DX推進をするためには？手順やポイントを解説！

新型コロナウィルスの流行や、「2025年の崖」といったキーワードをきっかけに、DXを推進する企業が増えています。

その一方で「DXを推進したいが、何から始めればよいか分からない」「今のままでもなんとかなっているのに、お金をかけてDXを推進しなければいけないのか？」といった悩みを抱えている経営者も多いようです。

この記事では、DXを推進する手順やポイント、DXの必要性などについて解説します。

そもそもDXとは？

DXとはDigital Transformation（デジタル変革）のことを意味しています。これは、進化を続けるデジタル技術を取り入れて私たちの生活を変革させたり、DXを推進することで業務フローや企業風土など、ビジネススタイルをがらりと変革させることを指しています。

DXについて、こちらの記事でより詳しく解説しています。合わせてご覧ください！

「DXとは？DXの意味や事例をチェック」

DX推進はなぜ必要？

外国企業ではDX化が進んでいる！

日本国内では、紙の書類に印鑑をつき、電話で商談の予約を取り、FAXで注文書を送付し、朝の定例会議に出席し…といった、昔ながらの手法がまだまだ見られますが、一方で諸外国では、これら一連の作業が、スマホ端末の簡単な操作だけで済んでしまうことも多いのです。

諸外国でどんどん最先端のデジタル技術が取り入れられれば、伝統的なやり方を続ける日本企業は後れを取ってしまいます。

レガシーシステムを使い続けると、2025年の崖から転落してしまう！？

｢2025年の崖｣問題もあります。これは「レガシーシステム」と呼ばれる古い基幹システムが原因で、私たちは新たな技術を取り入れることができず、古いシステムのメンテナンス費用が増大し、メンテナンスのための人材も不足してしまう、といった懸念です。

レガシーシステムは、日本でPCが普及し始めたころに作られたITシステムを指しますが、2025年ころには当時の設計者・開発者が定年退職を迎えてしまうため、多くの企業でシステムのメンテナンスが困難になるでしょう。

Windows7などのOSはすでにサポート終了を迎えており、セキュリティ面でのリスク増大も心配です。古いOSにしか対応できないシステムにも課題があると言えます。

2025年の崖を回避するためにDX推進が重要！

そこでカギになるのがDX推進です。DX技術は、レガシーシステムを簡素化し、コストダウンや効率化、時間短縮を可能にします。

レガシーシステムは携帯電話さえなかった時代に生まれたもの。スマートフォンやタブレット、スマートウォッチが普及している現代では、レガシーシステムを使い続けることで、不具合や非効率が出るのは当然です。

現代の最先端デジタル技術を柔軟に取り入れ、レガシーシステムにこだわらない、新たなビジネス形態に切り替えることで、2025年の崖を回避することができるでしょう。

「そもそも、何のためにDX推進しなくちゃいけないのか？」と悩んでいる方は、「2025年の崖」問題について知ることから始めてみてはいかがでしょうか？2025年の崖について、詳しくはこちらの記事をご覧ください！

「2025年の崖とは？DX推進のきっかけのなったレポートの内容を要約」

DXを推進するには？手順とフローを解説

①目的を決める

DX推進をするときに、目的もなくなんとなくDXを導入してしまうと、成果も見えず、現場が混乱してしまい、かえってムダになってしまった…というパターンもあるようです。まずは「なぜDXを推進するのか？」「DXを推進して何を得たいのか？」といった目的を明確にしましょう。

そのためには、現状で抱えている課題を洗い出すのもおすすめです。課題を解決するのにDX技術が役に立つことも多いでしょう。

②意識共有

DXを推進する目的が定まったら、関係部署で意識共有を行いましょう。DX推進には、現場ばかりでなく、管理者や責任者の同意が欠かせません。社内全体でDXを推進する体制を構築し、整えていきましょう。

③組織構築・環境整備

必要に応じてDX推進のための部署や担当者を設け、予算や人材を確保しましょう。進めたいDX技術が大規模であれば、部署をまたいで人材を集める必要があるかもしれません。

加えて、DX推進の成果に応じて、DX人材を評価する制度も構築しましょう。

④DX化を進める

以上の準備ができたら、実際にDXツールを導入し、DX化を推進していきましょう。まずは小さなことから始めるのがおすすめです。DX推進の最終的なゴールは、ビジネスモデルや事業のDX化、組織全体のワークフローをデジタル化することですが、最初は電話自動化やハンコ廃止、ペーパーレス化など、細かなDX化から始めてください。

こうしたDXには、現場の混乱も少なく、効果が目に見えて分かりやすい、という利点があります。加えて、経営陣、組織管理者、現場など各スタッフにDX推進のイメージが沸きやすくなるでしょう。

⑤効果測定や計画の見直しを行う

DX技術を導入したら、定期的に効果を測定しましょう。思うような成果が得られていない場合、計画の見直しが必要になるかもしれません。

また、DX技術の中には、すぐには効果を実感できないものもあります。こうしたDX技術を推進するには、中長期的な目線が重要となります。まずは習慣化して定着することを目標にすると良いでしょう。短期的な目標と、中長期的な目標を合わせて、最終的なゴールを描いてください。

DX推進ガイドラインを活用するのもおすすめ

DX推進ガイドラインとは、経済産業省による資料で、DX推進により企業価値を高める戦略を、DX推進の度合や段階に分けて示したものです。

DX推進の考え方や、DX戦略、DX推進にまつわる組織づくり、人材育成など、項目ごとに細かく解説してあるほか、DX推進に成功した企業の事例が紹介してあります。DX推進ガイドラインについては、こちらの記事でより詳しく解説していますので、合わせてご覧ください！

「DX推進ガイドラインとは？わかりやすく解説」

DX推進におすすめのツールは？

DX推進おすすめツール①勤怠管理ツール スマレジ・タイムカード

勤怠管理システムといえば、タイムカードなどで出勤・退勤時間を打刻するシステムが思い浮かぶのではないでしょうか。近年では従業員のスマホにアプリを入れることで、位置情報から自動的に勤怠を記録したり、指紋認証で打刻できるシステムが成長しています。

スマレジ・タイムカードは、記録された勤怠情報から給与計算を自動で行ったり、人件費の原価計算や離職率などを一目で理解できる解析ツールも備えています。従業員30名までは月額無料で利用できる手軽さも魅力の一つです。

DX推進おすすめツール②RPAツール WinActor

RPAとはRobotic Process Automationの略で、PC上で毎日のように行う定型作業を、自動化するシステムです。WinActorはNTTグループで研究・利用が続けられているため、データやノウハウが蓄積されています。全国のパートナー企業によるサポートを受けることができ、導入後のサポートも魅力の一つです。

定型作業を自動化することで、時間短縮や業務効率になるほか、ヒューマンエラーの削減にもつながるなど、様々な効果を得ることができます。

DX推進おすすめツール③ビジネスチャットツール Chatwork

ビジネスチャットツールとは、LINEやSkypeのようなチャットツールをビジネス向けに特化させたツールです。チームごとにグループチャットを作ったり、データ共有が簡単になります。Chatworkは、日本国内で開発されたツールですので、日本企業に使い勝手が良く、サポート面でも安心できるでしょう。

もし毎日のように資料を作成し、会議をしているなら、すべてビジネスチャットツール上で済んでしまうかもしれません。空き時間の内に互いの情報を共有して、会議の拘束時間がなくなり、別の業務に使うことできるでしょう。紙の資料を用意する必要がなくなり、コストダウンにも成功します。

始めやすい・推進しやすいDXとは？

始めやすい・推進しやすいDXとは、担当者が一人いれば導入・設計・定着ができてしまうような、小さな分野のDXです。最初から大きな変革をもたらすような技術ではなく、小さな変革を一つずつ成し遂げていくことで、いずれは企業全体の変革が成功するでしょう。

中には「うちは中小企業だからDXは必要ない」と考えている企業もあるようですが、実際は中小企業の方がDX推進がしやすく、同時に、中小企業こそDX推進が必要と言われています。

中小企業は大企業に比べて人材や設備などの資源が少なく、効率化を極限まで進めていることが少なくありません。そこでDX化に取り組むと、これ以上は不可能と思われていた以上に効率化が進むので、従来の業務が劇的に改善する事例もよく見られます。ぜひ積極的にDX推進に取り組んでみましょう。

電話業務もDXできる

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、よくある質問に自動で回答したり、かかってきた電話にSMSを送信したり、電話の内容に応じて自動で電話を転送することができる電話DXツールです。

IVRyを導入すると電話番が不要になったり、電話が来るたびに作業の手を止めたりする必要もなくなり、通常業務に集中して取り組めるようになります。営業電話を自動でシャットアウトしたり、お得意様からの電話は直接担当者へ転送するといった使い方もでき、電話業務のあり方が大きく変わるでしょう。

電話DXについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください！

「電話対応のDX化とは？電話業務を効率化して、負荷とストレスを解消する方法を紹介！」

まとめ

「DXを推進したい」と考えている企業は多いですが、DX推進を通して新たなビジネスモデル創出や、企業風土改革には至っていない企業がほとんどである、と言われます。

DX推進のためには、課題を洗い出して目的を明確にしたり、そのための部署を用意するなどの環境構築も重要です。DXを進めてどんな効果が出たか測定したり、DXを推進する人材を評価する制度も重要となるでしょう。

まずは電話DXなどの小さな技術から取り入れることで、コストダウンや業務効率化など、分かりやすい効果を得ることができます。DX推進について考えているなら、ぜひ合わせてIVRyもご検討ください！