事務所に電話を設置したいけれど、種類が多くて何から手をつければいいか分からない、という悩みを抱えていませんか。
本記事では、事務所用電話の種類や費用、自社の状況に合わせた選び方まで、わかりやすく解説します。

事務所電話の種類と特徴

事務所で利用される電話は、大きく分けて「家庭用電話機」「ビジネスフォン」「クラウドPBX」の3種類です。

家庭用電話機は手軽な反面、同時に複数の通話ができないなど、ビジネスでの利用には限界があります。

ビジネスフォンは、複数の外線と内線を共有・管理できるのが最大の特徴で、保留や転送といったビジネス向けの機能が豊富です。従来は、オフィス内に主装置（PBX）を設置するオンプレミス型が主流でした。

近年急速に普及しているのが、PBXをクラウド上に構築する「クラウドPBX」です。物理的な機器が不要で、スマートフォンを内線化できるなど、柔軟な働き方に対応できる点が魅力です。

事務所電話の選び方

基本知識を押さえたところで、次に自社に最適な電話を選ぶための具体的なポイントを見ていきましょう。利用目的・必要な機能・コストの3つの観点から解説します。

利用目的に応じた電話機の選定

まずは、自社で電話をどのように利用するのかを明確にすることが重要です。

例えば、顧客からの問い合わせがメインか、あるいは営業活動（アウトバウンド）で頻繁に利用するのかによって、最適な電話システムは異なります。従業員数やオフィスの規模、将来的な事業拡大の可能性も考慮して選ぶことが重要です。

必要な機能と性能の確認

利用目的に合わせて、必要な機能を洗い出しましょう。ビジネスフォンには、内線通話・転送・通話録音・自動音声応答（IVR）など、多彩な機能があります。

必ずしもすべての機能が必要とは限りません。自社の業務フローを整理し、本当に必要な機能を見極めることで、無駄なコストを削減できます。クリアな通話品質や安定性といった基本的な性能も、比較検討する上で重要なポイントです。

導入・運用にかかる費用の比較

事務所電話の導入には、初期費用と月額のランニングコストがかかります。それぞれの選択肢でコスト構造が大きく異なるため、慎重な比較が必要です。

特に小規模オフィスや新規開設の場合、高額な初期投資が必要なオンプレミス型ビジネスフォンは大きな負担になりがちです。コストを抑えて手軽に利用を開始したい場合は、クラウドPBXが有力な選択肢となるでしょう。

事務所電話の設置と運用

最適な電話システムを選んだら、次は設置と運用です。スムーズな導入とトラブル防止のポイントを解説します。

設置場所の選定と配線

オンプレミス型のビジネスフォンを導入する場合、主装置（PBX）の設置場所の確保と、各電話機への配線工事が必要です。

一方、クラウドPBXの場合は物理的な主装置や複雑な配線工事は不要です。インターネット環境さえあれば、PCやスマートフォンにアプリをインストールするだけで利用を開始できます。

運用時の注意点とトラブルシューティング

電話システムの運用で注意したいのが、トラブル発生時の対応です。オンプレミス型の場合、機器の故障や不具合は自社で対応するか、保守業者に依頼する必要があります。

クラウドPBXであれば、システムの保守・メンテナンスはサービス提供事業者が行うため、自社で対応する必要はありません。ただし、インターネット回線の状況によっては通話品質が不安定になる可能性もあるため、安定した通信環境の確保が重要です。

事務所用電話のトレンド

最後に、事務所電話の最新技術トレンドをご紹介します。クラウド技術の進化は、オフィスの電話環境を大きく変えつつあります。

クラウドPBXの導入とメリット

近年多くの企業で導入が進むクラウドPBXの最大のメリットは、コストを抑えながら、場所にとらわれない柔軟な電話環境を構築できる点にあります。

物理的な機器が不要なため初期費用を大幅に削減でき、最短即日で導入が可能です。また、従業員のスマートフォンを内線端末として利用できるため、リモートワークや外出先でも会社の番号で発着信できます。

事業の成長に合わせてユーザー数を簡単に追加・削減できる拡張性の高さも、変化の早い現代のビジネス環境に適しています。

ビジネスフォンの進化と新機能

クラウド技術の発展に伴い、ビジネスフォンも進化し続けています。

AIを活用した音声認識による自動文字起こしや、CRM（顧客管理システム）との連携による着信時の顧客情報ポップアップなど、電話業務の効率を飛躍的に向上させる機能が次々と登場しています。

これらの新しい技術を積極的に活用すれば、電話対応の品質向上と業務効率化を同時に実現できるでしょう。

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