飲食店にかかってくる予約の電話にはどう対応したらいい？接客業の電話対応ポイントまとめ

飲食店などの接客業は、アルバイトや正社員としても人気がある業種のひとつです。しかし実際に働いていると、意外にも電話対応すべき場面が多くあります。特に多いのは商品や営業時間に関する問い合わせですが、飲食店になると予約に関する電話がとても多いことに驚かされます。

一方で「電話対応をするために飲食店や接客業で働こう」と考える人は少なく、実際の接客に比べて電話対応にもたついたり、慌ててしまう、といった問題が発生します。しかし電話をかけた側・顧客からすると、電話対応をする人は「お店の顔」です。良い印象を持ってもらうには、電話対応のポイントをしっかりと押さえておくことが必要です。この記事では、接客業や飲食店にはどんな電話がよくかかってくるのか、その対応やポイントについて紹介します。

飲食店で電話がかかってくるケース

お店の情報について

飲食店で電話がかかってくるケースのうち多いのは、営業時間や休業日、お店の場所、商品の内容・在庫など、お店の情報に関する問い合わせです。とくにお店の場所が分かりにくいときは、細かく道案内を伝える必要があります。案内後は「分からなかったらまたご連絡ください」と一言添えると、お店の印象がアップします。

ほかには、身体障がい者への対応、アレルギー食材・ビーガン・ハラールへの対応、外国語対応、誕生日・記念日のサプライズなど、イレギュラー対応に関する電話も増えています。車イスの利用、階段の上り下りのヘルプが可能かどうか、など、お店で働いている人しか分からない情報です。分からないことは勝手に判断せず、よく分かる人に確認したり、電話を代わる、折り返し連絡をするなどの対応が必要になります。

電話予約

予約に関する電話は、飲食店にかかってくる電話のうち、大半を占めます。予約をしたい顧客とは、日時・人数・代表者の名前・連絡先・コース内容などをしっかり確認しましょう。新規予約のほかには確認や変更、キャンセルなどの電話も多く、これらはお店の売り上げや運営に直結します。もし間違いがあると、予約したはずなのにお店で用意できていない、キャンセルに気が付かず食材を準備してしまった、などの損失が発生する可能性もあります。間違いがないよう慎重に対応し、必ず確認しましょう。

電話予約に関しては、後ほど改めて詳しく解説します。

業者からの連絡

飲食店には、食材の卸売り業者、設備のメンテナンス業者など、顧客以外からも電話がかかってきます。まずは内容を聞き取った上で担当者へ電話をつなぐのが一般的です。

中には「うちの食材を仕入れてほしい」などの営業電話がかかってくることもあります。お店の方針にもよりますが、まずは要件を聞き取った上で折り返し連絡する旨伝えるのが良いでしょう。

求人の連絡

求人情報誌や求人サイトで従業員を募集している場合や、募集をしていなくても人気のお店になると、かなりの頻度で求人に関する問い合わせ電話がかかってきます。求人や人員の采配については、専任の担当者が決められていることが多いので、すぐに担当者に代わるのがベストです。折り返し連絡すると言って電話を切ってしまうと、電話がつながらなくなって結果的に応募者を逃してしまう可能性もありますので、なるべく迅速に対応しましょう。

クレームなどの臨時の要件

クレームはできれば対応したくないと考えている人も多いですが、クレームの対応が良いと、強力な好印象を与えることができます。チャンスと考えて真摯に対応しましょう。まずは相手の話をさえぎらず、適宜相づちを打って「聞いています」という意志を示しましょう。相手の話が一通り終わったら「ご指摘ありがとうございます。責任者を呼んで参りますので少々お待ちいただけますか？」と伝えたのち、責任者に電話を代わりましょう。

電話予約で聞かなければならないこと

予約に関する電話は、飲食店における電話対応の中でも最も重要です。電話が鳴ったらなるべく早く出て、まずは店名や自分の名前を名乗りましょう。「お電話ありがとうございます」「ご予約ありがとうございます」などの決まり文句を覚えておくと、緊張を抑えることができます。

予約電話で確認すべき項目はたくさんありますが、一度に聞いてしまうと確認できず、顧客の方も混乱してしまうので、ひとつずつ確認しながら聞くようにし、間違いがないよう必ずメモを取りましょう。

商品やサービスについて

まず、顧客が希望するメニューやサービス、コースなどを聞きます。日時、名前、電話番号などを聞き取ってしまい、最後に商品の話になってしまうと、「そのメニューはアレルギーがあって食べられません」「サプライズができないならいいです」といった展開も考えられます。この場合「無駄な時間を費やした」と悪い印象につながってしまいますので、最初に商品やサービスを聞くようにしましょう。

来店日時

来店日時を聞き、他の予約で埋まっていないかどうか、確認します。飲食店であればクリスマスや忘年会・新年会、歓送迎会などのイベント時期、年末年始、GWなどの連休では予約が埋まりやすいので、こうした時期や空席がわずかのときは、最初に希望する来店日時を聞くのもいいでしょう。

来店人数

来店人数によって、カウンター席か、相席か、貸し切りか、などの判断が迫られます。日によっては予約で満席ということもあったり、「相席ならやめます」という判断になることもあります。

お客様のお名前

意外に忘れやすいのがお名前です。忘れないように聞き、必要なら漢字も間違いないよう確認しましょう。

電話番号

来店が遅れているときや、予約のリマインド、お店側の問題でコース内容を変更する必要があるときなど、お店側から顧客へ電話する可能性もあります。必ずメモを取って聞き取り、確認しましょう。

キャンセル料について

お店によっては、キャンセル料が発生することがあります。何日前までならキャンセル料が発生しないなど、キャンセルポリシーも最後に伝えておきましょう。

電話予約で気をつけなければならないこと

予約可能数の管理

電話予約を受ける際は、予約ができる数を管理しておくことが大切です。予約が重なってしまって席が用意できない、といった最悪の事態を避けるよう気を付けましょう。予約状況が一目で分かるようなシステムを整備しておく必要があります。

厨房などの他スタッフとの連携

飲食店を動かしているのは、電話を受ける人だけではありません。ホールや責任者、厨房など、たくさんの人の協力で成り立っています。人が足りない日にたくさんの予約を入れてしまったり、責任者がいない日に大人数の予約を入れてしまったりすると、トラブルの原因になりかねません。電話予約を受ける人が、お店の事情や背景を瞬時に理解できるようなシステムが必要です。

電話口での印象

電話をかけている顧客にとっては、電話予約を受けている人はお店の代表です。少しでもよい印象を与えるよう、ていねいな応答を心がけましょう。電話口での印象アップを考えている方は、「【電話応答マニュアル】電話対応のマナーとポイントって？」 も合わせてご覧ください！

既存のお客様への対応

飲食店に電話がかかってくるときは、すでに来店中の顧客が席についていて、食事をしていたり、料理を待っている最中であることも多いです。電話の対応に気を取られて、来店中の顧客対応ができなくなってしまうと、本末転倒です。そのためには電話対応がスムーズに行えるようなマニュアルを用意したり、電話対応の練習など教育をする必要があるかもしれません。電話対応専用の人員を用意している飲食店も多くあります。

電話対応の負担を軽減して業務を効率化する方法

電話対応はビジネスにおいて重要な役割を果たしますが、時間と労力を要する業務でもあります。特に近年は、電話対応の経験が少なく、苦手意識を持つ人が増えているため、適切な言葉遣いや対応手順をマニュアル化して明確にする必要があり、企業にとって大きな負担となりがちです。

電話対応の負担を軽減し、業務効率を向上させる効果的な方法が、IVR（自動音声応答）の導入です。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な情報を自動提供するシステムです。IVRの導入により、従業員の負担を大幅に軽減しながら、電話対応の品質を向上させることも可能です。

IVR（電話自動応答）なら「IVRy」がおすすめ

「IVRy（アイブリー）」は月額2,980円から利用できるクラウド型のIVRサービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、低コストで導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

電話自動応答システム「IVRy」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

音声応答で電話の一次受付を自動化

「IVRy」は音声ガイダンスやAI電話代行により、電話の一次受付を自動化できます。また、設定によって、適切な部署や担当者の携帯電話への自動転送も可能です。ガイダンス用のテキストは日本語、英語、中国語、韓国語で自由に作成できるため、どのような業種でもスムーズな一次対応を行えます。

通話はすべて自動録音、安全に管理

「IVRy」では、すべての通話が自動録音されており、録音データはクラウド上で安全に管理されています。クレームが発生した際には、録音データを聞き返して確認することができ、万が一の際には証拠として利用することも可能です。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こし、メールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。AIの音声認識技術により顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。

電話対応を負担を軽減したいなら、まずはIVRyにお問い合わせください。