ビジネスフォンで何ができる？機能の概要と業務への貢献を詳しく解説

ビジネスフォン（クラウドPBX）は、企業のコミュニケーションを効率化し、業務の生産性を向上させるための強力なツールです。多彩な機能が備わっており、企業のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。

本記事では、ビジネスフォン（クラウドPBX）の代表的な便利機能を紹介し、それぞれがどのように業務に役立つのかを解説します。これらの機能を効果的に活用することで、電話対応の効率化や顧客サービスの向上が期待できます。

ビジネスフォンの基本通話機能

ビジネスフォンとは、一般的な家庭用電話機とは異なり、企業の業務効率化や顧客対応の改善を目的として設計されています。まずはじめに、ビジネスフォンの3つの基本的な機能を解説します。

外線通話機能

外線通話機能は、外部との電話接続を可能にするものです。オフィス内から外部の電話番号へ発信でき、顧客や取引先、ほかの企業とのコミュニケーションに利用されます。

特に、外部とのやり取りが頻繁に発生する業務では、外線通話の質と管理が非常に重要です。ビジネスフォンを通じて、明確で安定した通信環境を提供できます。さらに、外線番号を活用することで、企業のブランドやイメージの一貫性を保ちつつ、顧客対応を迅速に行えます。

内線通話機能

内線通話は、同じオフィス内の電話同士で直接通話する機能です。外線を使わずに連絡を取り合えるため、通話料が発生しません。急ぎの業務連絡や確認が必要な際に便利な機能で、無駄な通話料を削減できます。さらに、内線番号を使用するため、従業員同士の連携をスムーズに行えるようになります。

グループ通話（会議通話）

グループ通話機能は、複数の電話機を同時に接続して会議通話を行える機能です。これにより、遠隔地にいるスタッフや取引先との会議を、電話で簡単に実施できます。移動時間や会議室の手配などの手間を省き、情報共有や意思決定を効率的に行えるため、リモートワークや出張が多い企業には不可欠な機能です。

ビジネスフォンの保留・留守電・転送機能

ここでは、ビジネスフォンの保留、留守電、転送機能について解説します。

保留機能

保留機能は、通話中の電話を一時的に停止し、あとで再開できるようにする機能です。通常、保留中には保留音やメッセージが流れ、通話を待っている相手に対してどのような状態であるかを伝えられます。

例えば、顧客との通話中、ほかの担当者に確認が必要な場合、保留機能を使用して通話を一時的に停止し、確認後に通話を再開できます。特に、コールセンターやカスタマーサポート業務など顧客とのやり取りが多い部門では、保留機能の有効活用が重要です。

留守番電話機能

留守番電話機能は、オフィスの電話が使用中の際や営業時間外に、メッセージを録音する機能です。顧客からの電話やビジネスパートナーからの重要な連絡を逃すことなく、後日確認できるため、業務の遅れを防げます。

また、担当者が一時的に席を外している場合でも、留守番電話機能を使えば、必要な情報を速やかに把握し、対応の遅延を最小限に抑えることが可能です。

転送（コールフォワーディング）機能

転送（コールフォワーディング）機能は、特定の条件下で電話を別の番号へ転送する機能です。例えば、オフィスを離れている間にかかってきた電話を携帯電話へ転送できます。また、担当者が会議中であれば、別の部署への転送も可能です。

外出先でも連絡を逃さず、常に重要な電話に対応できるため、業務が中断されません。無駄な電話の取り次ぎが減ることで、業務の効率化につながります。

ビジネスフォンのダイヤル機能

次に、ビジネスフォンのダイヤル機能を解説します。ダイヤル機能はいくつかの種類があり、電話をかけるときの状況に合わせてさまざまな使い方ができます。

リダイヤル発信

リダイヤル発信は、最後にかけた電話番号に再発信する機能です。番号を再入力する手間を省き、すぐに電話をかけ直せるため、重要なフォローアップや連絡を迅速に実施できます。

オートリダイヤル

オートリダイヤルは、最後にかけた電話番号に自動で再発信する機能です。手動で番号を入力せず、自動的に電話をかけ直してくれるため、顧客や取引先との迅速な連絡が可能となります。

ワンタッチダイヤル

ワンタッチダイヤルは、事前に登録した番号にボタン1つでかける機能です。頻繁に連絡する相手への通話がスムーズになり、時間を節約できます。営業担当者からの連絡など、迅速な対応が求められる場面で有効です。

オンフックダイヤル

オンフックダイヤルは、受話器を取らずに電話をかける機能です。手がふさがっているときや忙しいとき、スピーカーフォンを利用して直接発信できるため、業務を効率良くこなせます。

短縮ダイヤル

短縮ダイヤルは、事前に登録した電話番号を短縮コードで発信する機能です。番号を簡略化することで、重要な連絡先への迅速な発信が可能です。特に、営業やサポート業務での連絡時間を短縮し、業務効率化を図れます。

ビジネスフォンの応用機能

最後に、その他の便利な機能を紹介します。これらの機能を効果的に活用することで、企業の業務効率化やコミュニケーションの向上に役立ちます。

自動応答機能（IVR：Interactive Voice Response）

自動応答機能は、電話がかかってきた際、相手に対してあらかじめ設定したメニューを提供し、適切な部署や担当者へ自動で案内する機能です。例えば、音声案内で「営業部へのお問い合わせは1番を押してください」といった音声を流せます。

自動応答を活用すれば、電話の受け手が手動で対応する必要がなくなり、業務の効率化を図れます。また、適切な部署に直接つながるため、無駄な転送や待ち時間を削減できる点もメリットです。顧客対応のスピードが求められる業務では、顧客満足度向上にも寄与します。

着信履歴管理機能

着信履歴管理機能は、過去にかかってきた電話の履歴を確認できる機能です。発信元や着信時間、通話内容のメモなどを記録し、あとから振り返って対応できます。特に複数の案件を抱えている場合、過去のやり取りを振り返ることで、ミスや誤解が起こるリスクを減らせます。

ボイスメール機能

ボイスメールは、留守番電話機能と似ていますが、メッセージの保存や再生方法が異なります。顧客からのメッセージを音声で録音できるため、より柔軟に内容を伝達でき、迅速かつ適切な対応が可能です。また、ボイスメールの内容を確認しながら、必要に応じてフォローアップを行うことで、顧客サービスの質が向上します。

ビジネスフォン導入で業務効率を最大化

ビジネスフォン（クラウドPBX）は、基本的な通話機能から、保留時機能、ダイヤル便利機能、応用機能に至るまで、業務効率を大幅に向上させる機能を備えています。自社のニーズに合った機能を効果的に活用することで、通話のスムーズな管理と迅速な情報共有が可能となり、業務効率化につながるでしょう。

クラウドPBXの導入を検討中なら「IVRy」がおすすめ

「IVRy（アイブリー）」は、IVRを活用したクラウド型の電話自動応答サービスです。電話の着信時に自動音声ガイダンスが応答し、用件に応じて音声案内や転送を自動的に行います。日本語、英語、中国語、韓国語に対応しているため、海外拠点での利用にもおすすめです。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

「IVRy」は、クラウド型のIVR（電話自動応答）サービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

音声応答で電話の一次受付を自動化

「IVRy」は音声ガイダンスやAI電話代行により、電話の一次受付を自動化できます。また、設定によって、適切な部署や担当者の携帯電話への自動転送も可能です。ガイダンス用のテキストは日本語、英語、中国語、韓国語で自由に作成できるため、どのような業種でもスムーズな一次対応を行えます。

通話はすべて自動録音、安全に管理

「IVRy」では、すべての通話が自動録音されており、録音データはクラウド上で安全に管理されています。クレームが発生した際には、録音データを聞き返して確認することができ、万が一の際には証拠として利用することも可能です。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こし、メールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。AIの音声認識技術により顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。

電話対応の効率化や業務改善をご検討中の方は、ぜひIVRyにお問い合わせください。