スムーズな対応を実現し、顧客満足度の向上に貢献します。

ビジネスフォンの機能とその利点

ビジネスフォンには、日々の業務を円滑に進めるための便利な機能が多数搭載されています。ここでは、その代表的な機能と活用メリットをご紹介します。

内線通話機能

内線通話は、ビジネスフォンに接続された電話機同士で無料の通話ができる機能です。部署間の連絡や担当者への取次ぎなど、社内コミュニケーションを円滑にし、業務のスピードを向上させます。

近年主流のクラウドPBXであれば、物理的に離れた拠点間や、従業員のスマートフォンとの間でも内線通話ができます。これにより、場所を選ばない柔軟な働き方を支援します。

転送・保留機能

転送・保留は、ビジネスフォンの基本的な機能ですが、顧客対応の質を大きく左右します。

外部からの着信を保留にし、内線で担当者へスムーズに取り次ぐことで、プロフェッショナルな企業イメージを与え、顧客に安心感をもたらすでしょう。

不在時には、指定した携帯電話や他の番号へ自動で転送することもできるため、ビジネスチャンスを逃しません。

多様な通信手段の提供

最新のビジネスフォンは、単なる音声通話のツールではありません。

通話録音機能は、「言った・言わない」のトラブルを防ぐだけでなく、応対品質の向上やコンプライアンス強化に役立ちます。また、CTI連携により、着信と同時にPC画面に顧客情報を表示させることもでき、電話応対をより戦略的なものへと進化させます。

ビジネスフォンの導入における注意点

多くのメリットがあるビジネスフォンですが、導入前にはいくつかの注意点を理解しておく必要があります。ここでは、導入を検討する際に必ずチェックしておきたい3つのポイントをご紹介します。

初期投資の負担

ビジネスフォンの導入形態には、自社内に物理的な主装置を設置するオンプレミス型と、インターネット経由で機能を利用するクラウド型があります。

オンプレミス型の場合、主装置や電話機の購入、設置工事などで高額な初期費用（イニシャルコスト）がかかる場合があります。資産として所有するメリットはありますが、導入時のキャッシュフローには注意が必要です。

設定や管理の複雑さ

オンプレミス型のビジネスフォンは、導入時の複雑な設定や、運用開始後のメンテナンスに専門知識が求められます。

情報システム部門がない企業の場合、トラブル発生時や設定変更の際に、自社で対応するのが難しいケースも少なくありません。そのため、導入を依頼するベンダーのサポート体制が非常に重要になります。

既存システムとの互換性

すでに社内で顧客管理システム（CRM）などを利用している場合、導入を検討しているビジネスフォンが連携可能かどうかを確認する必要があります。

CTI連携などを活用できれば、業務効率は飛躍的に向上しますが、システム間の互換性がなければ、かえって運用が複雑になる可能性があります。将来的な拡張性も見据え、連携可能なシステムを選定することが重要です。

ビジネスフォン導入のコストを抑える方法

ビジネスフォンの導入コストは、いくつかの工夫によって大きく抑えることができます。ここでは、コストを最適化するための3つの具体的な方法をご紹介します。

適切な機器選定

ビジネスフォンには多種多様なモデルがあり、搭載されている機能もさまざまです。

「多機能な方が良いだろう」と、必要以上の機能を持つ高価なモデルを選んでしまうと、無駄なコストが発生します。 まずは自社の業務内容を分析し、本当に必要な機能を見極めることが重要です。

中古機器の活用

初期費用を抑える有効な手段として、中古のビジネスフォンを導入する方法があります。

新品に比べて大幅に安価に購入できるため、開業したばかりで資金を抑えたい場合などに有効な選択肢となります。ただし、保証期間が短い、最新の機能が使えないといったデメリットもあるため、信頼できる販売業者から購入することが重要です。

クラウドPBXの導入

近年、ビジネスフォン導入の主流となっているのが、クラウドPBXです。

クラウドPBXは、物理的な主装置を必要とせず、インターネット経由で電話機能を利用するため、高額な初期費用や工事費が不要です。月額利用料はかかりますが、常に最新の機能を利用でき、メンテナンスもベンダーに任せられるため、トータルコストを抑えられるケースが多くあります。

ビジネスフォンの選び方

自社に最適なビジネスフォンを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、後悔しないビジネスフォン選びのために、必ず検討すべき3つのステップをご紹介します。

必要な機能を明確にする

まずは、自社の業務フローを洗い出し、どのような機能が必要かを明確にしましょう。

例えば、外出の多い従業員がいるなら「スマートフォン連携機能」、コールセンター業務があるなら「通話録音」や「IVR機能」が必須となるでしょう。必要な機能をリストアップし、優先順位をつけることで、おのずと選ぶべきサービスの候補が絞られます。

利用規模に応じた選定

ビジネスフォンを選ぶ上で重要な指標が「チャネル数」です。チャネル数とは「同時に通話できる数」を指し、この数が足りないと「話し中」が多発し、機会損失につながります。

一般的に、チャネル数は「従業員数の3分の1程度」が目安とされていますが、これはあくまで簡易的な基準です。電話の利用頻度が高い業種の場合はより多くのチャネル数が必要です。将来的な人員増加の計画も考慮し、余裕を持ったチャネル数を選定しましょう。

契約形態の選択

ビジネスフォンの導入方法には、主に「購入」「リース」「レンタル」の3つの選択肢があります。

「購入」は資産となりますが、高額な初期費用がかかります。「リース」は初期費用を抑えられますが、長期的には総支払額が購入より高くなる場合があるでしょう。「レンタル」は短期間の利用に適しています。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社の財務状況や事業計画に合った契約形態を選びましょう。

企業成長に向けた戦略的選択

ビジネスフォンの導入は、コスト削減、業務効率化、顧客満足度の向上という、企業成長に不可欠な3つの要素を同時に実現するポテンシャルを秘めています。

特に、クラウドPBXとスマートフォンの連携は、テレワークをはじめとする多様な働き方を可能にし、優秀な人材の確保や事業継続計画（BCP）の強化にも繋がるでしょう。自社の事業フェーズと将来のビジョンに合わせ、最適なシステムを選択することが重要です。

今後の導入検討に向けて

ビジネスフォンの導入を成功させる鍵は、自社の課題と必要な機能を明確に定義すること、そして信頼できる導入パートナーを見つけることにあります。

まずは本記事を参考に、現状の電話業務の課題を洗い出してみてください。その上で、複数のベンダーから提案と見積もりを取り、価格だけでなくサポート体制や実績も踏まえて、長期的な視点でパートナーを選定しましょう。

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