ビジネスフォン業者7社比較！導入前のチェックポイントも解説

近年、テレワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、企業のコミュニケーション手段が変化しています。その中で、ビジネスフォンは単なる電話機ではなく、業務効率化とコスト削減に貢献する重要なツールに進化しました。 

この記事では、ビジネスフォン導入のメリットや導入前に確認したい具体的なチェックポイントを解説するとともに、おすすめのビジネスフォン業者も詳しく紹介します。

ビジネスフォンとは？

ビジネスフォンは固定電話や携帯電話と異なり、ビジネスに特化した機能を搭載した電話システムです。例えば、社員同士のスムーズな連絡を可能にする「内線通話」や離れた拠点への「転送機能」、通話内容を記録する「通話録音」など、業務効率を高めるさまざまな機能があります。

このシステムの核となるのが、PBX（Private Branch Exchange）と呼ばれる電話交換装置です。近年はクラウドPBXが普及しており、従来の電話システムに比べてコストを抑えながら、さまざまな拡張機能を利用できるようになっています。

ビジネスフォンの主な機能

複数回線の一元管理

複数の外線をまとめて管理できます。同時にかかってきた複数の電話をそれぞれの担当者に振り分けることが可能となり、社内外の通話を効率的に運用できます。

内線通話機能

社内の部署や社員間でスムーズに連絡を取り合うことが可能です。内線通話では電話料金が発生しないため、通信コストの削減にもつながります。

転送・保留機能

来客や会議中に通話を一時保留にしたり、別の担当者に転送したりすることが可能です。この機能により、顧客対応をスムーズに進行できます。

高度な管理機能

通話履歴の記録や通話録音、着信番号の表示といった機能があり、顧客対応の質を向上させるだけでなく、業務全体を可視化することができます。 

CRMやPBXとの連携

CRM（顧客情報管理システム）やPBX（Private Branch Exchange）と連携することで、オフィス全体の通信インフラを統合的に管理できます。単なる通話ツールにとどまらず、企業の業務効率化や顧客満足度向上に貢献します。

ビジネスフォン導入がもたらす4つのメリット

企業がビジネスフォンを導入することで、次のような側面での業務改善が期待できます。メリットを享受するには最適な業者選定が重要です。

コスト削減

IP電話の活用による通話料金の削減や、自動応答による受付業務の効率化によって人件費を抑制できます。また、機器を集約することで維持費用の削減も期待できます。

業務効率化

迅速な社内コミュニケーションが可能になる内線通話や、通話履歴の一元管理による業務分析などにより、業務の効率化に貢献します。また、電話会議機能の活用により移動時間の削減が可能になります。

顧客対応の強化

着信履歴管理によって的確な顧客対応が可能になります。また、通話録音機能によってクレーム対応の品質向上や、自動応答システムにより24時間体制での応答も実現します。

企業のイメージ向上

ビジネスフォンによって迅速な電話応答や、不在時でも適切な対応が可能になることで、顧客満足度の向上につながります。また、デジタル化の推進は企業の先進性をアピールするポイントにもなります。

ビジネスフォン選びのポイント

ビジネスフォンを選ぶ際は、まず自社の規模と業務内容に合わせた検討が必要です。小規模企業であれば、基本的な通話機能と簡単な内線システムを備えたクラウド型システムが費用対効果に優れています。一方、コールセンター業務や複数拠点を持つ大規模な企業では、高度な機能や拡張性が重要になります。 

また、業種によっても必要となる機能が異なります。例えば、営業主体の企業では「通話録音」や「CRM連携」、サービス業では「自動応答」や「着信振り分け」、製造業では「構内放送連携」や「緊急通報機能」といった機能が必要になるでしょう。

このように、自社の規模や業務内容に必要な機能などを整理した上で、慎重に検討することが重要です。

ビジネスフォン導入前のチェックポイント

ビジネスフォンの導入を成功させるには、事前の準備が欠かせません。次の観点から導入可能かを確認し、検討することが大切です。

設置環境の確認

主装置の設置スペース、配線ルートや電源容量を確認し、設置に問題ないかを検討します。特にオフィスビルの場合、配線工事が制限されることがあるため、事前に建物管理者への確認が欠かせません。また、地震対策として、機器の固定方法についても検討が必要です。

ネットワーク環境の確認

現在のビジネスフォンは、インターネット回線との連携が不可欠です。導入前にネットの回線速度や安定性を確認し、必要に応じて回線のアップグレードを検討します。通話品質を確保するため、バックアップ回線の設置も視野に入れましょう。

電話機の台数と機能の特定

現在の従業員数だけでなく、将来の増員も考慮して電話機の必要台数を決定します。さらに、将来的に必要となる可能性がある機能についても検討します。特にモバイル連携やリモートワーク対応など、働き方の変化に応じた機能の必要性を考慮することが大切です。

電話番号の対応方法

既存の電話番号を継続して使用する場合は、番号ポータビリティの確認が必要です。新規番号を取得する場合は、顧客にわかりやすい番号の取得を検討します。また、代表番号の設定方法や、追加の電話番号が必要かどうかについても確認しましょう。

コストの把握

ビジネスフォンの導入には、初期費用に加えて、月々の利用料や保守・メンテナンス費用が必要です。特に保守費用は見過ごされがちですが、トラブル時の対応を考えると重要な要素です。将来的な機能追加の可能性も考慮に入れて、総合的なコスト計画を建てることが重要です。

サポート体制の確認

システムの安定した運用には、導入後のサポート体制が重要なポイントです。サポートの受付時間や対応範囲、緊急時の対応体制を確認します。また、運営をスムーズにするためには、包括的にサポートを提供する業者が理想的です。導入前に体制についても確認しましょう。

ビジネスフォンおすすめ業者7選

ここからは、おすすめのビジネスフォン業者の特徴や実績などについてご紹介します。

西日本電信電話株式会社（NTT西日本）

個人事業主から大手まで幅広く導入実績があり、開設から保守までの問い合わせを一元的に対応できるのが強みです。トラブルなども、回線手配時と同じ窓口で対応してもらえるので安心感の高さもメリットです。

株式会社大塚商会

主要メーカーのビジネスフォンを豊富に取り扱っており、全て最新機種のリースが可能。システム導入から連携までワンストップで依頼できる点も強みで、手間とコストを削減できます。

名電通株式会社

ビジネスフォンの分野では50年のサービス提供実績を持つ老舗企業です。高い技術力とフォロー体制を持ち、ビジネスフォンのリースからスマートフォンの内線化、テレワークシステムの構築など幅広く対応します。

スターティアホールディングス株式会社

クラウドPBX型IP電話サービスを提供し、スマホを内線電話として利用可能。これにより、従来のPBX（主装置）や電話機の設置が不要になり、インターネット接続環境があれば外出先からでも利用可能です。

株式会社ベルテクノス

ビジネスフォン選びから回線手配、各種手続き代行まで、一元的な対応が強みです。また、クラウドPBX「OFFICE PHONE」も取り扱っており、スマートフォンで会社の電話番号を利用することも可能です。

オフィスコム株式会社

低価格ながら多機能を備えたビジネスフォンを提供。自社の用途にあわせてビジネスフォンとクラウドPBXのいずれかを選択できます。ビジネスフォンの場合は1台からの増設も可能です。

サポートリンク株式会社

ビジネスフォンはもちろん、OA機器・オフィス家具・事務器など、オフィスインフラ全般に対応可能。国内50ヶ所以上のネットワークを持ち、全国で設置工事・保守サービスが受けられます。

コストと機能のバランスを見極めて最適な業者を選定

ビジネスフォンの選択は単なる通話機器の選定ではなく、業務効率化とコスト削減を実現するための重要な経営判断です。選定にあたっては、導入費用や運用コスト、長期的な保守・メンテナンス体制などを視野に入れた検討が必要です。

企業の業務効率化とコスト削減を推進したいなら、クラウド型のビジネスフォン（クラウドPBX）の導入が効果的です。ビジネスフォン導入の際は、クラウド型のサービスも検討してみると良いでしょう。

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