英語の電話対応に必須！覚えておきたい定番フレーズ集
ポスト
Facebook
LINE
ブックマーク
Pinterest
日常英会話はできる人でも、海外からの電話や英語での問い合わせに対応する場面では、緊張してしまうことが少なくありません。しかし、英語の電話対応では、よく使うフレーズが決まっているため、定番の表現を身につけておけば電話対応がぐっと楽になります。
この記事では、英語の電話対応をスムーズに行うために、ビジネスシーンで頻繁に使われる英語のフレーズをシーン別に紹介します。
- 電話を受ける時の英語
- 1. 電話を受ける時のフレーズ
- 2. 相手の会社名と名前を確認するフレーズ
- 3. 担当者名を確認するフレーズ
- 4. 担当者に取り次ぐ時のフレーズ
- 5. 自分が担当者の時の返答フレーズ
- 6. 担当者が電話に出られない時のフレーズ
- 7. 担当者の予定を伝えるフレーズ
- 8. 電話を切る時のフレーズ
- 英語の電話を受ける時の会話例
- 電話をかける時の英語
- 1. 電話をかける時のフレーズ
- 2. 担当者に取り次いでもらう時のフレーズ
- 3. 用件を伝える時のフレーズ
- 4. 担当者が不在の時のフレーズ
- 5. 電話を切る時のフレーズ
- 英語の電話をかける時の会話例
- 覚えておくとさらに便利な英語フレーズ
- IVRyなら英語の電話一次受付を自動化できる
- 音声応答で一次受付を自動化
- 担当部署へ自動転送も可能
- 通話録音が残るので、メモを取り忘れても大丈夫
- 月額2,980円~最短当日に導入できる
電話を受ける時の英語
英語の電話対応は日本語より簡潔な傾向があります。英語が流暢に話せなくても、いくつかの基本的なフレーズを覚えておけば対応できる場合も多いでしょう。
英語の電話を受ける時によく使われるフレーズは下記です。
1. 電話を受ける時のフレーズ
Thank you for calling ABC Corporation. This is Miyamoto speaking. | お電話ありがとうございます。ABC社の宮本です。 |
Hello, ABC Corporation, Miyamoto speaking. How can I help you？ | こんにちは、ABC社の宮本です。ご用件をお伺いします。 |
Good morning, ABC Corporation, Miyamoto speaking. May I help you？ | おはようございます、ABC社の宮本です。ご用件をお伺いします。 |
電話を受けたらまず、会社名と自分の名前を名乗ります。
名乗った後に「How can I help you？」「May I help you？」「How may I help you？」など、一言添えて用件を確認するとスムーズなやり取りができます。
2. 相手の会社名と名前を確認するフレーズ
May I have your name, please？ | お名前をお伺いできますか？ |
Can I get the name of your company？ | 会社名を教えていただけますか？ |
May I ask who’s calling, please？ | どちら様かお伺いできますか？ |
Could you spell your name, please？ | お名前のスペルを教えていただけますか？ |
Could you repeat your name, please？ | もう一度お名前をおっしゃっていただけますか？ |
社名や名前が聞き取れなかった時は、上記のように丁寧に聞き返すかスペルを確認すると良いでしょう。
「どちら様ですか？」と聞きたい時に「Who are you？」と言ってしまうと、「あなたは一体誰なの？」のようなニュアンスになるので注意してください。
3. 担当者名を確認するフレーズ
Who would you like to speak to? | 誰とお話しされたいですか？ |
May I ask whom you are trying to reach? | 誰とお話しされたいかお伺いできますか？ |
There are two Yamadas here. Do you know which department he/she belongs to? | 山田は二人おりますが、所属の部署はご存知ですか？ |
電話対応時には、担当者の名前を確認する場面や転送先の希望を聞く場面がよくあります。
また、同じ名前の社員が複数いる場合には、上記のようなフレーズで担当部署を確認することもできます。
4. 担当者に取り次ぐ時のフレーズ
Hold on, please. | 少々お待ちください。 |
Just a moment, please. | 少々お待ちください。 |
I’ll transfer you to the person in charge. | 担当者におつなぎします。 |
Let me check if he/she is in the office. | 担当者がオフィスにいるか確認いたします。 |
Let me find the appropriate person for you. Please hold on for a moment. | 適切な担当者をお探ししますので、少々お待ちください。 |
相手を待たせる際には、保留時間が長くならないように注意しましょう。担当者が不在の場合や不明の場合は、折り返し電話などの代替手段を提供する準備も必要です。
5. 自分が担当者の時の返答フレーズ
That’ll be me. | 私です。 |
This is Yamada speaking. | 山田は私です。 |
You’ve reached Yamada. | 山田につながっております。 |
自分が担当者だった場合は、上記のように返答することができます。または、シンプルに「This is me」と言っても良いでしょう。
6. 担当者が電話に出られない時のフレーズ
He is not available right now. | 彼はただいま対応できません。 |
He is on another line at the moment. | 彼はただいま別の電話に出ております。 |
She is out of the office now. | 彼女はただいま外出しております。 |
Yamada is on a business trip. | 山田は出張に出ております。 |
She is in a meeting now. | 彼女はミーティング中です。 |
He is off today. | 彼は本日お休みをいただいております。 |
Yamada has already left the office for today. | 山田は本日すでに失礼させていただきました。 |
担当者が不在の時には状況に応じて上記のように伝えることができます。
より丁寧な表現で伝えたい時には、文頭に「I’m afraid～（あいにくですが・恐れ入りますが）」や「I‘m sorry～（申し訳ございませんが）」などと付け加えます。
7. 担当者の予定を伝えるフレーズ
He will be back by 3 p.m. | 彼は午後3時までに戻る予定です。 |
I’m not sure what time she will be back. | 彼女が何時に戻るか、わかりかねます。 |
He is on a business trip and doesn't come back until Monday. | 彼は出張中で、月曜日まで戻りません。 |
She is working from home today and can be reached via email. | 彼女は本日在宅勤務をしており、メールで連絡が取れます。 |
担当者の不在時はスケジュールに関する情報を的確に伝えましょう。また、「不在だがメール連絡は可能」など、相手に対して適切なフォローアップを提案することも大切です。
8. 電話を切る時のフレーズ
Thank you for calling. | お電話ありがとうございました。 |
Have a nice day. Good bye. | 良い1日をお過ごしください。失礼します。 |
I appreciate your call. Can I assist you with anything else？ | お電話いただきありがとうございます。他にお手伝いできることはありますか？ |
電話を切る時のフレーズは「Thank you for calling」が一般的ですが、「Have a nice day」と付け加えたり、他に質問がないかを確認したりすることで、親切で礼儀正しい良い印象を残すことができます。
英語の電話を受ける時の会話例
A：Good morning, ABC Corporation. This is Kato speaking. How can I help you?
（おはようございます。ABC社の加藤です。どのようなご用件でしょうか？）
B：Good morning, this is Evans from XYZ Inc. May I speak to Mr. Kondo, please?
（おはようございます。XYZ社のエヴァンスです。近藤さんとお話しできますか？）
A：Certainly, Ms. Evans. May I know the purpose of your call?
（かしこまりました。ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？）
B：I'm calling about the meeting on Wednesday.
（水曜日のミーティングの件でお電話しました）
A：OK. I will transfer your call. Just a moment, please.
（わかりました。おつなぎしますので、少々お待ちください）
電話をかける時の英語
次に、自分から英語で電話をかける時によく使うフレーズを紹介します。以下の定番フレーズを覚えて、自信を持って英語の電話をかけられるようになりましょう。
1. 電話をかける時のフレーズ
Hello, this is Miyamoto from ABC Corporation. | こんにちは、ABC社の宮本です。 |
Good morning, this is Miyamoto of ABC Corporation | おはようございます、ABC社の宮本です。 |
電話をかける時には、日本語と同じようにまず自分の会社名と名前を名乗ります。名前を名乗る時に使えるフレーズとして「This is〜」の他にも「My name is〜」があります。
2. 担当者に取り次いでもらう時のフレーズ
May I speak to Mr. Johnson, please？ | ジョンソンさんとお話できますか？ |
I would like to speak to Mr. Johnson, please. | ジョンソンさんとお話したいのですが。 |
Is Mr. Johnson available to speak now？ | ジョンソンさんはお手隙ですか？ |
担当者に取り次いでもらう時には、「May I～」や「Could you～」を使うことで、丁寧な印象になります。その他の依頼をする時にも使える言い回しです。
3. 用件を伝える時のフレーズ
I'm calling about the meeting next week. | 来週のミーティングの件でお電話しました。 |
I’m calling to inquire about the event scheduled for January. | 1月に予定されているイベントについての問い合わせでお電話しております。 |
I’d like to get some details about the latest software update. | 最新のソフトウェアアップデートについて詳細を知りたいのですが。 |
英語で電話をかける時には、名乗った後に「I’m calling to〜」と電話の目的を伝えるとよりスムーズに取り次いでもらえるでしょう。
4. 担当者が不在の時のフレーズ
Could I leave a message for him？ | 彼に伝言をお願いできますか？ |
Would it be possible to leave a message？ | 伝言を残してもよろしいでしょうか？ |
Could you please ask her to return my call？ My cell phone number is 〇〇. | 彼女に電話をいただけるようお伝えいただけますか？ 私の携帯電話番号は〇〇です。 |
Do you know what time Mr. Johnson will be back？ | ジョンソンさんが何時にお戻りになるかわかりますか？ |
I will call back later. | のちほどかけ直します。 |
折り返しの連絡をお願いするフレーズやかけ直すことを伝えるフレーズは頻出するので覚えておくと便利です。
5. 電話を切る時のフレーズ
Thank you for your time. Good-bye. | お時間をいただきありがとうございました。失礼します。 |
Thank you for your help. Good-bye. | ありがとうございます。助かりました。では、失礼します。 |
It was nice talking to you. Thank you. | お話しできて良かったです。ありがとうございました。 |
I’m looking forward to seeing you then. Good-bye. | お会いするのを楽しみにしています。失礼します。 |
担当者と話すことができた場合は、「It was nice talking to you」や「Talk to you soon」などと伝えても良いでしょう。「Good-bye」の代わりに「Have a nice day」と言うこともできます。
英語の電話をかける時の会話例
A：Hello. This is Miyamoto of ABC Corporation. May I speak to Mr. Johnson, please？
（こんにちは。ABC社の宮本です。ジョンソンさんとお話できますか？）
B：I’m afraid Johnson is out of the office now. He will not be coming back to the office today.
（申し訳ございませんが、ジョンソンは外出中です。本日は会社には戻りません）
A：Alright, I’ll call again tomorrow. Could you please tell him that I called？
（わかりました。明日またご連絡いたしますので、彼に電話があった旨をお伝えいただけますか？）
B：Certainly, I’ll let him know.
（かしこまりました。彼に伝えます）
A：Thank you for your help. Have a great day！
（ご対応ありがとうございました。良い一日を）
覚えておくとさらに便利な英語フレーズ
Could you please speak a little more slowly？ | もう少しゆっくり話していただけますか？ |
I'm sorry, but the reception seems to be poor. | 申し訳ありませんが、電波の状況が悪いようです。 |
I'm afraid that you have the wrong number. | 恐れ入りますが、おかけ間違いだと思います。 |
I’m sorry, I can’t hear you well. | 申し訳ありませんが、お声がよく聞こえません。 |
Could you speak a little louder, please ? | もう少し大きな声で話していただけますか？ |
I'll get someone who speaks English. | 英語が話せる者に代わります。 |
上記のようなよくある電話のトラブルや状況に対処するための定番フレーズも覚えておくと、突然の英語の電話にも慌てずに対応できるでしょう。
英語での電話応対は、何度も経験を重ねれば習得が進みます。今回紹介したフレーズを活用して、日々の電話対応に役立ててください。
IVRyなら英語の電話一次受付を自動化できる
全社員が英語での電話対応を行うには、長期的な研修やトレーニングが必要になる場合もあるでしょう。社員教育にかかる時間を削減し、効率的で質の高い電話対応を目指すなら、電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」がおすすめです。
音声応答で一次受付を自動化
「IVRy」は電話自動音声応答システム（IVR）を活用し、音声ガイダンスやAI電話代行により電話の取り次ぎをすべて自動化することができます。
応答用のテキストは日本語、英語、中国語、韓国語で自由に作成できるため、どのような業種でもスムーズな対応が可能。社員の言語スキルや電話対応スキルに依存せず、均一化された品質で電話の一次受付が可能です。
担当部署へ自動転送も可能
「IVRy」はかかってきた電話を自動で担当部署に転送する機能も備えています。ガイダンスに従って番号を選んでもらうことで、用件に応じて設定した適切な部署に電話を転送できる仕組みです。
自動応答により担当部署へ直接電話をつなぐことができるため、相手にとっては待ち時間が短縮され、社員にとっては本来の業務に集中できる環境が整います。
通話録音が残るので、メモを取り忘れても大丈夫
「IVRy」では、すべての通話を自動で録音しています。何度でも聞き返せるので、ミスを防ぐのに役立つほか、電話対応の品質チェックや社員教育の教材としても活用できます。
また、英語を聞き取れなかった場合やメモを取り忘れた場合も、後から通話録音を確認できるので安心です。
月額2,980円~最短当日に導入できる
「IVRy」は他にも電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短で当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。
電話対応品質の向上・維持をお考えなら、ぜひ「IVRy」をご検討ください。