予約の取りこぼしを防ぐ方法とは？

人手が足りず、接客中にかかってきた電話に出ることができない。電話が鳴りっぱなしで、いつも話し中になっていると言われてしまう。こうしたお店・企業では、予約の取りこぼしが発生していると言われます。本来得られるはずだった利益を失ってしまう機会損失は、できるだけ減らしたいものです。今回は、予約の取りこぼしを防ぐ方法についてまとめました。

予約の取りこぼしを防ぐ方法①人手を増やす

予約の取りこぼしを防ぐための方法には、まず人手を増やす方法が考えられます。はじめに募集をかけ、数人と面接をして、採用が決まる、このプロセスに時間がかかるほか、新たに人を雇う分の人件費が発生します。人を増やした場合、ある程度の教育も必要です。

もし人手を増やしても、「電話がいつも話し中になっている」場合には対応ができず、電話回線を増強する必要があります。その場合はさらなる人員増加が必要になるでしょう。

予約の取りこぼしを防ぐ方法②電話代行サービス

コールセンターで電話を代行して受けてくれるサービスなら、電話番号を変えずに予約の受付だけを外注することができます。人員を新たに雇うよりも手間が少なく、営業時間外でも予約の電話を受けられるほか、話し中になってしまうリスクがほぼなくなります。営業時間やお店への行き方などのよくある質問には回答を任せたり、必要な電話だけをお店・企業につないでもらうことも可能です。

電話代行サービスは、規模やプランによって異なりますが、月額利用料金が1万円～、そのほか電話を受けた数に応じて従量課金されるなど、規模に応じた料金形態になっています。

予約の取りこぼしを防ぐ方法③電話自動応答サービス

電話自動応答サービスは、機械による音声ガイダンスで「〇〇の問い合わせは1番をプッシュしてください…」というような案内をするシステムです。お店・企業内に自動応答の機械（IVR）を設置するか、近年増加しているクラウドIVRを利用する方法があります。自動応答専用の機器は月額利用料金が数万円、導入費用が数万～数十万円と費用がかかるため、大規模なコールセンターを持っている企業での利用が中心です。

クラウド型IVRであれば専用の機械が必要なく、導入費用やメンテナンスが必要ありません。月額料金も無料～数万円と、比較的低コストなので、中小企業を中心に利用が拡大しています。テレワーク・リモートワークなど在宅勤務に導入するところも多いです。

電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」は、1日100円～利用可能なクラウド型IVRサービスです。AIが読み上げるテキストも自由自在に作ることができるほか、多言語対応もしております。予約の電話にはSMSで予約専用サイトへ案内したり、お店への行き方にはSMSで位置情報や地図を送信したりすることもできますよ。ほかにも音声録音など、予約を取りこぼさないための機能が充実したIVRy、まずは1ヶ月無料でお試しください！