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業務効率化とは?進める手順や失敗しないポイントを解説!

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業務効率化とは、普段の業務の中からムリ・ムダ・ムラを省いて効率化することを言います。業務効率化がうまくいくと、コストダウンや時間短縮、省人化が可能になり、企業にとって数々のメリットがあります。

実際の現場で働くスタッフ側にも、業務負担が軽減される、残業が少なくなる、モチベーションが向上する、といった効果が期待できます。

この記事では、業務効率化とは何か、そのメリットや進め方、ポイントなどを解説します。

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業務効率化とは

業務効率化とは、業務のムリ・ムダ・ムラをはぶき、効率化することを言います。

「ムリ」は、実情にそぐわない目標やスケジュールが設定されていることで、スタッフや設備の負担が大きくなってしまっている状態を指します。結果的には、製品・サービスの品質が落ちたり、納期を守れない、といった問題が起こるでしょう。

 

「ムダ」は、本来であれば必要ないのに「みんなやっているから」「毎日しているから」と、ついなんとなく続けてしまっていることです。ムダな業務をすることに慣れてしまっていて、ムダと気付けないことも多いです。

 

「ムラ」は、スタッフの能力や設備の性能に差があり、業務負担が偏ってしまっている状態です。適切な部署配置を行ったり、業務負担の均衡化を行うことでこれらを解消すると

スタッフの負担が軽減されたり、コストダウンなどの効率化が実現します。

業務効率化のメリットは?

生産性が向上する

業務効率化をすることで、投資した人件費・材料費などに対する生産量・成果が向上します。

これにより、同じ投資でもより多くの利益を生み出すことができ、同様に、少ない投資で同じ利益を生み出すことが可能になるのです。

 

「生産性 = アウトプット ÷ インプット」 の計算式で求めることができ、数値化することで具体的な目標として可視化することもあります。

リソースを適切に活用できる

企業は存在する限り、成長を続けるべきですが、一方でそのために投入できるリソースは限られています。ヒト・モノ・カネ・情報(ノウハウ)・時間・知的財産の6つは、基本的なリソースと言われるものです。

 

これらのリソースをムダなところへ投資することは、すなわちムダな企業活動をしていることになります。業務効率化によりリソースを適切に管理・活用できるようになります。

コスト削減ができる

業務効率化でムリ・ムラ・ムダをそぎ落とすと、その分、余計に費やしていたコストを削減することができます。浮いた費用を別の分野やスタッフ、労働環境へ投資することができます。

 

なお、企業における「コスト」には大きく分けて三種類があり、オフィスコスト・オペレーションコスト・エネルギーコストが当てはまります。

オフィスコストとは、いわゆる消耗品費・通信費・設備費を指し、オペレーションコストとは人件費・物流費を指します。エネルギーコストは水道光熱費、ガソリンなどを指します。

ミスやエラーが軽減できる

業務にひそむムリ・ムダ・ムラが、人的ミスやエラーの原因となっていることも多いため、業務効率化をすることで、これらを軽減することができます。

具体的には、業務をマニュアル化することでムダ・ムラをなくし、同時に人的ミスの削減につながる、という例が挙げられます。

品質向上へ貢献できる

商品・サービスの品質は、製作・提供にあたるスタッフの能力が大きく影響します。そのためスタッフの質が違うと商品・サービスの品質がばらついてしまうことがあります。

業務効率化により製作・提供におけるムリ・ムダ・ムラがなくなれば、商品・サービスの品質が均一化され、全体的な品質を底上げすることにつながるでしょう。

業務効率化はどのような手順で進めれば良い?

①現状の業務を評価分析する

まずは現状の業務にどんなムリ・ムダ・ムラがあるか、改めて確認しましょう。現状の業務を評価分析し、「これだけできるはずなのに、できていない」というポイントを見つけ出し、その原因を考えます。

 

問題と原因が見えると、おのずと解決策も見えてくるハズです。もし原因がよく分からない場合は、業務をさらに細かいプロセスに分けてみましょう。いくつかの問題に共通しているプロセスがあれば、それが原因となっていることも多いです。

②現状分析をもとに目標を設定する

現状分析をもとに、目標を設定しましょう。ここで実現が難しい目標を立ててしまうと、結局は「ムリ」を生む原因になってしまいます。理想値に近づけながらも、実現可能な目標を立てることがポイントです。

 

また、いくつかの問題が浮かび上がっている状態ですので、それぞれに優先順位をつけることも大切です。小さな問題から解決していくことで、大きな問題を小さくしたり、解決しやすい状態へ導くことができます。

③改善策を検討する

目標が決まったら、それを達成するための改善策を検討しましょう。

業務効率化の8原則は、「廃止・削減・容易化・標準化・計画化・分業分担・同期化・機械化」と言われています。

 

まず「廃止」つまり「やめても良い業務かどうか?」から考えていきましょう。

やめることができないなら、回数や量を減らせるかどうか、といったように、ひとつずつ改善策を検討してみてください。

④改善策を実行する

改善策が定まったら、いよいよ実行に移します。先ほど述べたように、解決しやすい問題や、実行しやすい策から始めるのがポイントです。

 

一度にすべての改善策を実行しようとすると、現場に混乱が生じることがあります。場合によっては、社内研修をしたり、専任のチームを設ける必要もあるでしょう。中長期的な計画を立て、少しずつ改善をしていくのがオススメです。

⑤改善の成果を評価する

改善策を実行し、新しい手法が現場に定着してきたら、成果を評価しましょう。目標を立てる時に、具体的な数値目標を立てておくと、成果を評価しやすくなります。

予定通りに目標を達成できていないときは、その原因を探り、それを踏まえて改善策を修正していきます。

業務効率化の方法にはどんなものがある?

システムやツールの導入

近年では、クラウド型で安価に利用できるシステムやツールが開発されています。大規模な準備が不要で、インターネット環境が整っていればすぐに使い始めることができ、効果を実感しやすい、という特長があります。まずは気軽に試してみるのも良いでしょう。

プロセスの改善

システムやツールを導入したり、費用をかけた業務効率化をしなくても、プロセスを見直すだけで、業務効率化が実現することも多いです。

具体的には、不要なプロセスをなくしたり、効率の悪い作業を分担したり、何度も行う作業をまとめて一度で終わらせる、といった例が挙げられます。

スキルアップ

スタッフの能力を高めることで、業務の効率を上げることができます。

優秀なスタッフのやり方を共有したり、研修で知識・技術を底上げするといった方法が挙げられます。

ワークフローの見直し

業務の順番や、承認者を変更する・減らすなど、ワークフローを見直すだけで業務効率化ができる場合があります。

また、記入ミスがそもそも出ないような仕組みを作ることで、余分な手間を減らすことができるでしょう。

アウトソーシング

社内で全てまかなおうとせず、外部へ委託できる業務をアウトソーシングすることで、固定費を変動費化し、需要に合わせた生産を行ったり、コストを調整することもできます。

外部にいる専門家の技術を積極的に利用することで、常に最先端の技術を利用できる、というメリットもあります。

失敗しない業務効率化のポイントとは?

ロードマップを策定してから取り組む

業務効率化を実現するには、中長期的な目線でロードマップを策定するのが良いでしょう。何を、どのように、いつまでに達成したいのか、担当者・チームはどうするか、といったポイントに気を付けてロードマップを策定すると、目的達成までの道筋が見えやすくなります。

他部署を巻き込んで推進する

業務効率化をするときは、一つの部署だけでなく、ほかの部署も巻き込んで進めていくこともポイントとなります。何の目的で業務効率化を行うのか、お互いに理解を深め、利害を一致させることが重要です。

各部署のリーダーが連携する必要性をよく理解しておくと、うまく連携しやすくなるでしょう。

効率化を行いたい項目を明確に定める

効率化を行いたい目的をはっきりと定めることで、効率化が実現した場合のイメージが沸きやすくなったり、効率化のための方法が分かりやすくなります。

日常業務における無駄を洗い出す

普段からよく行っている業務にムダがあれば、普段の業務が大きく効率化されることになります。まずは日常業務のムダから効率化していくのがポイントです。

類似の業務を統合・統一する

似たような業務を統合・統一し、バラバラにしないでまとめて片付けたり、スタッフ全員で一斉に取り掛かることで、かんたんに業務効率化できることも多いです。

こうした業務にシステムやツールを取り入れると、大きく時短・コストダウンできることも多いでしょう。

マニュアルを作成し業務の品質を均一化する

マニュアルを作成することで、スタッフによってムラがある業務品質を均一化させることができます。

経験・知識が求められるような業務でも、マニュアルがあれば新人・若年など経験の浅いスタッフが同等のレベルの業務をこなせるので、経験豊富なスタッフをもっと高度な業務に配置できるでしょう。

実働する人々の負担も考慮に入れる

業務効率化をする際は、机上の空論で片付けるのではなく、実際に現場で日々働いているスタッフの負担を考えましょう。

たとえば業務効率化のためのシステムやツールを入れる場合、選定するのは経営陣や管理層かもしれませんが、実際に日々利用するのは現場スタッフとなります。

 

現場スタッフに混乱が生じないよう、あらかじめ業務効率化する意図・目的・手法などを周知しておきましょう。

一度に全てのアイデアを実行せず、段階的な改善を行う

業務の改善策を実行する時は、一度にすべて実行するのではなく、小さなことから段階的に進めていくのがオススメです。最初にばく大な費用をかけて、大々的な改善策を実行しても、実際の業務として定着しなければ意味がありません。

 

少しずつ改善していくことで現場の混乱を抑え、成功体験を積み上げていけるというメリットがあり、スタッフひとりひとりが業務改善に積極的になる、という効果も期待できます。

発生したミスをフィードバックとして活用する

業務効率化の過程でミスが発生したら、それをフィードバック事例として活用し、共有するのがオススメです。具体的な事例は、現場スタッフもイメージしやすいため、その後のミスを防ぐのに役立つでしょう。

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