ビジネスフォンを安く導入するには？クラウド型のメリットを正しく理解

ビジネスフォンは企業のコミュニケーションに欠かせませんが、導入には一定のコストがかかります。コストを減らすには、ビジネスフォンの選択肢ごとに必要となるコストを理解する必要があります。

この記事を読めば、ビジネスフォンの導入・利用に必要なコストが、初期コストとランニングコスト、増設時のコストと分けて理解できます。

また、オンプレミス型とクラウド型それぞれの費用項目を比較表で整理します。

ビジネスフォンにかかるコスト

ビジネスフォン導入時のコストを考えるとき、「初期コスト」「ランニングコスト」「増設時のコスト」の3つに分けて考える必要があります。ここでは、それぞれどのようなコストが必要になるのか解説します。

初期コスト

ハードウェア（電話機）の購入

電話機を人数分だけ購入する必要があります。また、万が一故障した場合でも業務を継続できるよう予備機の確保も検討する必要があります。

基盤インフラの整備

電話の発信や着信を制御する専用システムとして電話交換機（PBX）が必要です。そのうえで、ビジネスフォンと電話交換機をネットワーク的に接続させるためのルーター、スイッチ、LANケーブルなども準備しなければなりません。さらに、IVR、通話録音などの機能を利用する場合には、専用のサーバやストレージ装置を構築する必要があります。

設置・設定の委託費用

ビジネスフォンをシステムとして稼働させるためには設計や設置、設定を業者に委託する必要があります。また、電話回線やネットワークの配線工事についても委託することになり、コストが発生します。

ランニングコスト

ビジネスフォンを導入した後は、安定的なシステム稼働を継続するために保守サポート契約を締結するのが一般的です。そのため、通話料や電話回線コストとは別に、毎月あるいは年間一括で保守ベンダーに委託費を支払うことになります。

増設時のコスト

事業や人員の拡大等によってビジネスフォンを増設する際には、ハードウェアや物理的な回線の追加購入が必要になります。また、増設の規模によっては、高いグレードの機種を再購入しなければならないケースもあります。

ビジネスフォンを安く使うには？

主流はクラウド型

従来は、ビジネスフォンを導入するために基板インフラを自社で一括調達して構築するオンプレミス型が主流でした。オンプレミス型の場合、初期投資が非常に大きいことから、中小企業は気軽に利用できない点が課題でした。

一方で近年では、インターネット環境が向上したことで、クラウド型のビジネスフォン（クラウドPBX）を採用するケースが増えています。オンプレミス型と異なり、コスト面で初期投資や基盤インフラの運用費用が不要な点などが評価されています。

オンプレミス型とクラウド型それぞれのコスト項目

あらためて、オンプレミス型とクラウド型のコスト項目を整理します。オンプレミス型とクラウド型ではコストの掛かり方が大きく異なります。ポイントは、クラウド型は原則すべてがランニングコストとなる点です。

クラウド型のメリット

クラウド型を採用する場合の最大のメリットは、ランニングコストとして支払いを平準化できることです。

オンプレミス型の場合は、初期コストとして導入時に大きな支払いが必要となりますが、クラウド型は月額料金で利用できるため、初期の支払いがオンプレミス型と比べて抑えられます。増設やオプションの追加コストも月単位にできる点もメリットです。

また、ビジネスの状況によって規模を縮小する場合でも、即座にスケールダウンできるなど、コスト面でのメリットが大きいです。

コストだけではないクラウド型ビジネスフォンのメリット

クラウド型のビジネスフォンが増えている理由は決してコストの観点だけではありません。クラウド型は、オンプレミス型と比べて拡張性、管理の容易さ等、複数の優位性があります。それぞれ解説します。

拡張性が高い

拡張性の観点では、企業の成長や変化に応じて簡単にユーザー数を増減できるため、必要に応じて迅速に対応できます。この特性は、特にスタートアップや中小企業にとって大きなメリットです。

利便性が高い

クラウド型のビジネスフォンはインターネット接続できる環境があれば、オフィス外でも電話を受けたり発信したりできるため、リモートワークや出張中でも業務できます。これにより、従業員の生産性が向上し、ワークライフバランスの改善にもつながります。

最新機能が自動でアップデート

クラウド型ビジネスフォンは自動アップデート機能で常に最新の機能やセキュリティ対策が施されるため、オンプレミス型のような手動でのメンテナンスやアップグレードが不要です。IT部門の業務負担が軽減され、他の業務に専念できるようになります。

このように、クラウド型ビジネスフォンはコスト以外にも多くのメリットを提供し、企業の競争力を高める重要なツールとなります。ビジネスフォンの導入を検討する際は、まずはクラウド型のサービスから調べてみるとよいでしょう。

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