事業を始めるにあたり、顧客からの問い合わせ窓口となる電話の設置は不可欠です。しかし、電話の種類は多岐にわたり、「どのサービスを選べば良いのかわからない」「費用はどれくらいかかるのか」といった悩みを抱える方も少なくありません。

本記事では、新規でオフィスや店舗を開設する事業者向けに、電話設置にかかる費用相場から、料金を安く抑えるための契約先の選び方、具体的な設置までの手順をわかりやすく解説します。

電話設置の基本知識

電話を設置するといっても、その種類はさまざまです。まずは電話設置に関する基本的な知識として、種類と特徴、必要な機器について解説します。

電話設置の種類と特徴

事業用の電話は、大きく分けて3つの種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合ったものを選びましょう。

小規模なオフィスや店舗の場合、高額な初期費用がかかる加入電話はあまりおすすめできません。コストを抑え、柔軟な働き方に対応できる「IP電話」や「クラウドPBX」が最適な選択肢です。

電話設置に必要な機器

電話の設置には、電話回線の契約のほかに、以下の機器も必要です。

• 電話機本体
  家庭用電話機でも代用できますが、複数の担当者で電話対応を行う場合は、保留や転送機能が充実したビジネスフォンが便利です。クラウドPBXサービスを利用すれば、高価なビジネスフォンを購入しなくても、手持ちのスマートフォンやPCをビジネスフォンとして利用できます。
• PBX（電話交換機）
  複数の外線と内線を効率的に管理するための機器です。従来のビジネスフォンでは「主装置」と呼ばれる物理的な機器をオフィスに設置する必要がありましたが、クラウドPBXならクラウド上のPBX機能を利用するため、機器の購入や設置工事は不要です。

電話設置の流れ

ここでは、実際に電話を設置する際の流れを解説します。特に申し込みから開通までは時間がかかる場合があるため、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

申し込みから開通までのステップ

電話の設置は、一般的に以下の4つのステップで進みます。

1. サービスの選定と問い合わせ
   自社の規模や用途に合った電話サービスを選び、公式サイトや電話で問い合わせます。このとき、利用したい場所がサービス提供エリア内であるかどうかを確認しましょう。
2. 契約手続き
   サービスが決まったら契約手続きに進みます。法人の場合は登記簿謄本、個人事業主の場合は本人確認書類などが必要となります。
3. 電話番号の取得
   契約手続きと並行して、利用する電話番号を決定します。
4. 開通工事と利用開始
   インターネット回線を新規で契約する場合などは、開通工事が必要となる場合があります。工事が完了し、電話機の設定を行えば利用を開始できます。

工事のスケジュールと注意点

光回線の引き込みなど、工事が必要な場合、申し込みから開通まで2週間〜1ヶ月程度かかるのが一般的です。特に、引っ越しシーズンなどの繁忙期は、さらに時間がかかる可能性があるため、早めに申し込みを済ませましょう。

工事当日は、担当者が作業を行うためのスペースを確保しておくなど、スムーズに作業が進むように準備しておくと安心です。

電話設置にかかる費用

電話設置で最も気になるのが費用でしょう。ここでは初期費用と月額費用、そして費用を抑えるためのポイントを解説します。

初期費用の内訳

電話設置にかかる初期費用は、選択するサービスによって大きく異なります。

従来のアナログ電話（加入電話）では「施設設置負担金（電話加入権）」として39,600円が必要でしたが、現在主流のIP電話やクラウドPBXではこの費用はかかりません。

月々の維持費用

月々の費用は、基本料金と実際に通話した分だけかかる通話料で構成されます。

施設設置負担金が不要な「加入電話・ライトプラン」は、月額料金が割高に設定されています。一方、ひかり電話は基本料金が安いですが、別途インターネット回線の契約が必要です。

クラウドPBXは、既存のインターネット回線を利用でき、通話料も安いため、トータルコストを抑えやすいのが特徴です。

費用を抑えるための契約先の選び方

電話設置の費用を抑えるためには、以下の3つのポイントを意識して契約先を選びましょう。

1. 電話加入権が不要なサービスを選ぶ
   初期費用を大幅に削減するために、施設設置負担金のかからないIP電話やクラウドPBXを選びましょう。
2. インターネット回線とセットで契約する
   新規でインターネット回線も契約する場合は、ひかり電話のように電話とセットで提供されているサービスを選ぶと、割引が適用される場合があります。
3. クラウドPBXを活用する
   すでにインターネット環境がある場合は、クラウドPBXが最も経済的です。高価なビジネスフォンを購入する必要がなく、スマホを内線化できるため、機器にかかるコストも削減できます。

電話設置の際の注意点

費用だけでなく、事業を円滑に進めるためのいくつかの注意点があります。

設置場所の選定

電話機を設置する場所は、業務効率に大きく影響します。特にIP電話やクラウドPBXを利用する場合は、ルーターからの距離やLANケーブルの配線を考慮する必要があります。

また、顧客との会話が外部に漏れないよう、静かでプライバシーが確保できる場所に設置しましょう。

電話番号の取得に関する注意

ビジネスで利用する電話番号は、企業の信頼性を左右する重要な要素です。携帯電話の番号や「050」から始まる番号よりも、「03」や「06」といった市外局番から始まる番号の方が、社会的信用を得やすい傾向にあります。

現在では、IP電話やクラウドPBXサービスでも市外局番を取得できるため、事業所の地域に根ざした番号を選ぶことをおすすめします。

電話設置のメリットとデメリット

改めて、事業用の固定電話を設置するメリットとデメリットを整理しておきましょう。

固定電話のメリット

• 社会的信用の獲得：市外局番から始まる番号は、企業の信頼性を高めます。
• プライバシーの保護：従業員の個人携帯を業務利用せずに済みます。
• 安定した通信品質：特にアナログ回線や光回線は、通信が安定しています。

固定電話のデメリット

• コストがかかる：特に従来型の加入電話は、初期費用・月額費用ともに高額です。
• 場所の制約：オフィスに行かなければ電話に出られません。
• 導入に手間がかかる：開通までに工事が必要な場合があります。

ただし、クラウドPBXを利用すれば、これらのデメリットの多くは解消できます。コストを抑えつつ、場所を選ばずに会社の番号で対応できるのが強みです。

電話設置のトラブルシューティング

万が一のトラブルに備えて、基本的な対処法を知っておくと安心です。

よくあるトラブルとその対策

• 電話が繋がらない
  まずは電話機やルーターの電源、ケーブルの接続を確認しましょう。IP電話やクラウドPBXの場合は、インターネットの接続状況も確認が必要です。
• 通話品質が悪い
  IP電話やクラウドPBXの場合、インターネット回線の混雑が原因である可能性があります。時間帯を変えて試したり、契約しているインターネット回線の速度を見直したりしましょう。

サポートへの問い合わせ方法

自身で解決できない場合は、契約している通信事業者のサポートセンターに問い合わせましょう。その際、契約情報や利用している機器の型番、トラブルの具体的な内容を伝えると、スムーズに対応してもらえます。

電話設置後の運用と管理

電話は設置して終わりではありません。日々の業務で円滑に活用するためのポイントを紹介します。

電話機の設定と管理

留守番電話や転送設定など、自社の業務に合わせて電話機の機能を設定しましょう。

クラウドPBXの場合は、Web上の管理画面から簡単に追加ユーザーの登録や設定変更が可能です。従業員の増減にも柔軟に対応できます。

通話記録の管理方法

多くのクラウドPBXサービスでは、通話履歴や録音データをクラウド上で管理する機能を利用できます。

顧客との「言った言わない」のトラブルを防いだり、応対品質の向上に役立てたりと、ビジネスを有利に進めるための貴重なデータとして活用できます。

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