アイブリー
料金プラン
お問い合わせ
無料トライアル

話題の業務効率化ツール5種!人気の理由を徹底解説

TwitterFacebookLINEブックマークPinterest

業務効率化ツールとは、業務効率化を進めるために有用なITツールを指します。ノウハウや書類をデータベース化することで分析や検索ができるようにしたり、手動で行っている業務を自動化させるものなどがあります。

この記事では、多くの企業がすでに採用していたり、人気のある業務効率化ツールをご紹介します。

今すぐ無料で試してみる資料をダウンロードする(無料)

業務効率化ツールを使うとどうなる?

コストが削減できる

業務効率化ツールを使うことで、時間や金銭的コストを減らすことができます。特に金銭的なコスト削減ができると純利益が増えることになるほか、その分を社員の賞与や新たなビジネスに回すことが可能です。残業を減らして給料を増やすことができれば、社員にとっても魅力のある会社になるので、離職率が低下したり、求人がすぐに埋まるなどの効果が考えられます。

生産性がアップする

業務効率化が実現すると、作業のムダを減らして重要な業務へ集中して労力を使うことができます。結果的に生産性が上がるほか、社員が仕事に対する充実感・達成感・満足感を感じやすくなるでしょう。社員のモチベーションが上がると、自然と優秀な人材が集まって来るようになります。

業務効率化ツールを導入するときのポイント

問題を解決できるかどうか?

業務効率化ツールにはさまざまなものがありますが、ツールを導入する前に、自社の問題を解決できるものなのかどうか、考えてみましょう。そのためには自社の問題を明らかにすることが重要になります。経営陣では見えにくいこともありますので、現場の声を意識するなどの方法も考えましょう。

社内システム・環境と連携できるか?

どんなに優秀な業務効率化ツールであっても、自社システムとの相性が悪ければ、結果的に不効率になってしまうかもしれません。それではツールを導入した意味がありませんので、導入を決めるまえにあらかじめチェックしておきましょう。

誰でも操作できるか?

業務効率化ツールを実際に使用していくのは現場の従業員たちです。従業員たちが誰でも簡単に操作できるようなものでないと、マニュアルを作ったり、使い方の研修を行うなど、かえって手間が増えてしまうことも考えられます。デモ操作で試してみたり、実際に操作してチェックするのがおすすめです。

ツール自体のサポート体制はあるか?

いざ業務効率化ツールを導入してみると、思いもよらない問題点に直面することがあります。そうした場合にサポートを受けることができるかどうか、あらかじめ確認しておきましょう。

業務効率化ツールの中には海外で開発されたものもありますが、サポートが日本語対応しているかどうか、といった点も見るようにしてください。

業務効率化ツール紹介

①自動化ツール(RPA、IVRなど)

自動化とは、現在は手動で行っているものをツールに任せてしまうことです。中でも「RPA」といってデータ入力や加工、グラフ化、メール配信などの業務を自動で行うツールや、「IVR」と呼ばれる電話対応を自動化するツールが注目されています。

人気のRPAツールには「Winacter」「UIPath」「Blue Prism」などがあります。多くのサービスが企業と打ち合わせをしながらツールを開発するため、企業規模や機能・性能によって月額料金にはばらつきがあります。最小構成で月額2万円~、高性能なものは数十万円の開発コストが必要です。

電話対応自動化ツールでは「IVRy(アイブリー)」「MediaVoice」「VoiceMall」などが知られており、月額料金は3,000円~となっていますが、相場は月額1万円~数万円程度のところが多いです。

②コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、LINEやSkypeに代表されるようなチャットツールですが、特にビジネス用途に特化した設計になっています。チームや部署ごと、プロジェクトごと、企画ごとにグループを作ることができるほか、会議の事前に資料を共有する、気軽に質問できるなどの点が評価され、多くの企業に導入されています。

コミュニケーションツールで人気なものは「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」などが知られており、1ライセンスにつき月額数百円~という料金形態です。使用する社員数が多いほど料金が加算されていきます。

③タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、プロジェクトの進行状況を管理するためのツールです。個人の担当業務の進行具合を可視化したり、スケジュール管理をしたりすることで、問題点を整理することができます。エクセルのデータと連携したり、リアルタイムに進捗管理を行う、資料を共有できる、といった多機能のタスク管理ツールも登場しています。

タスク管理ツールで人気なものは「Backlog」「Trello」「Redmine」などが知られており、多くのツールが無料プランを用意しています。機能性・セキュリティ性が増すごとに月額料金が高くなるようなプランが設けられています。

④顧客管理ツール(CRMツール)

従来より、顧客情報は営業担当者に付属されてしまい、他の社員では分からない、対応ができない、といった問題がありました。しかし顧客管理ツールを使うことで、顧客情報の詳細が社員全員で共有でき、特定の担当者でなくとも対応できるようになります。この結果、成功事例を共有して仕組化したり、傾向分析を行って広告・開発・企画につなげるといった応用も実現しています。

メールや各種コミュニケーションツールとの連携や、電話機能と組み合わせることで、電話がかかってきたら受話器を取る前に顧客情報が表示されるようなツールも生まれています。顧客管理ツールで人気なものには「Sales Cloud」「Knowledge Suite」などがあり、規模や性能に合わせて3,000円程度~数万円程度のプランがあります。

⑤ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化とは、紙媒体で処理していた書類、伝票、マニュアルなどを電子化することです。電子化することで紙コスト・印刷コストを削減することができるほか、保管のための棚やファイルも不要になります。一方でタブレット端末などの準備が必要になる場合もあるでしょう。

ペーパーレス化ツールでは、なにをペーパーレス化するかによっても料金形態に大きく差が出ますが、「e-Fax」「desknets クラウド NEO」「ECO Meeting」などが知られています。月額数百円~の料金プランを設定しているものや、1契約150万円程度のプランなどサービスによって幅があります。

IVRyなら電話業務効率化を推進できます!その機能とは!?

電話自動対応

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、電話対応を自動化するIVRシステムを提供しています。電話をかけると「○○の問い合わせは1番を押してください…」と案内し、顧客からの電話を自動的に担当部署へつなぐ、というものです。コールセンターなどで定番のサービスですが、IVRyは月額3,000円で実現し、最短5分で稼働できるシンプルさがご好評をいただいています。

簡単な問い合わせであれば音声ガイダンスが自動で回答するほか、予約専用URLをSMS送信で案内することも可能です。また、重要な電話は確実に担当者につなぐほか、録音で対応することもOK。電話に出られなかった場合もスマホへ通知を飛ばします。

顧客管理機能

IVRyの顧客管理機能を利用すると、電話がかかってきた瞬間に相手の顧客情報が表示されます。過去の電話履歴や、通話メモを残すことができ、社員全員で共有できます。CSV出力も可能なので、分析に使うこともできますよ!

ペーパーレス化

IVRyなら電話があったときにスマホへ通知が行くので、伝言をメモしておく必要はありません。通話は録音されるほか、やり取りで特に大事なことは通話メモに残すことができます。メモなら紛失の心配もありますが、IVRyに保存されたメモならずっと残しておくことができます。インターネットにつながる環境であればいつでもどこでもアクセスできるので、リモートワークにもOK!

このほか、ホワイトリスト・ブラックリスト機能、転送先複数指定など便利な機能が使い放題のIVRy、ぜひご検討ください!

その他の関連記事

今すぐ無料で試してみるまずは資料請求
IVRy アイブリー

©IVRy 2022

料金プラン導入業界・業者一覧セミナーお役立ち記事導入事例プレスリリースパートナー導入事例パートナー制度電話番号検索運営会社プライバシーポリシー利用規約特定商取引法に基づく表記FAQ