オフィス電話機のリースとは？利用料金やメリット・デメリットを解説

オフィスにビジネスフォンなどの電話機を導入する際、「購入」と「リース」のどちらが自社に適しているか判断することは重要なポイントです。

本記事では、オフィスで電話機リースを利用する場合のメリットや費用相場、リースの利用に向いている企業について解説します。あわせて、専用機器を購入せずにビジネスフォンを利用できる「クラウド型のIVR」や「クラウドPBX」などの選択肢も紹介します。

電話機のリースとは？

電話機のリースとは、オフィスで使用するビジネスフォンを購入するのではなく、借りて使うためのサービスです。初期費用を抑えながら、業務に必要な台数の電話を導入・運用できるため、リースを利用する企業もあります。

例えば、オフィスの拡張時や移転時にも電話機を一括購入することなく、必要な期間のみ電話機を利用できます。コストと柔軟性を両立できるのが電話機リースの大きなメリットです。

オフィス電話機のリースと購入の違い

オフィス電話機の導入方法には、主に「購入」と「リース」の2種類があります。それぞれの特徴は以下の通りです。

電話の利用状況や機器の使用頻度、最新機能の必要性などを考慮して、最適な導入方法を選択することが求められます。

オフィスの電話機をリースするメリット・デメリット

ここではビジネスフォンとして利用する電話機をリースする主なメリットとデメリットを整理します。

オフィスの電話機をリースするメリット

オフィスで電話機リースを利用するメリットは以下の2点です。

• 初期費用の軽減
• 会計処理がシンプル

電話機リースでは、電話機や主装置やPBXといった通話制御用の装置などを月額払いで利用できるため、まとまった額の初期費用を支払う必要がありません。

また、電話機のリース料は原則として全額を経費（損金）として処理できるため、経理処理を簡素化できます。特に、電話機やPBXを短期間で更新する可能性がある企業には利便性が高い導入方法といえます。

オフィスの電話機をリースするデメリット

一方で、電話機をリース契約するデメリットは以下の2点です。

• トータルコストが高くなる可能性
• 中途解約が難しい

電話機リースの利用料金には、月額料金に加えて事務手数料や保守費用、動産保険料などが含まれる場合があります。そのため、同一機種を長期間利用する場合、最終的な総支払額は購入するよりも割高になる可能性があります。契約年数と支払い総額の試算を行い、コストパフォーマンスを慎重に比較することが重要です。

また、契約期間中は解約や構成変更できないケースがあります。事前に契約内容をしっかりと確認しましょう。

電話機リースの料金相場と費用の内訳

オフィスで利用する電話機のリース料金は、導入する機器の仕様や台数、契約期間によって変動します。

一般的なリース料金の相場は以下の通りです。

• 1台：月額約3,600円～
• 10台：月額約10,000円～
• 50台：月額約50,000円～

また、リース料金は、機器を購入する場合の額に「リース料率」を掛け合わせて算出されるのが一般的です。リース料率は契約期間によって以下のように変動し、長期で契約するほど下がる傾向にあります。

• 5年契約：2.0%
• 6年契約：1.7%
• 7年契約：1.5%

電話機のリース料金の内訳は主に以下の通りです。

• 電話機本体の価格
• リース料率に基づく月額リース料
• 通話制御装置（主装置、PBX）（機種や機能により価格が異なり、100,000〜300,000円程度）
• 工事費用（設置台数や工事内容により変動する）

契約期間が長くなるほど月々の負担を抑えられる半面、総支払額は増える傾向があります。必要な通話機能、拠点数、将来的な利用台数の見通しを踏まえたうえで、最適な台数と契約期間を見極めることが重要です。

オフィス電話機をリースする前にチェックすべきポイント

ここからは、リース導入を検討する際に、押さえておきたい代表的なポイントを紹介します。

• 利用期間・台数・用途の明確化
• 導入にかかる予算の試算
• リース会社ごとのサービス比較

利用期間・導入する台数・用途の明確化

オフィス電話機のリースを検討する際は「利用期間」「台数」「用途」の明確化が重要です。数カ月の短期利用か、5年を超える長期利用かによって、リース料率や契約条件が大きく変わるためです。

導入時に必要な台数だけではなく、将来的な人員増加やレイアウト変更による増設の可能性も想定しておきましょう。

導入にかかる予算の試算

予算面のシミュレーションも欠かせません。電話機のリース契約では、毎月定額のリース料に加えて、設置工事費や初期設定費、契約満了後の撤去費用、さらには保守対応の費用が別途かかる場合もあります。

付帯費用を含めた総コストを試算し、仮に購入した場合と比較して本当に割安かどうかを、長期的な視点で見極める必要があります。

電話機リース会社のサービス比較

リース会社ごとのサービス内容の違いにも注目しましょう。契約期間中の途中解約の可否や、機器の入れ替え対応の柔軟性、トラブル時の対応スピードなどは、会社ごとに違いがあります。なかには、代替機の即時提供や、電話や訪問でのサポート体制が整っている会社もあります。

また、将来的なクラウド型システムとの連携など、拡張性も見据えて選定すると、長期的な運用の満足度が高まります。

クラウド型IVRという選択肢

従来、オフィスの電話環境を整えるには、固定電話機や専用機器を購入するかリースして設置するのが一般的でした。しかし近年では、クラウド型IVRを活用する方法が注目されています。

物理機器を必要とせず、クラウド上で通話や内線の仕組みを構築できるため、配線工事が不要で初期費用や運用負担を抑えることが可能です。

クラウド型IVRの特徴

クラウド型IVRは、電話自動応答で着信内容を振り分けできるシステムです。受付業務の負担を軽減でき、対応漏れや転送ミスを防げます。業務効率と顧客対応の精度を同時に高められるのが特徴です。

クラウド型IVRは、コストを抑えながら効率的な電話対応体制を整備したい企業にとって、有力な導入手段となっています。

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