休日や営業時間外の電話対応も自動化
営業日・営業時間でルール設定
アイブリーでは、営業日、営業時間を設定することができます。
営業日、営業時間を設定すると、個別自動対応の設定を用意することが可能です。
営業時間外の電話を自動応答に設定するメリット
スタッフの負担軽減
残業を減らし、働き方改革に対応できる
営業時間外の電話対応が自動化されることで、担当者が残業して電話を受ける必要がなくなります。電話対応のために長時間労働が常態化している職場は多く、アイブリーの活用は時間外に限らず営業時間内の業務効率化にも貢献します。
休日の電話対応をなくす
会社携帯への時間外着信をなくせる
代表電話からIVRを経由して担当者の携帯に転送している場合、休日・時間外は転送をオフにして録音対応に切り替える設定が可能です。営業時間外にも転送されてくる電話を、自動応答の仕組みで解決します。
生産性向上
電話の取りこぼしによる機会損失を防げる
時間外・外出中・来客対応中など、電話を取れない場面はどの職場にも発生します。アイブリーで自動対応を設定しておくことで、その間も電話が完結し、用件の確認も外出先から可能です。迅速な折り返し対応につながります。
顧客満足度の向上
お客様の「つながらないストレス」をなくせる
自社では周知している営業時間でも、知らずに電話してきたお客様が「いつかけてもつながらない」と感じることがあります。時間外はアナウンスを流すだけで「今は時間外である」ことが伝わり、顧客満足度の低下を防ぐことができます。
5分でできる、時間外設定のすべて
営業日・営業時間を登録することで個別ルールを設定をできます
営業時間外の設定はこんな方におすすめ
- 土日や祝日は、別の案内をしない
- 終業後、営業時間外の電話対応をなくしたい
- 注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい
- 従業員の残業や長時間労働を減らしたい
- クレームを防ぎたい
休日・営業時間外の電話を自動応答に設定する方法
1. 「会社情報」から営業日、営業時間を設定する
設定画面の左タブの「アカウント」を選択後、「会社情報」をクリックし、右上の編集ボタンから編集します。 会社情報の編集画面に移ったら、一番下にある、営業時間の欄で営業日営業時間の設定をしましょう。
営業する曜日はクリックで選択できます。営業する曜日は選択して緑色に、 お休みの日は、特に選択せず、グレーになっていればOKです。
※祝日がグレーになっていれば、国民の休日や元旦は休業の設定になります。
営業時間は5分単位で設定でき、 最大3部まで設定することができます。
午前中と午後の営業時間を分けたい場合などに活用しましょう。
2.プッシュルールの設定で、営業時間外のルール設定をする
左タブの機能設定から、ルール設定をクリックして、プッシュルールの作成画面へ進みます。 営業時間と営業時間外で別の対応をしたいルールを編集（クリック）します。
ルールの編集画面で下へスクロールすると 「営業時間による案内の出し分け」があるので 「営業時間外は別の案内をする」を選択しましょう。
選択後、設定項目が増えて、さらに下へスクロールできるようになります。
他の分岐ルールと同様に、ルールを選択肢し、自動応答のテキストを入力しましょう。
電話自動応答の「アイブリー」なら、30着電まで無料で利用できます。
手軽にIVRを試してみたい方、使用感を確かめたい方は、アイブリーのフリープランをご活用ください。
営業時間外設定の利用例
1.営業時間外は電話対応をしたくない場合
電話転送で担当者へ電話が繋がる設定で、営業時間外は電話を受けたくない場合、 音声案内で、明日の営業時間をお知らせするか、録音設定で、電話の用件を録音します。
2.注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい場合
営業時間外の設定を、SMS送信の設定にすることで、注文・予約フォームの送信が可能です。 また、webのフォームがない場合は録音機能で、用件を録音することができます。
休日・営業時間外の自動ガイダンス案内例
休日・長期休暇の案内例
休日を案内する時は、「いつからいつまで休みなのか」を案内するようにしましょう。日付だけでなく、営業開始の時間まで案内してください。
電話だけでなく、メールや問い合わせフォーム、SMSなど、他の連絡方法があることも知らせたり、別の店舗では営業していることを案内するのも良い方法です。
〜自動ガイダンスの具体例～
「お電話ありがとうございます。まことに恐れ入りますが、○月×日から△日まで休業となっております。営業開始は○月●日10時からです。改めておかけ直し頂くか、弊社ホームページのお問い合わせフォームよりお問い合わせいただきますよう、お願いします。」
この他、ゴールデンウィークやお盆、年末年始など、長期休暇のシーズンにふさわしい電話対応については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください！
「GW・お盆・年末年始などの長期休暇前に設定したい休み中の電話の効率的な対応方法」
営業時間外の案内例
営業時間外の案内をするときは、まず営業時間外であることをわびた上で、翌営業時間を案内するのが一般的です。
「本日の営業は終了しました。」と案内することが多いですが、始業時間が遅い企業では営業時間前に電話がかかってくることもあります。その場合は「ただ今の時間は営業時間外となっております。」と案内しましょう。
〜自動ガイダンスの具体例～
「お電話ありがとうございます。大変申し訳ありませんが、ただ今の時間は営業時間外となっております。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し下さい。営業時間は、平日〇時から〇時です。」
営業時間外の電話対応が減っている理由
企業の就業規則や暗黙の了解の中には、営業時間外でも電話に出ているところが少なくありません。しかし働き方改革によって長時間労働が問題視されるようになってきた昨今、営業時間外の電話対応が減っています。
働き方改革以前の日本企業では、夜遅くまで会社に残っていることが当たり前とされており、電話をかける方も営業時間を気にせずかける風潮がありました。
また、営業時間外なのに電話がかかってくると「緊急の電話なのでは？」「取引を逃すのでは？」「電話に出ないとクレームになってしまうのでは？」といった発想につながりがちです。
そこで時間外労働を減らしながら、取引を逃さず、クレームを防ぐ対策として、アイブリーを活用するのがおすすめです。営業時間外に別ルールを設けることで、緊急の電話は転送し、新規の取引であれば留守電にメッセージを残してもらうなどの対応が可能になります。アイブリーを通した対応により、安心感・信頼感が生まれ、クレームを防ぐことができます。
営業時間外の電話が問題な理由
残業が増える以外にも、営業時間外の電話にはビジネスに影響を与えると言われています。
たとえば作業効率や生産性の低下、従業員のストレス・負荷増大による過労や心の病気、プライベートと仕事の区別がつかなくなってしまう問題、パワハラなどが挙げられます。
こうした問題は、一度常態化してしまうとなかなか変えることができず、結果的に従業員の休職や離職につながります。企業としても大きな損失を被ることになり、時には訴訟問題に発展することも。
営業時間外の電話対応を減らすことで、従業員の健康を守り、ひいては会社全体の利益につながるのです。アイブリーを活用して、休日や営業時間外の電話を自動で対応しましょう！
営業時間外の電話が多すぎる理由
もし営業時間外の電話が多いと悩んでいるなら、それには理由があります。
まず、相手が営業時間を知らない場合です。企業側は営業時間など常識の範囲と思いがちですが、人によって常識はそれぞれ。17時の企業もあれば20時の企業もあります。営業時間外に電話がかかってきたら「現在は営業時間外です。平日〇～〇時におかけ直し下さい」とアナウンスを流すことで、相手に営業時間を伝えることができます。
アイブリーをすでにご利用中の皆様なら、WEB上の簡単な操作だけで、アナウンスを変更したり追加が可能です！