【業種別】ビジネスフォンの選び方を徹底解説！
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ビジネスフォンを導入する際には、業種ごとに異なるニーズや特有の課題を理解したうえで、自社に最適なシステムを選定することが重要です。
各業種の特性に合わせたビジネスフォンを選ぶことで、顧客対応の効率化や社内コミュニケーションの改善を図れます。例えば、コールセンターでは大量の通話を一度に処理できる機能、医療業界ではスタッフ同士で迅速に連絡をとれる機能があると便利です。
本記事では、7つの業種別にビジネスフォンの選び方を解説します。
- 業種別ビジネスフォンの選び方
- コールセンター
- コンタクトセンター
- 医療・介護福祉業
- 製造業
- 飲食業
- 建築・不動産業
- 金融・保険業
- IVR機能のあるビジネスフォンがおすすめ
- IVRyなら最短即日・低価格でIVRを導入できます
業種別ビジネスフォンの選び方
ビジネスフォンは単なる通話手段にとどまらず、効率的な業務運営や顧客対応力の向上、コスト削減など、さまざまな側面でビジネス価値を提供します。多機能性や拡張性を備えた現代のビジネスフォンは、多くの業界において企業活動の基盤となるコミュニケーションツールとして欠かせない存在になっています。
ここでは、これからビジネスフォンを導入する方に向けて、業種別ビジネスフォンの選び方を解説します。
コールセンター
コールセンターでは、顧客からの問い合わせや申込み手続きに対応するため、多数の電話を同時に処理する必要があります。
また、クレーム対応や顧客情報の迅速な取得が求められ、業務改善のために通話録音やモニタリング機能も不可欠です。
コールセンターで特に重要なビジネスフォンの機能
機能名 | 目的・必要性 |
|---|---|
通話録音機能 | すべての通話内容を自動的に録音し、後から確認できる機能。トラブルの防止や業務改善に役立つ。 |
CTI機能 | 着信時に顧客情報が自動で表示され、迅速な対応が可能。顧客の履歴を参照しながら応対できるため、顧客体験の向上につながる。 |
待機メッセージ機能 | 電話応対が難しいときに自動でメッセージを流し、顧客の不安や不満を和らげる。応対待ちの間も安心感を与えられるため、顧客満足度が向上する。 |
通話モニター機能 | 管理者が通話内容をモニタリングし、スタッフの応対スキルの向上をサポートする。顧客対応の一貫性や品質管理が可能となる。 |
コンタクトセンター
コンタクトセンターは、主に顧客からの問い合わせや手続き依頼に対応するため、効率的で迅速な対応が必要です。また、着信先の自動振り分けや、音声ガイダンスによる自動案内も求められます。
コンタクトセンターで特に重要なビジネスフォンの機能
機能名 | 目的・必要性 |
|---|---|
ACD（自動着信分配）機能 | ログイン中のオペレーターに着信を自動で振り分け、業務の負担を均一化しつつ、迅速な対応を実現する。 |
IVR（自動音声応答）機能 | 問い合わせ内容に応じて、自動音声案内や適切なオペレーターへの誘導が可能。オペレーターの負担軽減や通話数削減につながる。 |
通話録音機能 | 通話内容を後から確認し応対品質の向上に役立てることができ、サービスレベルの向上に貢献する。 |
スマートフォンへの転送機能 | 在宅勤務のオペレーターでも対応が可能となり、柔軟な働き方をサポートする。 |
医療・介護福祉業
医療・介護福祉業では、病室からのナースコールを迅速に受けたり、スタッフ間で円滑にコミュニケーションをとったりする必要があります。
特に、移動が多い職場では、どこにいても即座に連絡を取り合えることが重要です。
医療・介護福祉業で特に重要なビジネスフォンの機能
機能名 | 目的・必要性 |
|---|---|
内線機能 | ナースステーションと診察室、ほかの病室間での業務連絡をスムーズに行う。 |
コードレス機能 | 小型の子機を持って移動しながらの通話を可能とし、業務効率を向上させる。 |
ナースコールシステム連携機能 | ナースコールの信号を受信し、即時対応を可能とする。 |
ドアホン機能 | 施設の出入口に設置し、不審者の出入りを監視する。 |
製造業
製造業では、工場内の騒音環境においても円滑なコミュニケーションが求められます。また、事務所と現場をつなぐ内線通話や、迅速な情報共有のための構内放送機能も重要です。
製造業で特に重要なビジネスフォンの機能
機能名 | 目的・必要性 |
|---|---|
内線機能 | 事務所と工場内のスタッフ間でのスムーズな通話を実現する。 |
大音量ベル機能 | 騒音の多い環境でも、着信音を聞き漏らさないために、大音量でアラートを流せる。 |
コードレス機能 | 現場のどの工程であっても、小型の子機を持って通話できるため、業務効率が向上する。 |
コールスピーカー機能 | 放送設備がなくても、内線通話を利用して構内放送を行える。 |
飲食業
飲食業では、予約や問い合わせの電話が多くありますが、接客中で手が離せないことも少なくありません。そのため、着信を逃さず、迅速に対応できるような機能が必要です。また、迷惑電話対策や、開店・閉店時の音声案内機能も求められます。
飲食業で特に重要なビジネスフォンの機能
機能名 | 目的・必要性 |
|---|---|
ナンバーディスプレイ | 着信時に電話番号を表示し、かけてきた顧客を確認できる機能。重要な予約や問い合わせを見逃すリスクを減少させる。 |
ボイスワープ | 電話に出られないときや定休日に、メッセージを自動的に流すことで、顧客に必要な情報を提供し、信頼感を向上させる。 |
迷惑電話対策 | セールスなどの迷惑電話をブロックする機能。業務効率を高め、顧客対応に集中できる環境を整える。 |
チャイムタイマー機能 | 開店時や閉店時にアラーム音を鳴らすことで、スタッフに重要な時間を通知し、業務の流れを円滑にする。 |
建築・不動産業
建築・不動産業では、現場と事務所を頻繁に往復しながら業務を行うため、外出先でも電話を取りたいというニーズがあります。
また、取引先とスムーズにコミュニケーションをとったり、現場と効率的にやり取りを行ったりするための機能も必要です。
建築・不動産業で特に重要なビジネスフォンの機能
必要な機能 | 目的・必要性 |
|---|---|
留守番電話機能 | 不在時の電話応対に役立つ留守番電話機能。重要なメッセージを受け取ることで、迅速なフォローアップが可能。 |
コールスピーカー機能 | 音声を拡張して伝えられるため、広い建設現場でも情報を迅速に共有できる。 |
手動転送機能 | 電話を別の内線や外線に手動で転送できる機能。外出先からでも、必要な通話を即座にほかのスタッフへ引き継げる。 |
ワンタッチダイヤル | 重要な取引先の電話番号をワンタッチで呼び出せる機能。スピーディーな連絡が求められる業界において、時間の節約を実現する。 |
金融・保険業
金融・保険業界では、顧客との通話が頻繁に発生します。同時に複数の問い合わせに対応しなければならず、顧客情報の即時表示や、トラブルを防止するための録音機能などが求められます。
金融・保険業で特に重要なビジネスフォンの機能
必要な機能 | 目的・必要性 |
|---|---|
CTI機能 | 電話とコンピュータを連携させ、着信と同時に顧客情報を画面に表示することで、迅速かつ正確な対応を実現する。 |
通話録音機能 | 顧客との通話を録音し、後で確認できる機能。トラブル防止や業務改善のために重要。 |
お待たせ着信機能 | 通話中に別の電話がかかってきた際、待機中の顧客にガイダンスを流す機能。待機時間中にも情報を提供することで、顧客満足度の向上につながる。 |
留守番電話機能 | 不在時にもメッセージを受け取り、重要な連絡を逃さないための機能。お待たせメッセージの設定により、顧客への配慮も可能。 |
IVR機能のあるビジネスフォンがおすすめ
この記事では、業種別にビジネスフォンに求められる重要な機能を解説しました。
ビジネスフォンに対するニーズは業種によってさまざまです。自社が求める機能をすべて備えたビジネスフォンを選定し、業務の効率化を図りましょう。
特に、社外からの電話を頻繁に受ける業種であれば、IVR機能のあるビジネスフォンがおすすめです。着信の自動振り分けや音声案内により、オペレーターの負担を軽減できます。
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IVRy編集部
(株式会社IVRy / IVRy編集部)
IVRy編集部です。電話に関する様々な情報をわかりやすく解説します。 【IVRyとは？】 IVRy（アイブリー）は1日100円から利用できる電話自動応答サービス（IVRシステム）です。自由な分岐設定と自動応答・SMS返信・電話の転送（リダイレクト）・録音機能を活用し、営業電話・顧客からの問い合わせ・注文・予約等の様々なシーンを自動化します。また、営業時間内と営業時間外でルールを変えることや、電話履歴の確認や顧客登録機能等、多数の便利な機能が存在しています。
