ビジネスフォンをやめたい方へ｜解約の注意点と代替手段を徹底解説

「ビジネスフォンのリース期間が迫っているが、更新すべきか迷っている」「テレワークが普及し、旧来の電話システムでは対応しきれない」

このような課題を背景に、ビジネスフォンの利用をやめたいと考える企業は少なくありません。

しかし、いざ解約するとなると「何から手をつければいいのか」「どんな注意点があるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスフォンをやめる際に知っておくべき注意点、解約後の代替手段、そして新しいシステムへ切り替えるメリットまでを網羅的に解説します。

ビジネスフォンをやめたい理由

多くの企業がビジネスフォンの廃止を検討する背景には、コスト、業務効率、そして技術の進化という3つの大きな理由があります。本章では、それぞれを詳しく見ていきましょう。

コスト削減の必要性

ビジネスフォンには、高額な維持費用がかかります。リース契約でも月々の支払いが発生し、長期的には大きなコスト負担となります。

さらに、老朽化すれば修理やメンテナンスにも費用がかさむため、これらのコストを削減し、より安価な通信サービスへ切り替えることは、多くの企業にとって重要な経営課題といえるでしょう。

業務効率の向上

従来のビジネスフォンはオフィス内での利用が前提のため、テレワークや外出先の従業員への電話取り次ぎが大きな負担となり、業務効率を低下させる一因でした。

担当者不在時には折り返し連絡が必要となり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。

テクノロジーの進化

インターネット回線を利用するクラウドPBXのような新しい電話サービスの登場も、ビジネスフォンからの移行を後押ししています。

クラウドPBXを利用すれば物理的なPBXが不要になり、スマートフォンやPCをビジネスフォンとして利用できます。場所を選ばずに会社の番号で発着信できるため、テレワークにも完全に対応可能です。

ビジネスフォンをやめるべきタイミング

ビジネスフォンをやめる決断には、適切なタイミングがあります。違約金といった余計なコストをかけずにスムーズに移行するためにも、最適な時期を見極めることが重要です。

リース契約の終了時

リース契約の満了時は、ビジネスフォンをやめる絶好のタイミングと言えるでしょう。中途解約すると高額な違約金が発生しますが、満了時であればその心配がありません。

リース満了時には「再リース」「買取り」「返却」の選択肢がありますが、古い機器を使い続ける「再リース」や「買取り」は、故障リスクが高く、新しい働き方にも対応できません。将来的な事業展開を見据え、契約満了のタイミングで新しいシステムへ切り替えることをおすすめします。

オフィスの移転・縮小時

オフィスの移転や事業規模の縮小も、電話システムを見直す良い機会です。

新しいオフィスの規模や働き方に合わせて、本当にビジネスフォンが必要か、どの程度の機能や回線数が必要かを再評価しましょう。このタイミングでクラウドPBXのような柔軟なシステムを導入すれば、将来の事業拡大にもスムーズに対応できます。

機器の故障・老朽化

ビジネスフォンの法定耐用年数は6年とされています。耐用年数を超えた機器は、故障の頻度が高くなり、その都度修理費用が発生します。

特に、システムの心臓部であるPBXが故障すると、社内の電話がすべて使えなくなり、事業に大きな支障をきたす恐れがあります。故障が頻発する、あるいは修理部品の供給が終了しているような場合は、新しいシステムへの切り替えを積極的に検討すべきタイミングといえるでしょう。

ビジネスフォン解約時の確認事項

ビジネスフォンを解約する際には、思わぬトラブルや費用の発生を防ぐために、事前にいくつかの重要事項を確認しておく必要があります。

契約内容

まずはリース契約書や保守契約書を隅々まで確認し、解約に関する条項を正確に把握しましょう。特に以下の点は重要です。

• 解約可能なタイミングと違約金の有無: 契約期間の途中で解約する場合、リース残額の一括払いや違約金が定められていないか確認します。
• 機器の返却義務: リース物件である機器の返却先、梱包や送料の負担者などを確認します。
• 付帯サービスの扱い: 保守契約などが別途結ばれている場合、その解約手続きも必要です。

電話番号の扱い

会社の電話番号は重要な経営資産です。現在の番号を新しいシステムでも利用できるかは、ビジネスの継続性に関わる最重要事項といえます。

必ず新しいサービスの契約前に、移行先の事業者に現在の電話番号を伝え、番号ポータビリティ（LNP）が可能かどうかを確認してください。この確認を怠って旧サービスを解約してしまうと、最悪の場合、その電話番号を失うことになります。

また、NTTのアナログ回線やISDN回線を利用している場合、契約を完全に「解約」するのではなく、電話加入権を最長10年間保管できる「利用休止」という選択肢も検討しましょう。

接続機器

ビジネスフォンは、電話機だけでなく、他のさまざまな機器と接続されている場合があります。

PBXを撤去することで、ドアホンや放送設備、FAX、クレジットカードの決済端末などが利用できなくなる可能性があるため注意が必要です。どの機器が接続されているかを事前にリストアップし、代替手段を検討しておきましょう。

外線本数と利用機能

現在、同時に何本の外線通話（チャネル数）を利用しているか、また、転送や保留、自動応答（IVR）など、業務に不可欠な機能は何かを洗い出します。

これらの現状を把握することで、新しい電話システムを選定する際の要件が明確になり、導入後のミスマッチを防げます。

ビジネスフォンからの切り替え方法

ビジネスフォンをやめた後の代替手段の最も現実的でメリットの大きい選択肢はクラウドPBXの導入です。クラウドPBXは、インターネット経由でビジネスフォンと同等の機能を提供します。

上表の通り、クラウドPBXは物理的な機器が不要なため初期費用を大幅に抑えられ、場所を選ばずに利用できるためテレワークにも最適です。企業の成長に合わせて柔軟に規模を拡大・縮小できる点も大きなメリットといえます。

不要なビジネスフォンの処理方法

ビジネスフォンをやめた後、不要になった機器は適切に処理する必要があります。購入品かリース品かによって処理方法が異なります。

購入品の場合

自社で購入したビジネスフォンは、事業活動に伴い排出されるため「産業廃棄物」に分類され、法律に基づき適正に処理する必要があります。一般ごみとして捨てることはできません。

必ず、自治体の許可を得た産業廃棄物処理業者に回収を依頼してください。無許可の業者に依頼したり、不法投棄したりすると、厳しい罰則の対象となるため注意が必要です。

リース品の場合

リース品の場合は、所有権がリース会社にあるため、勝手に処分することはできません。

リース契約書の内容に従い、指定された方法でリース会社に返却します。機器の撤去工事や返送費用は、原則として借主（利用者）側の負担となるため、事前に確認しておきましょう。

ビジネスフォンをやめる際の注意点

スムーズな移行を実現するため、解約から新システム導入までのプロセスで注意すべき点を解説します。

撤去工事の手配

ビジネスフォンの撤去工事には、専門的な知識と資格が必要です。必ず専門業者に依頼してください。

特にリース物件を返却する場合、ずさんな工事で機器を破損させてしまうと、損害賠償を請求される可能性もあります。信頼できる業者を慎重に選び、余裕を持ったスケジュールで手配しましょう。

新しい通信手段の準備

新しい電話システムへの切り替えは、計画的に進めることが重要です。

多くのクラウドPBXサービスでは無料トライアルが提供されています。本格導入の前に、実際の業務環境で通話品質や操作性をテストし、問題がないかを確認しましょう。また、安定した通話のためには、高速で安定したインターネット回線が不可欠です。必要に応じて、ネットワーク環境の見直しも行いましょう。

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