オフィス移転時に電話を移設する方法とは？手順と注意点を解説

オフィス移転を円滑に進めるには、レイアウトや設備だけではなく「電話対応」の準備も欠かせません。電話機の移設や電話番号変更に関する対応を誤ると、業務の停滞や顧客対応の混乱を招くおそれがあります。

本記事では、オフィスを移転する際の電話移設の基本的な手順、番号変更時の注意点、さらにクラウド型電話サービスを活用した効率化のメリットを解説します。

オフィス移転時における電話移設の基本手順

オフィスの移転時、電話を移設する手順は以下の通りです。

• STEP1:事前の確認
• STEP2:オフィス移転スケジュールの策定
• STEP3:電話の移設申請と工事の手配
• STEP4:配線・主装置の設置準備
• STEP5:動作確認と開通テスト

STEP1:事前の確認

オフィスの電話を移設する際は、事前に以下の4つを確認しましょう。

電話番号の継続利用可否の確認

現在使用中の電話番号を、移転先のオフィスでも継続して利用できるかどうかを通信事業者に確認します。継続利用できない場合、番号変更の手続きや周知が必要です。

現番号の種類とエリアの確認

使用中の電話番号が「0AB-J型（市外局番付き）」か「IP電話番号」かを確認します。市外局番付き番号の場合は、番号のエリアと移転先の地理的エリアが一致していなければ利用できません。

収容局の違いによる継続可否の確認

電話番号の収容局が異なる場合、同一番号の継続利用ができない可能性があります。

番号ポータビリティ制度の活用可否

通信事業者を変更する場合、番号ポータビリティ制度を利用して、電話番号を継続利用できるかを確認します。制度の適用条件や手続き内容を、事前に通信事業者へ問い合わせることが重要です。

STEP2:オフィス移転スケジュールの策定

電話移設に必要な期間を考慮し、オフィス全体の移転スケジュールを策定します。

通信事業者の工事日程や申請手続きの期間を踏まえ、余裕をもったスケジュールを設定します。業務への影響を最小限に抑えるため、業務時間外や休日の工事も検討しましょう。

基本工事費、屋内配線工事費、交換機等工事費などが必要で、NTT東日本や西日本の場合、電話機10台の移設では基本工事費＋屋内配線費で約15万円（税込）が目安です。ただし、建物構造や追加機能により30万円程度まで変動することがあります。

クラウド型電話サービスを導入することで、これらの手続きや工事が不要となる場合があります。詳細は第3章で解説します。

STEP3:移設申請と工事の手配

通信事業者に対して、移転先での電話回線設置に必要な申請をします。工事日程の調整や必要な機器の手配を事前に済ませておきましょう。

工事当日は担当者が立ち会い、設置場所や配線ルートの確認を行うことが望ましいです。

STEP4:配線・主装置の設置準備

新オフィスのレイアウトに基づき、電話機の配置や配線ルートを計画します。電話機の配線工事は、ほかの設備工事と干渉しないよう、スケジュールの調整が必要です。

STEP5:動作確認と開通テスト

工事が完了したら、全ての電話機で正常に発着信ができるかを確認します。内線通話や外線通話、留守番電話機能など、各種機能の動作確認も必要です。

問題が起きた場合は、速やかに通信事業者や工事業者に連絡し、対応を依頼しましょう。

オフィス移転時に電話番号を変更する際の注意点

オフィス移転時に電話番号を変更する場合は、以下の点に注意しましょう。

1. 取引先への事前連絡

電話番号が変わることが決定した時点で、取引先や顧客に速やかに新しい番号を通知しましょう。メール・郵送・電話など複数の手段を併用し、確実に連絡します。公式サイトやSNSを活用し、広く周知することも効果的です。

重要な取引先には、個別に連絡を取り、番号の変更を直接伝えることで、信頼関係を維持できるでしょう。

電話番号の変更を避けたい場合は、クラウド型電話サービスを利用するのも一つの方法です。

2. 音声ガイダンスの設定

変更前の電話番号に電話がかかってきた際、新番号を案内する音声ガイダンスを設定することで、顧客の混乱を防げます。

NTT東日本などのサービスを利用すれば、約3か月間、旧番号に音声ガイダンスを流せます。

3. 名刺・Web・帳票の更新

オフィス移転が完了したら、名刺、会社案内、請求書、契約書などの帳票類を速やかに更新する必要があります。

更新作業は、移転前から計画的に進め、移転後すぐ新しい情報を使用できるよう準備しましょう。社内外の関係者に対して、迅速に新しい連絡先を共有し、情報の統一を図ることが重要です。

4. 電話番号の変更による混乱の防止策

旧電話番号から新しい電話番号への転送サービスを一定期間利用することで、顧客からの連絡を確実に受け取れます。その間に、社内外の関係者に電話番号変更の周知を徹底し、混乱を最小限に抑えましょう。

クラウド型のIVRやクラウドPBXなら電話環境の整備が低コスト可能に

従来のオフィス電話ではなく、クラウド型のIVRやクラウドPBXを活用することで、オフィス移転後も低コストかつ短工期で電話環境を整備できます。そのほかクラウド型のIVRやクラウドPBXのメリットは以下の通りです。

1. 物理回線に依存しない番号維持

クラウド型のIVRやクラウドPBXなどはインターネット回線を利用するため、物理的な電話回線に依存せず、既存の市外局番付き電話番号をそのまま継続利用できる場合があります。従来の電話回線のように収容局に縛られることがなく、オフィス移転やレイアウト変更時の配線工事も不要です。

例えば、同一市外局番であれば、収容局の変更によって番号が変わることもなく、取引先への通知や名刺・パンフレットなど印刷物の修正にかかる手間やコストを省けます。また、オフィスのフリーアドレス化もスムーズに行えるようになります。

2. スマホによる電話対応の迅速化

スマートフォンの活用により、迅速な電話対応を実現できます。外出先やテレワーク中でもスマートフォンから会社の代表番号で電話の発着信ができます。

これにより、営業担当者が外出中でも電話対応できるほか、テレワーク中の従業員も滞りなく顧客対応を行えます。働き方の多様化に対応しつつ、顧客へのスピーディーな対応が可能となります。

3. 電話自動応答（IVR）・通話録音の活用

IVRと呼ばれる電話自動応答と通話録音機能を活用することで、顧客対応の効率化と品質向上を実現できます。営業時間外や混雑時の自動対応、通話内容の記録・確認が可能です。

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IVRyで電話番号を取得することで、PC・スマホからフリーダイヤルや固定電話の番号で発着信できるようになります。

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