ビジネスフォン設定業者の選び方と費用相場を徹底解説

オフィスの新規開設や移転、レイアウト変更などに伴い、ビジネスフォンの設定業者を探している担当者の方も多いのではないでしょうか。信頼できる業者を選び、適正な費用で設定を依頼するには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

本記事では、ビジネスフォン設置業者の選び方から設定の流れ、費用相場、注意点まで解説します。

ビジネスフォン設置業者の選び方

ビジネスフォンの設置業者をどう選ぶか。それは、会社の将来の業務効率やコストにも関わる、とても重要な選択です。単なる「設置業者」ではなく、会社の通信環境を安心して任せられる「パートナー」を選ぶ視点が欠かせません。

ここでは、信頼できる設置業者を選ぶために必ずチェックしておきたい3つのポイントをご紹介します。

業者選定の重要性

ビジネスフォンの設定は、オフィスの重要な通信環境を整える作業です。業者選定を誤ると、「移転日に電話が使えない」といった業務に直結するトラブルや、不要なコストの発生、導入後のサポート不足といった問題につながる可能性があります。

信頼できる業者を選ぶことで、スムーズな導入はもちろん、将来の事業拡大や働き方の変化にも柔軟に対応できる、安定した電話環境を構築できます。

信頼できる業者の特徴

信頼できる業者には、いくつかの共通した特徴があります。最低限、以下のポイントは確認しましょう。

• 豊富な実績と良い評判: 自社と同じ業界や事業規模の導入実績があるかを確認します。公式サイトの事例だけでなく、第三者によるレビューも重要な判断材料です。
• 迅速で手厚いサポート体制: トラブル発生時に迅速に対応してくれるかは極めて重要です。24時間365日のサポート窓口や、保守の範囲・費用などを事前に確認しておきましょう。
• 料金体系の明確さ: 見積書に「工事一式」といった曖昧な記載がなく、機器費用や工事費、保守費用などの内訳が明確に示されている業者は信頼がおけます。
• 自社施工の工事対応力: 工事を下請けに丸投げせず、自社の技術者で対応できる業者は、責任の所在が明確で、品質管理やスケジュール遵守の面で安心です。
• 幅広い取り扱いメーカー: 特定のメーカーに偏らず、NTT、NEC、SAXAといった主要メーカーを幅広く取り扱っている業者であれば、自社のニーズに最適な機種を中立的な立場で提案してもらえる可能性が高まります。

業者選びで確認すべきポイント

数あるチェックポイントの中でも、絶対に確認したいのが「工事担任者」という国家資格の有無です。

これは電気通信事業法で定められた電話回線工事を行うための資格であり、技術者の専門知識とスキルを証明するものです。資格を持たない業者による工事は違法であるだけでなく、通信品質の低下や重大なトラブルを引き起こすリスクがあります。

業者のウェブサイトで資格保有について明記されているか、あるいは担当者に直接資格者証の提示を求め、必ず確認しましょう。

ビジネスフォン設置の流れ

ビジネスフォン設置のプロセスは、いくつかのステップに分かれています。全体像を把握しておくことで、業者とのコミュニケーションがスムーズになり、計画的にプロジェクトを進められます。

ここでは、相談から設定完了までの一般的な流れをご紹介します。

初期相談から設定までのステップ

ビジネスフォンの導入は、一般的に以下の流れで進みます。

1. 要件定義・ヒアリング: 業者が顧客の現状の課題、必要な電話機の台数、必要な機能（録音、転送など）、予算などを丁寧にヒアリングします。
2. 現地調査: オフィスのレイアウトや既存の配線状況などを確認し、最適な設置プランを検討します。
3. 提案・見積もり: ヒアリングと調査結果に基づき、最適な機器と工事内容、詳細な見積もりが提示されます。
4. 契約: 提案内容と見積もりに合意すれば、契約を締結します。リース契約の場合は、契約期間や解約条件などを十分に確認することが大切です。
5. 工事・設置: スケジュールに沿って、主装置や電話機の設置、配線工事が行われます。
6. 設定・テスト: 内線番号や各種機能の設定を行い、すべての電話機で正常に通信できるかテストします。
7. 引き渡し・運用開始: 操作説明を受けて引き渡しとなり、運用開始です。

工事と設置のタイムライン

特に注意が必要なのは、ビジネスフォンの工事が「回線工事」と「電話工事」の2種類に分かれている点です。

「回線工事」はNTTなどの通信事業者が行い、「電話工事」は契約したビジネスフォン業者が担当します。回線工事が終わらないと電話工事は完了できないため、この2つのスケジュール連携がプロジェクト成功の鍵を握ります。

特に年度末などの繁忙期は、回線工事の予約が1ヶ月以上先になることも珍しくありません。オフィスの移転日に合わせて電話を開通させるためには、少なくとも1～2ヶ月前には業者選定と回線の申し込みを完了させておくことが重要です。

アフターサポートの確認

ビジネスフォンは導入して終わりではありません。長期にわたって使用する中で、操作方法の疑問や設定変更、万一の故障など、さまざまな事態が起こり得ます。

そのため、契約前にアフターサポートや保守契約の内容を詳細に確認しておくことが不可欠です。

• サポートの受付時間（平日のみか、24時間365日か）
• 対応方法（電話、メール、リモート、訪問）
• 費用（月額保守料に含まれる範囲、追加料金が発生するケース）

導入時の価格だけでなく、長期的な運用を見据えたサポート体制の充実度も、業者選びの重要な判断基準としましょう。

ビジネスフォン設置にかかる費用

ビジネスフォンの導入・設定にかかる費用は、機器の価格だけでなく、工事内容やオフィスの規模によって大きく変動します。

ここでは、費用相場や追加費用の可能性について解説します。

設置費用の相場

ビジネスフォン設定の費用は、大きく「機器代金」と「工事・設定費」に分けられます。以下はあくまで目安ですが、一般的な費用相場です。

例えば、従業員10名程度の小規模オフィスで新品を導入した場合、総額で50万円～80万円程度が一つの目安となります。

追加費用の可能性

見積もり以外に追加費用が発生するケースもあります。

• 特殊な配線工事: 天井裏や壁内など、複雑な配線が必要な場合。
• オプション機能の追加: 通話録音やIVR（自動音声応答）など、特殊な機能を追加する場合。
• 休日・夜間の工事: オフィスの業務時間外に工事を依頼する場合。

後々のトラブルを避けるためにも、追加費用が発生しうるケースについて、契約前に業者へ確認しておくことが重要です。

費用を抑えるコツは？

導入費用を少しでも抑えたい場合、以下の方法が考えられます。

• 中古ビジネスフォンを活用する: 新品にこだわらなければ、機器代金を大幅に削減できます。信頼できる業者であれば、クリーニングや動作確認済みの高品質な中古品を扱っています。
• 複数の業者から相見積もりを取る: 「相見積もり」は必須です。 複数の業者から同じ条件で見積もりを取ることで、自社の要件に対する適正価格を把握し、価格交渉の材料にできます。
• クラウドPBXを検討する: 物理的な主装置が不要なクラウドPBXなら、高額な機器購入費や設置工事費を削減でき、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

ビジネスフォンを設置する際の注意点

業者を選び、機器を決めた後も、設置・設定の段階で注意すべき点があります。スムーズな導入と安定した運用のため、以下のポイントを確認しておきましょう。

設置環境の確認

ビジネスフォン、特に主装置は精密機器です。設置場所の環境は、システムの安定稼働に大きく影響します。

• 電源: 安定した電源が確保できるか。タコ足配線は避けましょう。
• 温度・湿度: 高温多湿やホコリの多い場所は故障の原因になります。
• ネットワーク環境: IP電話やクラウドPBXを利用する場合は、安定したインターネット回線が不可欠です。

事前に業者が現地調査を行いますが、自社でも設置環境が適切かを確認しておきましょう。

設定後のテストと確認

工事完了後のテストは、業者任せにせず、必ず自社の担当者も立ち会って行いましょう。

• 全ての電話機で外線・内線の発着信テストを行う。
• 保留、転送、グループ着信など、設定した機能が正しく動作するか確認する。
• 音声品質に問題（ノイズ、途切れなど）がないか確認する。

この段階で問題点を洗い出しておくことで、業務開始後のトラブルを未然に防げます。

契約内容の確認

特にリース契約や保守契約を結ぶ際は、契約書の隅々まで目を通し、内容を完全に理解してから署名することが極めて重要です。

法人間の契約には、クーリング・オフのような消費者を保護する制度は基本的に適用されません。一度契約を結ぶと、期間中の解約が困難であったり、高額な違約金が発生したりするケースがあります。

• 契約期間（「自動更新」の条項がないか）
• 中途解約の条件と違約金の額
• 所有権の所在（リース終了後、機器は誰のものになるか）

少しでも疑問な点があれば、納得がいくまで業者に説明を求めましょう。

ビジネスフォンの設定業者選びと導入は、企業のコミュニケーション基盤を左右する重要なプロジェクトです。最後に、成功のためのポイントを改めて確認しましょう。

ビジネスフォン設定業者選びのポイント

信頼できるパートナーを選ぶためには、価格だけでなく、総合的な観点から業者を評価することが重要です。

• 実績とサポート体制: 自社と類似した導入実績があり、導入後のサポートが手厚いか。
• 料金の透明性: 内訳の明確な見積もりを提示してくれるか。
• 資格の有無: 「工事担任者」資格を保有しているか。

そして、必ず複数の業者から「相見積もり」を取得し、サービスと価格を比較検討することを忘れないようにしましょう。

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