多機能電話機の選び方｜コストや機能を詳しく比較

オフィスの移転や新規開設、電話設備の老朽化に伴い、「新しいビジネスフォンを導入したいが、何から手をつければいいかわからない」と悩んでいませんか。
特に多機能電話機は、家庭用電話機とは仕組みや機能が大きく異なるため、自社に最適な一台を選ぶのは簡単ではありません。

本記事では、多機能電話機の基本的な知識から、具体的な選び方、導入コスト、主要メーカーの特徴までをわかりやすく解説します。

多機能電話とは？基本的な理解を深める

まず、多機能電話機がどのようなものか、基本的な知識を整理します。家庭用電話機との違いや、近年のトレンドであるスマートフォン連携についても解説します。

多機能電話の定義と特徴

多機能電話機とは、複数の外線と内線を共有・管理できるビジネス向けの電話機のことです。一般的に、オフィス内にPBX（構内交換機）という主装置を設置し、複数の電話機と接続して利用します。

これにより、複数の社員が同時に外線で通話したり、社員同士で無料の内線通話を行ったりすることが可能です。

一般電話機との違い

多機能電話機と家庭用電話機の最も大きな違いは、PBXの有無と、それによって実現される機能の豊富さです。

家庭用電話機が1つの電話回線で1つの通話しかできないのに対し、多機能電話機はオフィス全体の電話を一元管理する司令塔の役割を果たします。

スマートフォン連携で広がる可能性

近年主流となっているクラウドPBXを利用すると、従業員のスマートフォンを多機能電話機の内線端末として利用できます。

専用アプリをインストールするだけで、外出先や自宅からでも会社の代表番号で発着信したり、内線通話を受けたりすることが可能です。これにより、リモートワークやハイブリッドワークといった多様な働き方に柔軟に対応できます。

多機能電話の主な機能と利点

多機能電話機の導入を検討する上で、その豊富な機能がもたらすメリットを理解しておくことが重要です。ここでは、ビジネスシーンで特に役立つ機能とその利点について解説します。

通話機能の多様性

多機能電話機には、ビジネスを円滑に進めるためのさまざまな通話機能が搭載されています。

• 保留・転送機能: 通話を保留にして別の担当者に転送する、ビジネスの基本機能です。
• 代表番号着信: 会社や部署の代表番号にかかってきた電話を、複数の電話機で一斉に鳴らしたり、順番に応答したりできます。
• IVR（自動音声応答）: 「〇〇の方は1番を」といった自動音声ガイダンスを流し、用件に応じて着信を振り分ける機能です。
• 通話録音: 顧客との通話内容を録音し、トラブル防止や応対品質の向上に役立てます。

これらの機能を活用することで、電話応対の質と効率を大幅に向上させることができます。

ビジネスシーンでの活用方法

多機能電話機は、さまざまなビジネスシーンでその真価を発揮します。

例えば、外出中の営業担当者宛ての電話を担当者のスマートフォンに直接転送すれば、顧客を待たせることなくスムーズな取次が可能です。また、コールセンター業務では、IVRで問い合わせ内容を事前に振り分けることで、オペレーターの負担を軽減し、顧客満足度を高めることができます。

コスト削減と効率化

多機能電話機の導入は、通信コストの削減にもつながります。

拠点間の通話や社員同士の連絡をすべて無料の内線で行えるため、特に複数拠点を持つ企業にとっては大きなメリットです。また、IVRや転送機能を活用して電話の一次対応を自動化・効率化することで、人件費の削減にも貢献します。

複雑な配線が不要な電話機のメリット

クラウドPBX型の多機能電話機の場合、物理的なPBX装置や複雑な電話線の配線が不要です。

インターネット回線さえあれば利用できるため、オフィスの新規開設や移転、レイアウト変更にも迅速かつ低コストで対応可能です。配線がすっきりすることで、オフィスの美観を保ちやすいというメリットもあります。

多機能電話の導入にかかるコスト

多機能電話機の導入形態や必要な機能によって、コストは大きく変動します。ここでは、導入にかかる費用の内訳と、コストを抑えるためのポイントを解説します。

初期投資とランニングコスト

従来のオンプレミス型PBXを導入する場合、高額な初期投資が必要です。

• 初期費用: 主装置（数十万〜数百万円）、多機能電話機本体（1台数万円）、設置工事費（1台数万円〜）
• ランニングコスト: 回線利用料、保守・メンテナンス費用

一方、クラウドPBXの場合は、月額利用料モデルが基本となり、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

• 初期費用: 初期設定費用（数千円〜数万円）
• ランニングコスト: 月額利用料（ユーザー数に応じた課金）、通話料

長期的なメリットとROI

多機能電話機は高価な投資ですが、長期的に見れば大きなリターン（ROI）が期待できます。

通信コストの削減や業務効率の向上による人件費の圧縮、顧客満足度の向上による売上増など、さまざまな形で投資を回収することが可能です。特にクラウドPBXは、資産を持たずに常に最新の機能を利用できるため、陳腐化のリスクもありません。

導入形態（購入・リース・レンタル）による費用の違い

オンプレミス型PBXの導入には、「購入」「リース」「レンタル」の3つの選択肢があります。

自社の財務状況や利用期間の見通しに合わせて、最適な導入形態を選択することが重要です。

多機能電話の選び方とおすすめ機種

数ある多機能電話機の中から、自社に最適なシステムを選ぶためのポイントと、主要なメーカーについて解説します。

機能別の選定ポイント

多機能電話機を選ぶ際は、まず自社の業務に必要な要件を整理することが重要です。

• チャネル数: 同時に通話する最大人数を想定し、適切なチャネル数を決定します。一般的に「従業員数 ÷ 3」が目安とされていますが、電話業務の頻度に応じて調整が必要です。
• 必要な機能: 通話録音やIVR、CTI連携など、自社の業務効率化に不可欠な機能をリストアップします。
• 拡張性: 将来的な従業員の増減や拠点の追加に対応できるか、システムの拡張性（スケーラビリティ）を確認します。

人気メーカーとおすすめ機種

国内のビジネスフォン市場では、主に以下のメーカーが高いシェアを占めています。

各メーカーが提供するクラウドPBXサービスも多様化しており、機能や価格を比較検討することが重要です。

自社の規模と業務に合わせた選び方

企業の規模や業種によって、最適な多機能電話機は異なります。

• 小規模オフィス・店舗: 初期費用を抑えられ、スマートフォン連携が容易なクラウドPBXがおすすめです。
• コールセンター: 通話録音やモニタリング、CRM連携など、高度な機能を備えたコールセンター特化型のシステムが適しています。
• 複数拠点を持つ企業: 拠点間の内線通話が無料になるため、コスト削減効果の大きいクラウドPBXが有利です。

無料トライアルを提供しているサービスも多いため、実際に使用感を試してから本格導入を決定すると良いでしょう。

クラウドPBXとの連携

もはや多機能電話機とクラウドPBXは切っても切れない関係です。PBXをクラウド化することで、企業は物理的な機器の管理から解放され、より柔軟でコスト効率の高い電話環境を構築できます。

場所を選ばない働き方を実現し、事業の成長に合わせてシステムを容易に拡張できるクラウドPBXは、これからのビジネスコミュニケーションの標準といえるでしょう。

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