美容院での電話対応のポイントとは？電話業務を効率化して顧客満足度を上げる方法

美容院には予約や変更、お店への行き方など、様々な電話がかかってきます。しかし近年はスマホの普及によって、固定電話に触れる機会が減ったことから、電話対応が苦手と感じる若手が増えています。美容院でこなすべき仕事はたくさんあり、電話対応の教育にまで手が回らない、というところも多いのではないでしょうか？

この記事では、低コストで電話業務を効率化し、労働力を効率的に回転させる方法について紹介します。

美容院にはどんな電話がかかってくる？

予約の電話

美容院にもっとも多いのは、顧客からの予約の電話です。日時と担当者に加えてメニューを聞くこともあります。

予約の時間変更・キャンセル

予約の時間を変更したい電話や、キャンセルの電話も多いです。

担当美容師の予定

予約せず当日に「今日〇〇さん空いてる？」という感覚で、電話がかかってくることもあります。今日が空いていなければ、いつなら空いているか？という流れから、予約になることも多いです。

営業時間や店舗の場所

美容院の営業時間や場所を確認したい、という電話も多いです。場所によっては説明に時間を取られてしまうこともあるでしょう。

美容院が抱える電話課題とは？

忙しいと電話が取れない

来店客が多いときや、スタッフの人数が少ないとき、成人式などのイベント時は、店内が大変混雑し、電話が取れなくないことも多いのではないでしょうか。電話に出られなかった場合、顧客はほかの美容院を探すことになりますので、ビジネスチャンスを逃してしまっているかもしれません。

電話での印象が悪いと失客につながる

近年は特に若者の固定電話離れが加速しており、電話対応に慣れていないスタッフが増えています。しかし電話での印象は美容院の顔となる重要なもの。電話での印象が悪いと顧客は「ほかの美容院にしよう」と考えるかもしれません。

顧客側が電話をためらうケースが多い

固定電話に慣れていないのはスタッフばかりではなく、顧客側も同様です。できれば電話せずに予約やキャンセルできればよいと考えているでしょう。

美容院の電話課題を解決する方法とは？

電話自動応答を使う

電話自動応答システムを導入すると、営業時間やお店への行き方など、よくある質問には自動で回答してくれるので、忙しい時間帯に電話対応をする必要がなくなります。

電話対応の振り返りや研修を行う

スタッフを対象に電話対応の研修を行うことで、電話対応の質が向上します。定期的にフォローアップするのが理想ですが、シフトがバラバラになっているところや、常に忙しい、人手が足りていない、といった美容院では難しいかもしれません。

ネット予約も活用する

近年ではネットで予約できる美容院も増えました。顧客の利便性も向上しますが、店側でネット予約の状況をリアルタイムに把握できるシステムでないと、急な予約やキャンセル時に対応できなくなってしまいます。予約ができるだけでなく、予約状況を管理しやすいシステムを採用するのがよいでしょう。

IVRyなら美容院の電話業務を解決できます！

自動応答で忙しい時間でも一次対応可能

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）を導入すると、よくある質問や予約・変更の電話に自動で対応できます！音声ガイダンスはテキストを編集するだけでAIが読み上げてくれるので、応対の品質も統一化できます。 また録音した音声データの使用もできるので、機械音声が苦手という方は実際のスタッフの声で応対することも可能です。

受電録音の振り返りで顧客満足度UP

IVRyではすべての通話を録音して保存しています。そのため変更や予約の電話をいつでも聞き返すことができ、顧客の要望に合わせたきめ細かい対応ができるでしょう。また、スタッフの電話応対の振り返りにも活用できます。さらに顧客管理機能を活用すれば、リピーターを育てることも可能です。

SMS送信を活用して電話以外の予約へ促す

IVRyはかかってきた電話番号へSMSを送信することができます。予約専用URLを案内すれば、店内のスタッフが予約の手続きをする手間も省け、顧客側も「苦手な電話をかけなくちゃいけない」というストレスから解放されます。

美容院の電話業務を効率化するなら、ぜひIVRyをご検討ください！