ビジネスフォンの種類を解説！タイプ別の特徴やメリット・デメリットも

オフィスの新設や移転、あるいは通信コストの見直しを検討する際、ビジネスフォンの選定は避けて通れない重要な課題です。しかし、専門用語が多く、選択肢も幅広いため、どのシステムが自社に最適なのか判断に迷うことも少なくありません。

本記事では、そのようなお悩みをお持ちの方へ向けて、ビジネスフォンの基本的な種類から、それぞれのメリット・デメリット、費用感、そして自社に合ったサービスの選び方までを網羅的に解説します。

そもそもビジネスフォンとは？

ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有・管理できる企業向けの電話システムのことです。家庭用電話機が基本的に1つの電話番号（1回線）で1つの通話しかできないのに対し、ビジネスフォンは限られた回線を複数の電話機で効率的に共有できます。

この仕組みの中核を担うのが「主装置」と呼ばれる電話交換機です。オフィス内の各電話機は主装置に接続され、この主装置が外線と内線の交通整理を行うことで、コストを抑えつつスムーズな電話応対を実現しています。

ビジネスフォンの主な機能

ビジネスフォンには、業務効率を向上させる多彩な機能が標準で搭載されています。

ビジネスフォンの種類一覧

ビジネスフォンは、主装置の設置形態によって、大きく3つの種類に分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合ったものを選びましょう。

レガシータイプ（主装置・PBX設置型）

オフィス内に物理的な主装置やPBXを設置し、電話回線で各電話機を接続する、従来型のビジネスフォンです。

IP-PBX

社内にIP-PBXという専用機器を設置し、社内のLAN（構内ネットワーク）網を利用して通信するタイプのビジネスフォンです。

クラウドPBX

物理的な主装置をオフィスに設置せず、クラウド（インターネット）上にあるPBX機能を利用する、最も新しい形態のビジネスフォンです。

レガシータイプの特徴

まずは、従来型の主流であったレガシータイプから、その仕組みや導入に適した企業までを解説します。

その仕組みは、オフィス内に設置した物理的な主装置／PBXが、アナログ回線やISDN回線といった従来の電話網を制御します。

最大の特長は、インターネット回線から独立していることによる通信の安定性とセキュリティの高さです。外部のネットワーク障害の影響を受けにくく、クリアな音質を保ちやすい点が強みです。

メリットとデメリット

導入に適した企業

• インターネット環境が不安定な地域に拠点がある企業
• 通信の安定性やセキュリティを最優先事項とする企業
• 機能の拡張やリモートワークの必要性が低い企業

IP-PBXの特徴

次に、レガシータイプの後継として登場したIP-PBXについてです。

その仕組みは、主装置の代わりにIP-PBXをオフィス内に設置し、社内のLAN回線を利用して音声データをやり取りします。電話機とパソコンを同じネットワークに接続できるため、配線がシンプルになるのが利点です。

PCを電話機として利用する「ソフトフォン」や、CTI（Computer Telephony Integration）システムと連携し、着信時に顧客情報をPC画面に表示させるといった、柔軟な活用も可能です。

メリットとデメリット

導入に適した企業

• 社内にIT専門の部署や担当者がいる企業
• 複数の拠点を持ち、拠点間の通話コストを削減したい企業
• 自社の管理下で柔軟にシステムをカスタマイズしたい企業

クラウドPBXの特徴

最後に、現在の主流であるクラウドPBXについてです。

仕組みとして、オフィスに主装置を設置せず、インターネットを介してベンダーが提供するPBX機能を利用します。利用者はIP電話機やPC、スマートフォンアプリを通じて会社の電話機能を使います。

物理的な機器が不要なため、導入の手間やコストを大幅に削減できるのが最大の特徴と言えるでしょう。

メリットとデメリット

導入に適した企業

• スタートアップや中小企業など、初期費用を抑えたい企業
• リモートワークやハイブリッドワークを導入している企業
• 専門のIT担当者がおらず、運用負荷を下げたい企業

ビジネスフォンの導入費用

ビジネスフォンを導入する際にかかる費用について、各タイプを比較しながら解説します。

初期費用の目安

初期費用は、主装置や電話機の購入費、そして設置工事費から構成されます。

• レガシーPBX/IP-PBX: 専用機器の購入や工事が必須のため、数十万円〜数百万円と高額になる傾向があります。
• クラウドPBX: 物理的な機器が不要なため、0円〜数万円程度に抑えられます。IP電話機を購入する場合に、その費用が発生します。

月額運用費用

月々のランニングコストには、回線の基本料金や保守費用、ライセンス料などが含まれます。

• レガシーPBX: 回線使用料と機器の保守契約料で、月々数万円からが目安となります。
• IP-PBX: IP電話サービスの回線利用料と、保守費用がかかります。
• クラウドPBX: 月額数千円から利用できるサービスが多く、ユーザー数に応じたID料金やオプション機能の料金が加算される料金体系が一般的です。

その他の費用

システムのタイプを問わず、通話料は別途発生します。また、オンプレミス型（レガシー/IP-PBX）の場合は、将来的な機器の修理や入れ替え、レイアウト変更時の工事などで追加費用が発生する可能性も考慮しておきましょう。

ビジネスフォン選びのポイント

多様な選択肢の中から自社に最適なビジネスフォンを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

必要な機能を考える

まず、自社の業務において「絶対に欠かせない機能」と「あれば便利な機能」をリストアップしましょう。

例えば、顧客からの問い合わせが多いならIVR（自動音声応答）や通話録音機能、営業担当者が多いならスマートフォン連携機能などが考えられます。不要な機能はコスト増に直結するため、本当に必要な機能を見極めることが重要です。

企業の規模に応じた選定

ビジネスフォンを選ぶ上で重要になるのが、「チャネル数」の明確化です。チャネル数とは「同時に通話できる数」を指し、一般的に従業員数の3分の1程度が目安と言われています。

チャネル数が不足すると、電話が繋がらず機会損失につながる一方、多すぎても無駄なコストが発生します。ただし、これはあくまで一般的な目安です。コールセンター業務が中心であったり、電話での問い合わせが頻繁だったりする場合には、より多くのチャネル数が必要になります。自社の電話の利用頻度を考慮し、適切なチャネル数に対応したシステムを選びましょう。

将来的な拡張性

「今後、従業員や拠点が増える可能性があるか？」という視点も大切です。

レガシーPBXやIP-PBXは、導入後に規模を拡張する場合、大掛かりな工事や機器の買い替えが必要になることがあります。一方、クラウドPBXであれば、Webの管理画面から簡単にユーザーを追加できるなど、事業の成長に合わせて柔軟な拡張が可能です。

サポート体制の比較

特に社内にIT担当者がいない場合、トラブル発生時のサポート体制は非常に重要です。

導入後のトラブルシューティングや設定変更など、どのようなサポートをどの範囲で受けられるのかを、契約前にしっかりと確認しておきましょう。

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