ビジネスフォンの通話を録音するには？導入方法・費用・選び方を徹底解説

顧客との「言った言わない」トラブルを防止し、コンプライアンスを強化するために、ビジネスフォンの通話録音は重要な経営課題の一つです。しかし、導入方法は多岐にわたるため、自社に最適なシステムを選ぶのは容易ではありません。

本記事では、ビジネスフォンで通話を録音する具体的な方法から、オンプレミス型とクラウド型の違い、導入費用、そして自社の目的や規模に合わせた最適なサービスの選び方まで、わかりやすく解説します。

通話録音が必要な理由とそのメリット

通話録音は、企業活動における様々なリスクを軽減し、業務の質を高める上で多くのメリットがあります。

最大のメリットは、「言った言わない」といった顧客とのトラブルを未然に防げる点です。録音データという客観的な証拠が残るため、万が一の際にも事実確認が容易になり、企業の正当性を守ることにつながります。

また、通話内容を後から聞き返すことで、注文内容の聞き間違いや要件の確認漏れといったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高める効果が期待できます。さらに、優秀なスタッフの応対を教材として新人教育に活用したり、クレーム対応の振り返りを行ったりすることで、組織全体の顧客対応品質の向上にもつなげられます。

ビジネスフォンに録音機能を導入する方法

既存のビジネスフォン環境を活かして録音機能を追加する場合、大きく分けて2つの方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った方法を選びましょう。

既存のビジネスフォンに録音機能を追加する方法

使用中のビジネスフォンや主装置に、もとから録音機能が搭載されているか、オプションで追加できるかを確認する方法です。

比較的新しい機種の場合、標準機能として内蔵されていることがあります。まずはメーカーの公式サイトや取扱説明書で対応の可否を調べましょう。オプションで対応できる場合は、サービス提供事業者に問い合わせ、機能追加の工事や設定を依頼します。

既存の設備を流用できるため、大規模なシステムを新たに導入するよりコストを抑えられる可能性がありますが、機能や保存容量が限定的である点には注意が必要です。

外付け録音装置の選び方と設置手順

主装置に録音機能がない場合や、より高度な機能を求める場合は、外付けの通話録音装置を導入する選択肢があります。

電話機に直接接続する簡易的な製品から、サーバーとして機能する本格的な製品まで様々です。選ぶ際は、同時に録音したい回線数（チャネル数）、録音データの保存期間、検索機能の使いやすさなどを比較検討することが重要です。

設置する際は、専門業者に依頼するのが一般的ですが、製品によっては自社で比較的簡単に設置できるものもあります。

おすすめのビジネスフォン録音システム

ビジネスフォンの録音システムには、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。それぞれの特徴を比較し、自社に適した方式を見極めることが重要です。

クラウド型録音システムの特徴と利点

クラウド型は、インターネット経由でベンダーが提供する録音機能を利用するサービスで、自社内にサーバーなどの物理的な機器を設置する必要がありません。

初期費用を大幅に抑え、短期間で導入できる点が最大のメリットです。月額料金制のサービスがほとんどで、メンテナンスやアップデートはベンダーに任せられるため、自社の運用負担を軽減できます。

インターネット環境さえあれば場所を問わずに録音データへアクセスできるため、リモートワークや複数拠点での利用にも柔軟に対応できます。

オンプレミス型録音システムのメリット

オンプレミス型は、自社内に通話録音用のサーバーや専用機器を設置する従来型のシステムを指します。

セキュリティの高さとカスタマイズの自由度が最大のメリットです。録音データを社内の閉じたネットワークで管理するため、外部からの不正アクセスといったリスクを最小限に抑えられます。

自社の業務フローや他の社内システムとの連携など、独自の要件に合わせた柔軟なカスタマイズも可能です。初期投資は高額になりがちですが、長期的に見れば月額費用がかからず、総所有コスト（TCO）を抑えられる可能性もあります。

費用と機能で比較する選び方のポイント

自社に最適なシステムを選ぶために、両者の違いを以下の表で確認してください。

通話録音の注意点

通話録音の導入・運用にあたっては、法律を正しく理解し、コンプライアンスを遵守することが不可欠です。知らないうちに法律違反をしていた、という事態を避けるために、基本的な注意点を押さえておきましょう。

録音に関する法律と規制

日本国内において、会話の当事者の一方が相手の同意なしに通話を録音する行為自体は、直ちに違法とはなりません。

ただし、注意すべきは「個人情報保護法」です。通話内容によって特定の個人が識別できる場合、その録音データは「個人情報」に該当します。そのため、企業は利用目的の本人への通知または公表や、データの安全な管理といった義務を負うことになります。

無断録音のリスクと対策

相手に録音の事実を伝えない「無断録音」は、プライバシー侵害としてトラブルに発展するリスクがあります。

こうしたリスクを回避し、個人情報保護法を遵守するための最も一般的な対策は、通話の冒頭で録音している旨をアナウンスすることです。「この通話は、サービス品質向上のため録音させていただきます」といった自動音声ガイダンスを流すことで、利用目的の通知義務を果たし、相手の理解を得られます。

また、収集した録音データの取り扱いに関する社内ルールを定め、アクセス権限の管理や従業員教育を徹底することも重要です。

ビジネスフォンに録音機能導入を成功させるために

ビジネスフォンの通話録音は、もはや単なる「守り」のツールではありません。顧客とのトラブル防止はもちろん、従業員の教育、業務プロセスの改善など、企業の成長を多角的に支援する重要な経営基盤です。

適切なシステムを導入し、正しく運用することで、企業は顧客満足度の向上と業務効率化を同時に実現できます。

複数のサービスを比較検討し、無料トライアルなどを活用しながら、自社にとって最適な通話録音システムを見つけてください。

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