クラウド型ビジネスフォンとは？従来のオンプレミス型との比較・メリットなどを徹底解説

クラウド型ビジネスフォンは、従来の電話システムをクラウド化することで、柔軟性とコスト効率を大幅に向上させるサービスです。インターネット接続さえあれば場所を選ばず利用できるため、リモートワークや多拠点展開に最適です。高額なPBX（構内交換機）などの初期投資や保守費用が不要で、常に最新の機能を低コストで利用できます。これにより、業務効率化だけでなく、ITコストの削減にも大きく貢献します。

この記事では、クラウド型ビジネスフォンの主要機能、従来のオンプレミス型ビジネスフォンとの違い、導入メリットを解説します。

1. クラウド型ビジネスフォンとは

従来の電話システムは、オフィス内にPBX（構内交換機）などの機器を設置する必要がありました。しかし、ITシステムのクラウド化が進む中で、ビジネスフォンの主要機器であるPBXもクラウド化が進み、クラウド型ビジネスフォン（クラウドPBX）が登場しました。ここでは、クラウド型ビジネスフォンの概要と主な機能を解説します。

概要

クラウド型ビジネスフォンは、従来のオフィスに設置されていた物理的な電話システムに代わり、インターネットを介して運用される電話システムです。ビジネスフォンは広い意味を持ちますが、クラウド型ビジネスフォンは一般的に「クラウドPBX」を指します。クラウド上で提供されるため、電話回線や専用機器が不要で、スマートフォンやPCなど多様なデバイスから利用可能です。
クラウド型ビジネスフォンの導入により、コスト削減や運用の柔軟性向上につながります。リモートワークが進む現代のビジネスニーズに対応したサービスといえるでしょう。

主な機能

クラウド型ビジネスフォンの主な機能を紹介します。

内線通話

外線を使わず、社内の電話と通話する機能です。

保留機能

受けた通話を保留（待ち状態）にする機能です。

発信者番号表示機能

発信者の電話番号をディスプレイに表示する機能です。

留守番機能

不在の場合に自動応答し、メッセージを録音する機能です。

転送機能

受けた通話（外線／内線）を、ほかの内線や指定した外線に転送する機能です。設定に基づき自動で転送することも可能です。

自動応答・IVR（Interactive Voice Response）機能

自動応答システムを通じて、発信者が選択肢に従ってキー操作を行い、通話を適切な担当者や部署に振り分ける機能です。業務効率化や顧客対応の迅速化に役立ちます。

VoIP（Voice over IP）

音声データをインターネット経由で送信し、従来のキャリア会社などの電話網を介さずに通話が可能です。これにより、低コストで通話を実現します。

多拠点対応

異なる拠点にいるチームやリモートワーカーが、同一の内線番号を使ってシームレスに通話できる機能です。地理的な制約がなく、グローバルなビジネスにも対応できます。

スマートフォンの活用

スマートフォンからも、複数拠点やリモートワーカーを含めた内線通話や電話会議、ビデオ会議が利用できます。この機能により、オフィス外でも円滑にコミュニケーションを図れます。

クラウド上での管理と分析

管理者はクラウド上のダッシュボードからリアルタイムで通話履歴や利用状況を把握し、分析できます。業務改善や通話コストの最適化を実現します。

2.クラウド型ビジネスフォンとオンプレミス型ビジネスフォンの違い

クラウド型ビジネスフォンとオンプレミス型ビジネスフォンの主な違いを、以下の表にまとめました。

3. クラウド型ビジネスフォンのメリット

クラウド型ビジネスフォンには、以下のようなメリットがあり、多くの企業で導入が進んでいます。

さまざまな種類の端末が利用できる

従来のビジネスフォンは、一般的にはオフィスにある代表電話やダイヤルインなどの固定電話のみでの利用でした。一方、クラウド型ビジネスフォンでは、スマートフォンやタブレット、PCなどさまざまな端末で利用可能です。

外出先や自宅でもオフィス同様に内線通話を行えるため、サテライトオフィスやリモートワークが盛んな現代に非常にマッチしています。

働き方改革を推進しやすくなる

BYOD（従業員が個人で保有するプライベートのスマートフォン・タブレット・ノートパソコンなどを職場で使用する仕組み）を活用できるため、従業員は社用スマートフォンとの2台持ちをする必要がありません。デバイスへの投資も抑えられるほか、働き方改革を推進しやすくなるメリットもあります。

BCP対策につながる

BCP対策とは、災害や事故といった不測の事態による損害を最小限に抑えるために、事業継続計画を策定する取り組みです。クラウド型ビジネスフォンでは、サービスを提供するクラウド事業者がPBXを複数の拠点に分散して設置するなど、災害対策を行っています。自社で所持するオンプレミス型ビジネスフォンよりも災害時などへの耐性が高く、BCP対策に有効です。

通話履歴の蓄積、コールトラッキングが可能

クラウド型ビジネスフォンでは、通話履歴の蓄積やコールトラッキングが可能です。広告やサービスの電話番号ごとの通話データを解析し、流入経路別にコンバージョンや指標を測定できます。そのため、オンライン広告やSNS、SEOなどの施策の成果を詳細に管理し、マーケティングに活用できるメリットがあります。

ビジネスフォンは、内線電話や転送、録音、ボイスメールなどの多彩な機能を持ち、企業でのスムーズなコミュニケーションに欠かせないツールです。なかでもクラウド型ビジネスフォンは、インターネット回線を用いて低コストかつ容易に導入できるため、近年注目を集めています。拡張性、利用場所、コストなどを比較し、自社のニーズや規模に適した電話サービスを導入しましょう。

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