電話の主装置交換ガイド｜かかる費用と最適な選択肢を解説

「最近、電話の調子が悪い」「故障が増えてきたけど、どうすればいいんだろう？」
オフィスの電話システムの中心である「主装置」の老朽化について、このような悩みを抱えていませんか。

主装置の交換は単に古い機器を新しくするだけでなく、テレワークなど新しい働き方に対応できる最新の電話システムへ刷新する絶好の機会でもあります。

本記事では、電話の主装置を交換する際の選択肢から導入コスト、信頼できる業者の選び方まで解説します。

ビジネスフォン主装置の役割と重要性

電話（ビジネスフォン）の主装置とは、企業内の電話網をコントロールする司令塔のような存在です。複数の外線と内線を効率的に接続・管理し、社員間の内線通話や外部とのスムーズな電話のやり取りを実現します。

具体的には、以下のような重要な役割を担っています。

• 外線・内線の制御: 少ない回線数で多くの電話機が発着信できるように制御します。
• 内線通話機能: 社員同士の無料通話を実現します。
• 転送・保留機能: 受けた電話を他の担当者へスムーズに取り次ぎます。

このように、主装置は日々の業務に不可欠なコミュニケーション基盤であり、その性能が業務効率や顧客対応の品質を大きく左右します。

交換が必要な理由

主装置にも寿命があり、法定耐用年数は一般的に6年とされています。メーカーによる部品の保有期間も、製造終了後7年程度が目安です。これを超えて使用を続けると、様々な問題が発生します。

• 故障やトラブルの増加: 経年劣化により、突然通話ができなくなる、雑音が入るといったトラブルが頻発し、ビジネスチャンスの損失に直結します。
• 新しい働き方への未対応: テレワークやフリーアドレスなど、現代の多様な働き方に旧来の主装置は対応できません。
• 業務効率の低下: 最新のシステムであれば可能な、CTI（Computer Telephony Integration）連携による顧客情報の表示や、通話録音機能などが利用できず、非効率な電話対応を強いられます。

これらの課題を解決し、将来的な事業拡大にも柔軟に対応するため、適切なタイミングでの主装置の交換が不可欠です。

主装置交換で解決できるトラブル

主装置を新しいものに交換することで、現在抱えている多くの電話関連のトラブルを根本的に解決できます。

通話品質の低下

「顧客の声が聞き取りにくい」「通話中に雑音が混じる」といった通話品質の低下は、主装置の老朽化が主な原因です。

主装置内部の部品が劣化すると、音声信号を正常に処理できなくなります。最新の主装置に交換することで、クリアで安定した通話品質を取り戻し、顧客との円滑なコミュニケーションを回復させます。

機能不全や故障

特定の電話機だけが使えない、転送機能が動作しないといった機能不全や、システム全体が停止してしまうような致命的な故障は、ビジネスに深刻な影響を与えます。

老朽化した主装置は、いつ完全に停止してもおかしくない状態です。計画的に交換を行うことで、業務が突然ストップするリスクを回避し、安定した事業運営を継続できます。

主装置交換の手順と注意点

主装置の交換は専門的な知識を要するため、専門業者へ依頼するのが一般的です。依頼から導入までの大まかな流れを理解しておきましょう。

交換前の準備

業者へ相談する前に、自社の状況と要望を整理しておくことが重要です。

• 現状の把握: 現在利用している電話機の台数、外線・内線の数、月々の通話料などを把握します。
• 課題の洗い出し: 「テレワークに対応したい」「通話録音機能が欲しい」など、現状の課題や導入したい機能をリストアップします。
• 予算の設定: どの程度の費用をかけられるか、大まかな予算を立てておきます。

これらをまとめておけば、業者との相談がスムーズに進み、自社に最適な提案を受けやすくなります。

交換作業の流れ

専門業者に依頼した場合、一般的に以下のような流れで交換作業が進みます。

1. 問い合わせ・ヒアリング: 複数の業者に連絡し、現状の課題や要望を伝えます。
2. 現地調査: 業者がオフィスを訪問し、既存の設備や配線状況を確認します。
3. 提案・見積もり: 調査結果に基づき、最適なシステム構成と詳細な見積もりが提示されます。
4. 契約: 提案内容と見積もりに納得できれば契約を結びます。
5. 工事・設置: スケジュールを調整し、主装置の設置や配線工事を行います。
6. 設定・テスト: 新しいシステムの設定を行い、正常に動作するかテストします。
7. 利用開始・アフターサポート: 利用を開始し、運用中に問題があればサポートを受けます。

主装置の交換にかかる費用目安

主装置の交換費用は、導入するシステムの種類によって大きく異なります。ここでは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの選択肢を中心に解説します。

交換費用の相場

自社内に主装置を設置する従来型ビジネスフォンでは、初期に大きな投資が必要ですが、月々の費用は抑えられます。
一方、クラウドPBXはインターネット経由で機能を利用するサービスで、初期費用を大幅に抑えられる反面、月額利用料が発生します。

追加費用が発生するケース

基本の見積もりに加え、以下のようなケースでは追加費用が発生することがあります。

• 配線工事: オフィスのレイアウトが複雑で、新たに大規模な配線が必要な場合。
• オプション機能: 通話録音やIVR（自動音声応答）など、高度な機能を追加する場合。
• 古い機器の処分: 既存の主装置や電話機の処分を業者に依頼する場合。

主装置の選び方とおすすめ機種

自社に最適な主装置を選ぶには、どのような点に注目すればよいのでしょうか。

機能と性能のチェックポイント

主装置を選ぶ上で最も重要な選択は、「オンプレミス型」と「クラウドPBX」のどちらを選ぶかです。

• オンプレミス型が向いている企業:
  • 初期投資の予算が確保できる
  • 自社でシステムを管理・運用したい
  • 業務が主にオフィス内で完結する
    
• クラウドPBXが向いている企業:
  • 初期費用を抑えたい
  • テレワークを積極的に導入したい
  • 従業員の増減に柔軟に対応したい

この基本的な方針を決めた上で、必要な電話機の台数（ユーザー数）や、同時通話数（チャネル数）、そして通話録音やスマートフォン連携といった必須機能をリストアップし、要件を満たすサービスや機種を比較検討します。

人気の主装置メーカー

オンプレミス型では、NECやSAXA（サクサ）、NTTなどが主要なメーカーとして知られてます。

一方、クラウドPBXは特定のメーカーに縛られず、様々なベンダーが独自のサービスを提供しています。価格や機能、サポート体制も多種多様なため、複数のサービスを比較し、自社の要件に最も合うベンダーを選ぶことが重要です。

ビジネスフォン導入のお悩みはアイブリーで解決！

「ビジネスフォンは導入費用が高い…」「かといって安価なものだと業務効率が上がらなそう…」「使いたい機能があるけど、設定が複雑…」

ビジネスフォン選びでは、このようなお悩みを抱えがちです。

そんな悩みをまとめて解決するのが、月額3,480円から始められるクラウド電話サービス「アイブリー」

従来のビジネスフォンのような、高額な主装置の購入、PBXの設置工事は不要。PCやスマートフォンをビジネスフォンとして利用できるため、コスト削減と業務効率化を同時に実現できます。

• IVR（自動音声応答）による適切な担当者への振り分け
• 全通話の自動録音機能と書き起こしで「言った言わない」のトラブル防止
• 場所を選ばずスマートフォンで受発信が可能

など、ビジネスに必要な機能が揃っています。

まずはアイブリーの無料トライアルをお試しください。専門知識は不要で、最短即日で新たな電話環境を体験できます。