ビジネスフォンに録音機能を追加する3つの方法

ビジネスにおける電話には、正確性やトラブル発生時の証跡が求められるケースがあるため、録音機能が備わっていると非常に便利です。ビジネスフォンに録音機能を追加するには、電話機に録音アダプターを外付けする方法から最新の電話システムの導入、クラウドサービスの利用など幅広い選択肢があります。

本記事では、ビジネスフォンに録音機能を追加する方法や、録音機能をはじめとした付加機能を最大限に活用して、オフィスの電話業務を革新する方法について解説します。

1.オフィスの電話環境が抱える課題

オフィスにおける電話は、顧客からの注文や問い合わせなど、ビジネスに直結する内容を処理するための重要なコミュニケーションツールです。

しかし、音声でやり取りをする電話は証跡が残らないため、メールや書面と比較して正確性や利便性に劣るという課題があります。

特に、顧客や取引先とのトラブルが発生した際、証跡がないと“言った言わない”の水掛け論となりかねません。その結果、トラブルの長期化や泥沼化につながり、取引の失注や従業員のモチベーション低下などの悪影響が生じるおそれがあります。

2.ビジネスフォンにおける通話録音のメリット

上記のようなビジネスフォンの課題を解決するには、通話録音機能の活用が有効です。通話録音機能を追加することで、電話の利便性を保ちつつ、聞き間違いや認識齟齬が起こるリスクを低減できます。

ビジネスフォンにおける通話録音のメリットは以下のとおりです。

1. 通話録音を聞き返すことで内容を正確に把握でき、顧客応対品質が向上する
2. 顧客とのトラブル発生時に証跡として利用できる
3. 録音しているという事実が社員・顧客双方に良い緊張感を与え、行き過ぎた発言への抑止効果となる
4. 通話録音を研修用教材として活用することで、顧客応対スキルを向上させられる

3.ビジネスフォンに通話録音機能を追加する方法

ビジネスフォンに通話録音機能を追加する方法は以下の3つです。

1. 電話機に通話録音アダプターを外付けする
2. 主装置やPBXなど電話システムへの録音機能の追加
3. クラウド型ビジネスフォン・クラウドPBXの利用

以下の表に、それぞれの方法の機能や費用の違いをまとめました。

電話機に通話録音アダプターを外付けする

電話機の受話器にアダプターを取り付けるだけの、最もシンプルな方法です。どのようなオフィスでも簡単に通話録音ができるようになります。

ただし、基本的には録音した電話機でしか録音再生はできません。（社内LANに接続して、社内で録音データを共有できるモデルもあります。）

主装置やPBXなど電話システムへの録音機能の追加

ビジネスフォンの主装置やPBXなど、社内の電話システムの集約装置に録音機能を追加する方法です。

主装置やPBXには社内の電話機がすべて接続されているため、この方法を使えば録音データを社内で共有し、ほかの電話機でも再生できます。

ただし、録音機能を追加するためのパッケージ購入費用や電話工事費など、初期費用が高額となりやすい点に注意が必要です。

クラウド型ビジネスフォン・クラウドPBXの利用

インターネットを経由して、クラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）で録音機能を利用する方法もあります。

クラウドであれば、AIが録音した音声を自動文字起こししてテキストデータに変換する機能など、利便性を飛躍的に高めるオプションも追加可能です。コスト面でも、機器購入費などの初期費用を抑えて、月額利用料のみで手軽に利用できるメリットがあります。

一方で、録音データがインターネットのクラウド上に保管されるため、信頼性の高いサービス事業者を選ぶことが重要です。

4.ビジネスフォンをクラウド化するメリット

比較表で示したように、クラウドビジネスフォン（クラウドPBX）は機能性や導入のしやすさ、拡張性などさまざまな点でメリットがあり、導入する企業が増加しています。

利用のしやすさ

クラウドビジネスフォンは、インターネット接続と電話機があれば、オンプレミス型と比較して短期間で利用開始できる手軽さが魅力です。

サービスによっては、サイトで申し込みをした後、アプリを電話機にインストールするだけで、すぐに利用を始められるサービスもあります。

柔軟性／拡張性

利用する電話番号や端末数に応じて、柔軟にサービス利用料金を最適化できる柔軟性もポイントです。端末数の削減や増加に伴う契約内容の変更もサイト上ですぐに行うことができます。

変化が激しい現代のビジネス環境において、最も合理的な選択肢といえるでしょう。

また、PBXサーバーなどの物理的な設備が不要なため、拠点を増やす際もスピーディに本社と同じビジネスフォン環境を構築できます。

さまざまな機能

さらに、電話業務を効率化するための多彩な機能が提供されており、通話録音だけではなく、顧客管理や自動音声ガイダンス対応などの機能も利用可能です。

昨今では、録音した音声をAIが書き起こし、SlackやTeamsなどのチャットに内容を送るといったことまでできるサービスも登場してきています。

無料トライアルを提供している事業者も多いため、まずはお試しで利便性やメリットを体感してみることをおすすめします。

ビジネスフォンに録音機能を追加することで、会話内容の正確な記録やトラブルの未然防止などのメリットを得られます。通話録音の実現方法はさまざまですが、近年注目を集めているのがクラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）の導入です。初期コストを抑えて簡単・手軽に録音機能を利用できるだけではなく、自動での文字起こしや自動音声ガイダンスなどの便利な機能も活用できます。

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