ビジネスフォンの基本的な使い方と活用のポイントを解説

ビジネスフォンとは、企業で使用する電話システムです。主に「専用の電話機」と電話交換機の主装置（PBX）で構成されます。

本記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方と、実務シーンでの活用例、さらにクラウド型のビジネスフォンを利用するメリットについて紹介します。

ビジネスフォンの基本的な使い方

はじめに、ビジネスフォンの基本的な使い方を紹介します。

外線電話をかける・取る

ビジネスフォンで外線をかける際は、多くの場合「0」または外線発信ボタンを押してから、相手の電話番号をダイヤルします。

外線電話を取る際には、電話が鳴ったら受話器を上げる、または応答ボタンを押します。複数の回線がある場合は、ランプの点灯で着信回線であるかどうかを確認し、応答しましょう。

内線電話をかける・取る

内線電話をかけるには、電話機に割り当てられた内線番号（例：101、202など）をダイヤルし、相手の席に直接電話をかけます。

内線電話でも着信時ディスプレイに相手の内線番号が表示されます。取る際は外線電話の着信と同様に受話器を上げるか、応答ボタンを押します。

保留する

保留は、通話を一時中断し、別の対応や確認を行いたいときに便利な機能です。通話中に「保留」ボタンを押すことで、相手には保留音が流れ、ほかの操作（内線連絡や転送など）を行えます。

再び保留ボタンを押すか保留している回線のボタンを押せば、通話を再開できます。

電話を転送する

内線への転送と外線転送の2種類があります。内線転送の場合、通話中に転送ボタンを押し、転送先の内線番号を入力し、相手が取ったことを確認した上で切ることで、通話が自動的にその内線へとつながります。

外線転送でも同様に転送操作を行い、外部の電話番号をダイヤルすることで転送できます。

代理応答する

他部署の電話が鳴っていて担当者が席を外している場合などは、自分の席の電話機で代わりに電話を取ることができます。代理応答の操作方法は、内線番号やグループ設定によって異なるため、導入時には操作手順を確認しておきましょう。

リダイヤル発信

リダイヤル発信は、直前にかけた電話番号に再び発信する機能です。リダイヤルボタンを押すことですぐに再発信できます。

リダイヤル発信は、業務が立て込んでいるときや、同じ相手に繰り返し連絡を取る必要があるときなどに役立ちます。

【実務シーン別】ビジネスフォンの操作例

ビジネスフォンは、業務効率を高める機能が多く備わっています。しかし、実際の業務でどのように使うのかを理解していないと、十分に活用できません。実務でよくあるシーン別にビジネスフォンの操作例や注意点を紹介します。

他部署の担当者に電話を取り次ぐ場合

外線で受けた電話が他部署宛てだった場合、迅速かつ正確な内線転送が求められます。

【操作例】

1. 外線を受ける
2. 「保留」ボタンを押す
3. 転送先の内線番号を入力し「転送」ボタンを押す
4. 担当者が出たら要件を伝える

担当者につないだら、「○○社の△△様からのお電話です」と要件を簡潔に伝えると、その後の対応がスムーズになるでしょう。担当者が不在の場合は、相手に折り返す旨を伝えた上でメモを残す、別の者を案内するといった対応が必要です。

営業時間外の着信に対応する場合

会社の営業時間外に着信があった場合は、事前に設定した応答メッセージや録音機能を活用して対応します。

【操作例】

1. 営業時間に応じて自動切り替えを設定する
2. 終業時に「留守録」ボタンを押し、メッセージ応答を有効化する
3. 翌営業日に録音内容を確認し、折り返し連絡する

応答メッセージを設定すれば、営業時間外であることや折り返しについて丁寧に案内でき、相手に不安を与えません。翌日の営業時間内に録音内容を確認し、速やかに折り返すことで、対応漏れやトラブルを防止します。

急ぎの問い合わせにすぐ対応する場合

トラブルなどで緊急の問い合わせや連絡があった場合は、担当者が不在でもスピーディーに対応する必要があります。

【操作例】

1. 担当者が不在であれば、保留中に内線で別の担当へつなぐ
2. 折り返し連絡が必要な場合は、リダイヤルボタンですぐにかけ直す

担当者が不在の場合でも、保留中に内線で別の担当者に引き継ぐ体制を整えておくことが重要です。リダイヤル機能を活用すれば、番号を再入力せずに素早く折り返しができ、お客様を待たせずに済みます。

また「誰が代理対応を行うか」「対応した内容をどこに記録するか」といったルールをマニュアル化することで、属人化を防ぎ、対応品質の平準化につなげられます。

クラウド型ビジネスフォンの機能と利用するメリット

クラウド型ビジネスフォンは、スマートフォンでもビジネスフォンと同様の機能を使えるため、外出先やテレワーク中でもオフィスにいるのと同様の電話対応が可能です。ここではクラウド型ビジネスフォンの機能と利点を紹介します。

スマホやPCで内線・転送が可能

スマートフォンの専用アプリやPCのブラウザなどで、オフィスの電話機と同じように内線通話や転送をできるようになります。社員のスマートフォンをそのまま内線電話として利用することもできるため、場所を問わず電話対応できます。

スマホやPCから電話操作や通話履歴の確認・管理を行えば、電話対応業務の効率化につながるでしょう。最新のクラウド型ビジネスフォンには、以下のように便利な転送機能が搭載されています。

手動転送

電話がかかってきた際に、別の回線や担当者に手動で転送する機能です。電話の内容、緊急性に応じて適切な担当者に転送できます。

自動転送

外部からの着信を事前に設定した転送先へ自動転送する機能です。外出が多い営業担当者などがオフィスに戻る必要なく顧客対応を実施できます。

無応答転送

外部からかかってきた電話に対して一定時間応答がなかった場合、設定した転送先に自動転送する機能です。確実に連絡を受け取りたいときに役立ちます。

話中転送

通話中に別の電話がかかってきた際、事前に設定した別の電話機に転送する機能です。重要な通話の取りこぼしを防ぎ、機会損失を防止できます。

ツインコール外線転送

外部からの着信を複数の電話機へ同時に通知する機能です。例えば担当者のスマートフォン、オフィスのビジネスフォンに着信させることで、どちらでも電話応答できる形で設定できます。

電話自動応答や着信振り分けなどが設定できる

クラウド型ビジネスフォンでは、IVRとも呼ばれる電話自動応答を活用することで、着信時に音声案内を流せます。これにより、発信者の選択に応じて、適切な部署や担当者へ自動で振り分けられます。

「〇〇部門は1番、□□部門は2」といった選択肢の設定により、電話対応の手間を削減できます。営業時間外や休業日に、事前に設定したメッセージで案内することも可能です。

テレワークや複数拠点でも内線通話できる

クラウド型ビジネスフォンであれば、インターネットを通じて場所に縛られることなく内線通話や電話対応が可能です。例えば、テレワーク中の社員が自宅から会社の電話番号で発着信や内線転送を行えます。

また、本社と支店など遠く離れた拠点間でも内線通話として扱えます。月々の通話料金を抑えられるため、経費の最適化につながる点もメリットです。

保留・転送・録音も全てクラウド上で完結

クラウド型ビジネスフォンでは、オフィスの電話機で当たり前に使っていた保留・転送・録音といった基本機能を、全てクラウド上で利用できます。オフィス・自宅・外出先を問わずスムーズな電話対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

また、クラウド型ビジネスフォンには主に以下の録音機能があります。

自動録音

全ての通話を自動録音する機能です。通話内容を漏れなく記録し、重要な会話の聞き逃しや対応ミスを防止できます。

選択録音

特定の番号や通話のみを録音する機能です。プライバシー保護が必要な場合などに適しており、特定の取引先や重要な契約交渉の記録などで役立ちます。

オンデマンド録音

必要なタイミングで、手動で録音を開始する機能です。通話中、急に録音が必要となった際も柔軟に対応できます。

留守番電話の録音

不在時の通話を録音し、あとから内容を確認できる機能です。営業時間外の問い合わせ対応などに活用できます。

IVRyで簡単にビジネスフォンを導入できます

「IVRy（アイブリー）」なら最短即日で、簡単にクラウド型のビジネスフォンを導入することが可能です。

IVRyは全国の市外局番やフリーダイヤルに対応しており、以下の番号すべての取得に対応することができます。

※番号の在庫がない場合はご希望に添えない可能性があります
※050番号の場合は即日、フリーダイヤル・市外局番は数営業日いただきます

PC・スマホで固定電話が使えるようになる

IVRyで電話番号を取得することで、PC・スマホからフリーダイヤルや固定電話番号で発着信ができるようになります。

外出先やリモートでも会社の電話番号での発信や、固定電話がなくても固定電話番号の利用ができるため、電話業務の利便性向上や固定電話機のコスト削減が可能です。

電話自動応答として便利な機能も多数

IVRyには電話自動応答システムとして便利な機能を多数搭載しています。

よくある質問の自動回答や営業電話のブロック、担当者への振り分け、Webページへの誘導、電話内容の管理など、電話番の代わりとして電話業務を効率化します。

IVRyの無料トライアルでカンタンに番号取得

IVRyでは電話番号の取得も簡単にできます。無料アカウント登録フォームから基本情報を入力し、050番号の場合は即時発行、固定電話番号の場合は本人確認の手続き後に番号申請フォームよりご希望の市外局番を承ります（※）。

※番号の在庫がない場合はご希望に添えない可能性があります

またIVRyは基本料金・電話番号維持費が初月無料で利用できます（別途、通話料金が発生します）。

簡単にビジネスフォンを導入したい、電話に関わる業務を楽にしたいという方は、まずはIVRyの無料トライアルをお試しください。