保険業界の繁忙期に起こりやすい問題と対策を解説！

保険業界には繁忙期と閑散期があり、会社や店舗・事務所によっては「強化月間」がもうけられることがあります。こうした時期は業務負担が増大し、スタッフのモチベーションが低下する場合も。

この記事では、保険業界の繁忙期に起こりやすい問題点と対策について解説します。

保険業界の繁忙期はいつ？

保険業界の繁忙期は決算月・査定月・保険月と言われる月に当たります。

国内企業の決算月は3月と9月が多く、このころに法人税節約を兼ねて保険の新規契約や見直しをすることがよくあります。そのため、3月・9月は保険業界の繁忙期となるようです。

査定月は、次の一年の報酬や職階が決まる月です。顧客の契約にまつわる業務と合わせて、社内的な業務も多忙になります。基本的には入社時期がそのまま査定月になることが多いでしょう。

保険月とはいわゆる強化月間のことで、普段よりも多くノルマが課されたり、達成者にはボーナスが出ることもあります。これは各保険会社が独自に設定するもので、もちろん保険月がない社もあります。

保険業の繁忙期に起こる問題とは？

電話対応に手が回らない

繁忙期には普段よりも多くの契約書類を用意する必要があり、これに多くの時間が取られます。

こうした事務作業で手一杯になると、電話を取りこぼしたり、電話対応する時間が取れない、といった状況が起こります。

一方、繁忙期は顧客からの問い合わせの電話も増加します。電話がつながらなくなってしまうと、顧客側は不安になったり、不信感を抱くことも。なるべく電話対応は丁寧に行いたいものです。

ミスが発生しやすくなる

繁忙期には事務作業などの業務負担が増大し、各スタッフに大きなストレスがかかります。そのためミスが発生しやすくなり、場合によってはクレームに発展してしまうことも少なくありません。

ただでさえ忙しい時期にクレームなどでさらに負担が増えるのは避けたいところです。

スタッフのモチベーション低下

事務作業などの業務が増えると、長時間労働や残業により通常業務を補ったり、事務作業を補う場合があります。こうした状態が長く続くと、スタッフのモチベーションが低下したり、最悪の場合には離職をまねくかもしれません。

保険業界の繁忙期を乗り切る対策

業務を見直して効率化する

繁忙期の業務量はかなりの負担となります。普段から業務を見直して効率化することで、繁忙期の負担を減らすことができるでしょう。

たとえば紙の書類やパンフレットを郵送するのではなく、デジタルのデータをメールで送付したり、不要な会議を減らしたり、業務の順番や優先度を変更する、といった方法があります。

DXツールを導入する

人の手作業でしていた業務を、機械やデジタルシステムに任せてしまうのもよい方法です。DXツールを導入すると、かえってコストダウンができたり、人的ミスを防いだり、人件費を節約することも可能です。

労働人口が減少傾向にある日本では、これから先、あらゆる企業がこうしたDXツールを活用することが必須となります。でなければ人手不足を補うことができないからです。

特に繁忙期は電話による問い合わせが激増しますが、電話自動化ツールを活用すれば電話番を置く必要もなく、外出中の社員への伝言を自動で預かったり、よくある質問に自動で回答することができます。電話DXツールなら、伝言を書いたメモを紛失したり、伝言を聞き間違えるといったミスの心配もなく、人件費を節約することもできるのです。

保険業界の閑散期はいつ？

保険業界の閑散期は、基本的には「繁忙期以外の時期」となります。

しかし注意が必要なのは、地震や災害、事故などが発生した時です。非常時には保険金の申請受付や支払いが大量に発生し、例年の繁忙期と重なる可能性もあるでしょう。

したがって、保険業界の閑散期とは、事故や災害がなく、繁忙期でない時期と言うことができるでしょう。

保険業界の閑散期にすべきこととは？

保険業界の閑散期は、繁忙期の準備期間として活用するのがおすすめです。DXツールを導入し、余裕がある内に使い方を覚えておくと、繁忙期が来た時にスムーズにツールを使いこなすことができます。

まとめ

保険業界では、決算月や査定月、保険月などが繁忙期となるほか、事故や災害が発生すると忙しくなります。こうした時期は事務作業が煩雑になり、ミスが増えたり、長時間労働・残業が増加します。スタッフのモチベーションも低下するので、閑散期のうちに準備を整えておくのが良いでしょう。

たとえば電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）を活用すれば、電話の一次対応を自動化することが可能です。営業時間やお店への行き方など、よくある質問には自動で回答したり、来店予約の電話には予約専用URLをSMSで送信することもできます。

緊急の電話やお得意様からの電話は、直接担当者へつなぐこともできます。使い方に合わせて様々な設定が可能なので、きっと繁忙期の助けになるでしょう。保険業界の繁忙期対策を検討しているなら、ぜひIVRyをお試しください！