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ペーパーレス化しよう!メリット・デメリットまとめ

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リモートワークが浸透したと同時に、ペーパーレス化も広がっています。 ペーパーレス化をしたいと思っていても、具体的に何をどうしたらいいか、本当にペーパーレス化した方がいいのか、悩んでいませんか? ペーパーレス化のメリット・デメリット、ペーパーレス化の方法や注意点をまとめました。

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ペーパーレス化とは?

デジタル文書にして保存すること

ペーパーレス化とは、これまで紙に印刷したり、手で書きこんでいた書類や伝票、資料、マニュアルなどを電子化することです。デジタルのデータとして使うようにすると、紙代・印刷代が節約できるほか、修正する際も手間がかかりません。また、こうした資料は多くが会社内に保管されていましたが、デジタルデータであれば、リモートワークが実現します。

紙の材料は木材ですが、ペーパーレス化によって森林伐採を減らすことができますし、紙を製造・廃棄するときのCO2を減らすことも可能です。環境保全の観点からも、今後ペーパーレス化は加速していくでしょう。

紙で保存しなければならない書類もある!

ただし、中には紙の状態で保存が必要な書類もあります。「安全の手引き」など緊急時にすぐ閲覧できるようにすべきものや、許可証、免許証などの証明書類です。これは「電子文書法」という法律によって決められており、対象外文書は紙媒体で保存するよう規定されています。

ペーパーレス化のメリット

セキュリティ対策しやすい

デジタル資料にはアクセス制限をかけることができるので、セキュリティ対策を行いやすくなります。紙の資料はコピー機ですぐにコピーできてしまいますが、デジタル資料は閲覧限定、コピー拒否などのロックも可能です。

BCP対策

BCPとは、災害に合った際も事業を続けるための計画のことを言います。紙の資料の場合、被災すると燃えたり、濡れたり、紛失したりして情報が復元できなくなる可能性があります。一方デジタルデータはどこかにバックアップを残しておけば、災害時の情報損失を最小限に抑えることができます。

検索がしやすい

ぼう大な情報量の中から、一つ物を探すのはかなり骨が折れる作業です。紙媒体であれば1ページずつ、1冊ずつ、確認しなければなりませんが、デジタルデータであれば検索をすることができます。

どこからでも閲覧できる

デジタルデータはインターネット環境があればどこからでも閲覧可能です。そのためリモートワークにも適しています。

劣化しない

デジタルデータは半永久的に保管が可能です。そのため長期保存が必要なデータを保管するのにもおすすめです。

紛失しにくい

メモや書類を「ここに置いたはずなのに…」という経験は、誰しも持っているのではないでしょうか?デジタルデータであればそんなウッカリも防げます。

コスト削減できる

これまでは紙代・印刷代がかかっていたオフィスでも、ペーパーレス化を導入することで、コスト削減が可能です。

オフィススペースを有効活用できる

紙の書類やマニュアルを保管するためには、引き出しやファイル、棚などが必要です。しかしデジタルデータであればそうした設備が不要です。棚をどかした分机を増やしたり、人手を増やしても手狭になりません。オフィスのスペースを有効活用できるでしょう。

ペーパーレス化のデメリット

従業員がペーパーレスデータを扱う知識が必要

ペーパーレス化を実現するには、従業員がデジタルデータを扱う基本的な知識を持っている必要があります。制限をかけても「0000」などすぐにハッキングされてしまうようなパスワードに設定したり、無料Wi-fiにアクセスしてしまう、などセキュリティ面での不安があります。

作業効率が落ちる可能性もある

スタッフがデジタルデータの取り扱いに慣れていない場合、ペーパーレス化がかえって作業効率を低下させてしまう可能性もあります。資料がどこにあるのか悩んだり、画面が小さくて全貌が見えない、といった事態にならないよう、あらかじめ備えておきましょう。

通信環境の影響を受けやすい

ペーパーレス化した書類は、インターネット環境さえあればどこからでも閲覧できますが、通信環境の影響を受けてしまいます。たとえばスマホが容量超過で速度制限中の場合や、通信障害などで接続できないといった事態ではアクセスができなくなることを考えておきましょう。

導入コストがかかる

ペーパーレス化はコストを大幅に削減することができますが、一方でPCやタブレット端末など、別途準備や導入費用がかかってしまう可能性もあります。将来的に見て、どちらの方が得になるか、慎重に検討しましょう。

ペーパーレス化を始めよう!

モニター・タブレットなどを用意する

電子化されたデータを見るのにふさわしいモニターやタブレットが必要になります。ある程度の解像度があって、大きめの画面だと問題なく操作もしやすいでしょう。 サービスによってはタブレットではなくPCのブラウザがあれば良いものもあるので、サービスにあったデバイスを用意しましょう。

ムリなく導入する

ペーパーレス化といっても、社内にある書類すべてをいきなりペーパーレス化するのではなく、時間をかけて少しずつ推し進めましょう。ペーパーレス化に移行完了するころには、従業員も操作に慣れていることでしょう。

データベース化する

ペーパーレス化におけるメリットの中でも、情報を検索できる点はデジタルデータならではの強みです。しかし検索できるようにするには、インデックスやタグなどの情報を追加する必要があります。一度にまとめてではなく、少しずつ移行する形がおすすめです。

ペーパーレス化のシステムを導入する

ペーパーレス化を進めるために、自社だけで取り組むのは危険です。情報流失の恐れがありますので、専門業者の力を借りるとよいでしょう。

取引先との連携も大切

ペーパーレス化には、取引先や関係各所との連携も必要になってきます。ペーパーレス化したことを周知するほか、協力をあおぎましょう。

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