ビジネスフォンの転送設定とは？代表的な5つの転送機能を解説

ビジネスフォンの転送設定には主に5つの機能があり、それぞれに適した活用シーンがあります。各機能の概要を把握し、状況に応じて使い分けることで、電話業務の効率化や柔軟な対応を実現でき、社内コミュニケーションもスムーズになるでしょう。

一方で、近年のビジネスフォンにはさまざまな転送機能があり、どのように使い分ければ良いか、分かりづらいのも事実です。

そこで本記事では、ビジネスフォンで利用できるさまざまな転送機能の概要と利用シーンを詳しく解説します。本記事を参考に、転送機能を使い倒しましょう。

1.ビジネスフォンで利用できる転送機能

ビジネスフォンで利用できる転送機能は以下の5つです。

• 手動転送
• 自動転送
• 無応答転送
• 話中転送
• ツインコール外線転送

各機能の概要と主な利用シーンについて解説します。

手動転送

手動転送は、電話がかかってきた際、手動でほかの担当者や別の回線に転送できる機能です。転送方法には「保留転送」と「ブラインド転送」の2つがあります。

主な利用シーン

• 営業担当者が外出中に、重要な取引先からの電話があった際、ほかの営業担当者や上司に振り分けて迅速に対応したい場合。
• 電話の内容や緊急性に応じて、適切な担当者に転送したい場合。

自動転送

自動転送は、外部からの着信を事前に設定した転送先へ自動で転送する機能です。携帯電話や別の拠点のビジネスフォンを転送先として登録しておくと、オフィスのビジネスフォンに着信があった際に自動で転送できます。

外部からの着信を別の電話回線に繋ぎ替えるため、転送には2本の回線が必要です。製品によっては、複数の転送先へ同時に通知する機能や、転送できなかった際に着信通知をメールで知らせる機能も備わっています。

主な利用シーン

• 外回りが多い担当者が、オフィスに戻らずに顧客対応を行いたい場合。
• 休暇中の担当者の緊急対応が必要な場合に、別の担当者や部署へ転送設定し、対応力を強化する。
• リモートワークや外出が多い企業において、転送先を各社員の携帯電話や自宅の固定電話に設定する。

無応答転送

無応答転送は、外部からかかってきた電話に一定時間応答がなかった場合、設定した転送先に自動で転送する機能です。

転送までの待機時間はユーザーが設定でき、主要なビジネスフォンやPBXに標準搭載されています。

主な利用シーン

• 打ち合わせや接客などで自席を離れていても、電話対応を逃したくない場合。
• 電話を切られるリスクを避け、確実に連絡を受け取りたい場合。

話中転送

話中転送は、通話中のビジネスフォンに別の電話がかかってきた場合、その電話を事前に登録しておいた別の電話機に転送する機能です。

担当者がほかの電話に対応中でも、新しい着信をすぐに別のスタッフが受けられるため、お客様をお待たせしてしまうリスクを低減できます。

主な利用シーン

• 顧客や取引先と通話中に新たな電話がかかってきても、迅速に別のスタッフに対応させたい場合。
• 伝言を受け取り、必要に応じて担当者から折り返しの電話をかけるなど、より柔軟かつスムーズなやりとりを行いたい場合。
• 重要な通話の取りこぼしを防ぎ、業務運営の効率化や顧客満足度向上、機会損失の防止につなげたい場合。

ツインコール外線転送

ツインコール外線転送は、外部からの着信を複数の電話機へ同時に通知する機能です。

たとえば、オフィスのビジネスフォンと担当者のスマートフォンの両方に着信させ、どちらからでも応答できるように設定します。複数の着信先で一斉に通知されるため、すぐに応答でき、電話対応の取りこぼしを防げます。

主な利用シーン

• 担当者がオフィスにいない場合でも、顧客や取引先からの着信を確実に受けたい場合。
• 重要な通話への迅速な対応が必要な場合。

2.ビジネスフォン（クラウドPBX）には便利な機能がたくさん

ビジネスフォン（クラウドPBX）には、転送機能以外にも便利な機能が豊富です。以下はクラウドPBXの機能の一例です。

この記事では、ビジネスフォンのさまざまな転送機能の概要と利用シーンを詳しく解説しました。ビジネスフォンには5つの転送機能があり、シーンに合わせて使い分けることで、電話業務の効率化が可能です。

特に、社外からの電話を頻繁に受ける企業であれば、IVR（自動音声応答）の機能を持つクラウドPBXの導入により、電話業務のさらなる効率化を図れます。クラウドPBXは、転送機能以外にも前述したような非常に便利な機能が多数搭載されています。ぜひ活用をご検討ください。

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