医療事務を自動化し業務効率化!注目されるRPAとは?

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RPAとは、これまで手作業で行っていたものを、人に代わって実施できることを指します。具体的にはパソコンへの入力作業や資料作成、メール送信を自動化するようなシステムが当てはまります。

医療事務では従来より人の手で行う事務仕事が多く、ミスがないかダブルチェックする、といった負担やストレスがありました。近年ではこうしたRPAの導入により負担が削減され、業務時間削減に一役買っています。

この記事では医療事務を自動化するRPAについて解説します。

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医療機関で注目されるRPAとは

RPAとは、Robotic Process Automation(ロボテック・プロセス・オートメーション)の略で、自動的に作業を行うロボットエンジン、ロボットシステムを指します。

医療機関でRPAが注目されているのは、スタッフの負担を減らし、業務を効率化させたり、患者への対応品質を向上させることができるからです。

医療機関で負担となる単純作業には何がある?

患者データの整理・書類の作成

医療機関に訪れる患者のデータは、長期間保管する必要があります。いつ、どんな症状で来院し、どんな診察をし、どんな薬を処方したか、といったデータをひとつひとつ紙のカルテで管理するのはとても大変です。

注射器を使用した場合、注射器・コットン・ばんそうこうなどの伝票処理が発生するかもしれません。会計処理も発生します。これら一つ一つの書類を作るとしたら、膨大な作業になるでしょう。

勤怠管理

医療機関で勤めるスタッフの勤怠管理も重要です。医療機関では深夜帯の突発的な業務もあるので、時間外勤務を正しく管理する必要もあります。

伝票の入力や給与・経費の計算

医療機関では多くの医療機器を使用します。中には使用期限が定められているものもあります。これらの在庫を管理するために伝票を作ったり、伝票をデータ化するためにPCで入力したり、在庫数を確認する必要があるでしょう。

スタッフの給与や、交通費などの経費を計算するのも医療事務業務です。

メール対応

同じ内容のメールを複数人に送る作業では、複数人のメールアドレスを漏らさず入力しなければなりません。

初めての相手であれば、間違いがないよう、よく確認する必要があります。

電話対応

病院には患者から予約の確認や変更の電話がかかってきます。他の病院からの問い合わせや、医療機器の業者からの連絡もあるでしょう。

電話が鳴るたびに業務の手を止めていると、その都度タイムロスが発生し、通常業務に集中できず、効率が落ちるケースが考えられます。

医療機関でRPAを導入するメリット

医療事務の負担を減らせる

RPAを導入することで医療事務の負担を減らすことが可能です。実際に、数分かかっていた作業が数秒で終わるシステムがあれば、医療事務の負担が大きく削減されるでしょう。

人手不足の解消

RPAを導入することで、従来よりも少人数での運営が可能になり、人手不足の解消に役立ちます。

なお、医療機関の人手不足は深刻な問題となっています。日本は少子高齢化により労働人口が減少傾向にあるので、今後も人手不足が続くことを意識する必要があるでしょう。

コストカット

RPAを導入することで、数分かかっていた作業を数秒で終わらせることができるとしたら、その分の人件費が削減できたことになり、コストカットが実現します。

ヒューマンエラーを減らせる

これまで人の手で行ってきた作業をRPAに任せることで、ヒューマンエラーを減らすことにもつながります。「間違いがあってはならない」と意識することは強いストレスです。精神的負担を減らすことで業務効率も上がります。

患者への対応向上にもつながる

RPAを導入することで業務負担が削減されると、ひとりひとりの患者に寄り添うきめ細かい対応が可能になるほか、待ち時間が短縮されるなどのメリットも生まれます。

医療機関でのRPA活用事例

事務作業の効率化で作業時間を短縮

RPAはカルテやレセプト、予約対応、伝票の作成・整理、メール対応などの事務作業を始め、人事・労務管理、データ集計・分析、在庫管理・発注などにまつわる作業時間を短縮している例が挙げられます。

実際に病院のスタッフがRPAの開発に携わり、定期的にメンテナンスを行ったりすることで、業務が分かりやすく効率化され、モチベーションが向上して離職率の低下にもつながるといった事例もあります。

具体的には2年間で400時間もの作業時間が短縮された、という例もあるなど、RPAの効果は注目を集めています。

診察までの無駄な作業をなくし、患者体験が向上

RPAを導入すると患者側にも待ち時間が短縮されるメリットがあります。診察を待つまでの時間や、診察後に会計を待っている時間は、本来、事務作業が行われている時間です。これらの時間が短縮することは、そのまま患者の時間へ還元されることになるのです。

病院での待ち時間が少なく、スムーズな体験ができると、患者の方も新しいシステムを利用したい、と考えるようになり、満足度を高めることができます。競合医院に患者が流出してしまうのを防ぐのにも役立ちます。

電話の一次対応を自動化し、診察に集中

電話の一次対応を自動化するIVRツールは、電話をかけると「お電話ありがとうございます。ご予約のお電話は〇番を押してください…」と音声ガイダンスが流れるようなツールを言います。金融機関や公共機関へ電話をかけたときに、経験がある方も多いのではないでしょうか。

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)も、そのひとつです。よくある質問には自動で回答したり、予約の電話は予約専用サイトへ誘導したり、重要な電話は担当者へ直接転送する、といった使い方ができます。これらの電話対応を人が行わず、システムが自動的に行うため、スタッフの電話対応業務が激減する画期的なサービスです。

電話が鳴ると業務の手を止めて対応しているところも多いと思いますが、IVRyがあれば普段の業務を効率よく進めたり、診察に集中することができます。

詳しくは以下の導入事例をご覧ください!

「コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】」

「緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】」

まとめ

RPAは日々の事務作業を効率化するシステムです。業務負担が削減されると同時に、コストカットやミス防止にも役立つので、多くの医療機関に導入されています。

人手不足の解消にもつながるので、積極的に導入を検討してはいかがでしょうか。合わせて電話自動応答サービスIVRyを活用すれば、さらに普段の業務負担が軽減され、顧客満足度も向上するでしょう。ぜひIVRyをお試しください!

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導入事例

電話DXによる予約や問い合わせの自動化で、スタッフの働きやすい環境を実現!【サウナ&カプセルホテル ウェルビー】高額だった有人対応のコールセンターから、電話自動応答サービスに変更したことで費用を大幅に削減。【いろはネットワークス】電話を効率化してスタッフのストレスを激減!接客品質も向上【和食日和おさけと赤坂】コロナ禍で殺到するPCR検査の電話対応を効率化!着信履歴・対応フローの可視化でセンターの人手不足を解消。【あじさい薬局】マンスリーマンションのお問い合わせを自動化。録音機能と電話転送機能で、希望物件に関する折り返しの簡略化に成功【株式会社Bolte】営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】オープンセールで連日200名超のお客様が来店する大繁盛の中、IVRyで1日約100件の着電を自動対応【さくらんぼ唐揚げ鶏桜】緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】スタッフ2名体制の中、よくあるご質問の自動化により、確実に電話対応可能なフローを実現【太陽の森ディマシオ美術館】コロナ禍による人員削減で難しくなった深夜の電話対応をIVRyで自動化【グリーンホテルYes長浜 みなと館】よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】5分に1回鳴っていたピーク時の電話対応を自動化。デリバリー時の確認も音声録音機能でスムーズな対応が実現【キッチンきむら】作業中の問い合わせ電話対応をIVRyで自動化。SMS送信機能で、ご要望にあった問い合わせ先を自動案内することに成功【揖斐川庭石センター】よくあるご質問をSMS送信することで、電話対応の自動化に成功!お客様の質問に対し、即座に回答ができる体制を実現【Nojiri Lake Resort(野尻レイクリゾート)】新規事業立ち上げ時の電話対応を自動化!想定コスト95%以上の削減に成功【アントレ】創業130年の老舗卒塔婆メーカーの通販サイト、月300件の問い合わせのうち、約9割の電話を自動化に成功!【谷治新太郎商店】【株式会社サン・ルート様】居酒屋へのピークタイムの予約電話をIVRyで効率化することで売上と顧客満足度アップに成功!【株式会社リトランス】迷惑電話や営業電話をIVRyでシャットアウト!お客様からの電話は折り返しの対応で、接客や修理業務への集中を実現した事例【くらた動物病院】よくある質問への対応を自動化し、スタッフが対応する電話件数を、3割まで削減!【まるペットクリニック】対応が追いつかない電話業務を一部自動化し、顧客対応を改善したお客様事例【すすむ屋茶店導入インタビュー】IVRy導入での接客サービスの品質向上【株式会社ライトドア】電話の取次をIVRyで自動化。お客様への対応スピードが上がり、満足度向上を実現した事例【新原製茶】電話注文の対応履歴やお客様情報をIVRyが一括管理。電話対応に加えてCRMツールとして利用した事例|電話自動応答IVRy(アイブリー)コロナ渦のリモートワーク実現!電話番のためのスタッフの出社軽減|電話自動応答IVRy(アイブリー)【東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷】よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)【株式会社BiiiiiT】しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|電話自動応答IVRy(アイブリー)の導入事例【株式会社イコリス】お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)
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