中小企業の業務改善を実現するには？業種別の改善方法もご紹介！

日本では労働人口の減少が続いており、多くの中小企業が人手不足を感じています。採用や教育に注力するのも大切ですが、業務改善など根本的なあり方を見直すべき時期に来ているのも事実です。

この記事では、中小企業が業務改善をするための方法や、具体的な事例について解説します。

中小企業の業務改善に取り組むべき理由

人手不足などの課題解決に直結する

労働人口が減少しており、今後もその傾向が続く日本では、人手不足の問題がさらに深刻化すると予想されます。早い段階で業務改善に取り組んでおかないと、最悪の場合、人手不足倒産などの可能性も考えられます。

大企業よりも導入がしやすい

一方で、中小企業は大企業よりも業務改善案を導入しやすく、すぐに意思決定につなげたり、即行動に移せる、という利点があります。

人数も少ないので情報共有が容易で、導入後も比較的速やかになじむことができるでしょう。

中小企業の業務改善が日本の産業の成長につながる

中小企業は土台となって日本全体を支えています。中小企業の業務改善が進むことで、日本全体の産業が成長するきっかけを生んだり、けん引する存在となる可能性が高いのです。

実際に、日本の総従業者の約7割は中小企業に勤めており、各地域では中心的存在になっていることも珍しくありません。日本経済を活性化させるには各中小企業がカギを握っているのです。

中小企業での業務改善ポイント

現状の業務を整理する

まずは現状、どんな業務にどんな問題があるのか、ひとつずつ切り崩して整理することから始めましょう。そのためには、従業員に困っていることがないかヒアリングしたり、かねてから悩んでいた業務の間接的な原因を探るのがおすすめです。

業務改善の目的を明確にする

続いて、業務改善をすることで何をしたいのか、目的を明らかにしましょう。人手不足を解消したいのか、コスト削減をしたいのか、売上を増やしたいのか。ゴールが違えば、業務改善の方法も大きく変わってきます。

この際、具体的な数値を目標にすることで、業務改善案を実施した後に効果を測定しやすくなります。

取り組みやすい業務から改善する

業務改善には様々な方法があります。順番を変える、担当者を変える、といったすぐにでも実践できるものから、大規模な設備を導入する、多額の機械を導入する、など、準備やコストが必要になるものまで、無数の選択肢があると言っていいでしょう。

ですが実際には、かかるコストが少ないものから取り組むことが多いと思います。小さなことから改善すれば、最後に大きな改善案に取り組む余裕が生まれるでしょう。

中小企業で業務改善をする方法

DXツールの導入

近年では中小企業でも導入しやすいようなDXツールが多数開発されています。DXツールを活用することで作業時間を短縮したり、自動化することが可能です。人的ミスを減らす作用もあり、導入費用を差し引いても利益の方が大きくなるかもしれません。

たとえば電話DXツールを活用すると、普段の電話対応数が激減すると言われており、電話により業務の手を止められることがなくなります。通常業務に集中して取り組むことができるので、能率が上がるといったメリットもあります。

特に、人手不足に悩んでいる企業であれば、従業員ひとりひとりの業務負担が大きくなっているのではないでしょうか。DXツールに業務の一部を任せることで、従業員の負担が減り、働きやすい職場環境を作ることができます。

残業が減ったり、休みが取りやすくなる、といった分かりやすい効果が出てくると、自然と「働きたい」と思う人も増えてきます。採用コストの減少や、人員増加といった作用も期待できます。

業務をマニュアル化する

少人数で経営している企業では、業務のひとつひとつが属人化していることも少なくありません。「〇〇さんでないと分からない・できない」業務をマニュアル化することで、他の従業員も同じ品質の業務をすることができ、業務改善が実現します。

いつでも誰でも同じ品質の業務ができるので、担当者に負担が集中することがなく、会社全体で問題を共有できるようになる、という利点もあります。

アウトソーシングを依頼する

必ずしも社内で解決しようとせず、外部へ発注するというのも一つの方法です。アウトソーシングすることで、固定費を変動費化できるため、閑散期は費用を抑えることができるでしょう。

働き方を柔軟にする

働きやすい環境は人それぞれです。在宅勤務をした方がより良い結果を出せる人もいれば、午後にならないと仕事の効率が上がらない、という人もいるでしょう。

働き方を柔軟にすることで、業務改善になる可能性があります。

業種別の中小企業での業務改善事例

飲食店

飲食店は個人経営のところも多く、加えてコロナ禍の影響で人手不足が深刻です。こちらでは、DXツールを活用して業務改善する例について紹介しています。合わせてご覧ください！

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不動産業

不動産業はDX化が進んでおらず、いまだに手作業で紙資料の束を運ぶような体制の企業も多いと言われます。不動産業にDX化を導入することで、大幅な業務改善が見込める可能性もあるでしょう。

こちらでは、DXを導入して不動残業の業務改善を行う方法について紹介します。

「不動産業界のDXとは？電話業務を効率化して競争力を高める方法を解説」

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病院・クリニック

病院・クリニックなど医療業界では人手不足が深刻で、人手が足りないために業務負担が増し、離職率が上がる、といった負のループが生まれやすい業界です。積極的に業務改善に取り組み、スタッフの負担を極力減らすのが良いでしょう。

こちらでは、病院・クリニックにDXを導入して業務改善する方法について解説しています。

「【2024年最新版】病院のおすすめ業務効率化ツール６選！」

「病院・クリニックの電話DXで予約電話を効率化する方法とは？」

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ECサイト

あまり知られていませんが、ECサイト運営においては目に見えない裏側でたくさんの業務があり、サイト運営以上にそうした業務負担が大きいと言われています。土日出勤も珍しくなく、人手不足により負担が増大していることも多いようです。

こちらでは、ECサイトにDXツールを導入して業務改善する方法について解説しているので、ぜひ参考にしてください。

「ECサイトにおけるDXとは？メリットや推進ポイントを解説」

「【2024年最新版！】ECサイトにおすすめの業務効率化ツール4選！」

中小企業を業務改善するならIVRyがおすすめ

人手不足が表面化している中小企業では、業務改善を進めて企業全体の成長をはかることが望まれます。

そのためにはまず、現状の課題を整理した後、マニュアル化や働き方改革、アウトソーシングを視野に入れることも検討しましょう。DX化により業務改善をするのも良い方法で、人手不足解消や人的ミスの削減、コストダウンにつながる可能性も高いです。

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話の一次対応を自動化するDXツールで、よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号にSMSを送信するといった使い方ができます。重要な電話やお得意様は直接担当者へつなぐこともでき、電話業務の負担を大幅に軽減することができるでしょう。

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