話題の業務効率化ツール5種!人気の理由を徹底解説

TwitterFacebookLINEブックマークPinterest

業務効率化ツールとは、業務効率化を進めるために有用なITツールを指します。ノウハウや書類をデータベース化することで分析や検索ができるようにしたり、手動で行っている業務を自動化させるものなどがあります。

この記事では、多くの企業がすでに採用していたり、人気のある業務効率化ツールをご紹介します。

無料で試してみるまずは資料請求する

業務効率化ツールを使うとどうなる?

コストが削減できる

業務効率化ツールを使うことで、時間や金銭的コストを減らすことができます。特に金銭的なコスト削減ができると純利益が増えることになるほか、その分を社員の賞与や新たなビジネスに回すことが可能です。残業を減らして給料を増やすことができれば、社員にとっても魅力のある会社になるので、離職率が低下したり、求人がすぐに埋まるなどの効果が考えられます。

生産性がアップする

業務効率化が実現すると、作業のムダを減らして重要な業務へ集中して労力を使うことができます。結果的に生産性が上がるほか、社員が仕事に対する充実感・達成感・満足感を感じやすくなるでしょう。社員のモチベーションが上がると、自然と優秀な人材が集まって来るようになります。

業務効率化ツールを導入するときのポイント

問題を解決できるかどうか?

業務効率化ツールにはさまざまなものがありますが、ツールを導入する前に、自社の問題を解決できるものなのかどうか、考えてみましょう。そのためには自社の問題を明らかにすることが重要になります。経営陣では見えにくいこともありますので、現場の声を意識するなどの方法も考えましょう。

社内システム・環境と連携できるか?

どんなに優秀な業務効率化ツールであっても、自社システムとの相性が悪ければ、結果的に不効率になってしまうかもしれません。それではツールを導入した意味がありませんので、導入を決めるまえにあらかじめチェックしておきましょう。

誰でも操作できるか?

業務効率化ツールを実際に使用していくのは現場の従業員たちです。従業員たちが誰でも簡単に操作できるようなものでないと、マニュアルを作ったり、使い方の研修を行うなど、かえって手間が増えてしまうことも考えられます。デモ操作で試してみたり、実際に操作してチェックするのがおすすめです。

ツール自体のサポート体制はあるか?

いざ業務効率化ツールを導入してみると、思いもよらない問題点に直面することがあります。そうした場合にサポートを受けることができるかどうか、あらかじめ確認しておきましょう。

業務効率化ツールの中には海外で開発されたものもありますが、サポートが日本語対応しているかどうか、といった点も見るようにしてください。

業務効率化ツール紹介

①自動化ツール(RPA、IVRなど)

自動化とは、現在は手動で行っているものをツールに任せてしまうことです。中でも「RPA」といってデータ入力や加工、グラフ化、メール配信などの業務を自動で行うツールや、「IVR」と呼ばれる電話対応を自動化するツールが注目されています。

人気のRPAツールには「Winacter」「UIPath」「Blue Prism」などがあります。多くのサービスが企業と打ち合わせをしながらツールを開発するため、企業規模や機能・性能によって月額料金にはばらつきがあります。最小構成で月額2万円~、高性能なものは数十万円の開発コストが必要です。

電話対応自動化ツールでは「IVRy(アイブリー)」「MediaVoice」「VoiceMall」などが知られており、月額料金は3,000円~となっていますが、相場は月額1万円~数万円程度のところが多いです。

②コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、LINEやSkypeに代表されるようなチャットツールですが、特にビジネス用途に特化した設計になっています。チームや部署ごと、プロジェクトごと、企画ごとにグループを作ることができるほか、会議の事前に資料を共有する、気軽に質問できるなどの点が評価され、多くの企業に導入されています。

コミュニケーションツールで人気なものは「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」などが知られており、1ライセンスにつき月額数百円~という料金形態です。使用する社員数が多いほど料金が加算されていきます。

③タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、プロジェクトの進行状況を管理するためのツールです。個人の担当業務の進行具合を可視化したり、スケジュール管理をしたりすることで、問題点を整理することができます。エクセルのデータと連携したり、リアルタイムに進捗管理を行う、資料を共有できる、といった多機能のタスク管理ツールも登場しています。

タスク管理ツールで人気なものは「Backlog」「Trello」「Redmine」などが知られており、多くのツールが無料プランを用意しています。機能性・セキュリティ性が増すごとに月額料金が高くなるようなプランが設けられています。

④顧客管理ツール(CRMツール)

従来より、顧客情報は営業担当者に付属されてしまい、他の社員では分からない、対応ができない、といった問題がありました。しかし顧客管理ツールを使うことで、顧客情報の詳細が社員全員で共有でき、特定の担当者でなくとも対応できるようになります。この結果、成功事例を共有して仕組化したり、傾向分析を行って広告・開発・企画につなげるといった応用も実現しています。

メールや各種コミュニケーションツールとの連携や、電話機能と組み合わせることで、電話がかかってきたら受話器を取る前に顧客情報が表示されるようなツールも生まれています。顧客管理ツールで人気なものには「Sales Cloud」「Knowledge Suite」などがあり、規模や性能に合わせて3,000円程度~数万円程度のプランがあります。

⑤ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化とは、紙媒体で処理していた書類、伝票、マニュアルなどを電子化することです。電子化することで紙コスト・印刷コストを削減することができるほか、保管のための棚やファイルも不要になります。一方でタブレット端末などの準備が必要になる場合もあるでしょう。

ペーパーレス化ツールでは、なにをペーパーレス化するかによっても料金形態に大きく差が出ますが、「e-Fax」「desknets クラウド NEO」「ECO Meeting」などが知られています。月額数百円~の料金プランを設定しているものや、1契約150万円程度のプランなどサービスによって幅があります。

IVRyなら電話業務効率化を推進できます!その機能とは!?

電話自動対応

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、電話対応を自動化するIVRシステムを提供しています。電話をかけると「○○の問い合わせは1番を押してください…」と案内し、顧客からの電話を自動的に担当部署へつなぐ、というものです。コールセンターなどで定番のサービスですが、IVRyは月額3,000円で実現し、最短5分で稼働できるシンプルさがご好評をいただいています。

簡単な問い合わせであれば音声ガイダンスが自動で回答するほか、予約専用URLをSMS送信で案内することも可能です。また、重要な電話は確実に担当者につなぐほか、録音で対応することもOK。電話に出られなかった場合もスマホへ通知を飛ばします。

顧客管理機能

IVRyの顧客管理機能を利用すると、電話がかかってきた瞬間に相手の顧客情報が表示されます。過去の電話履歴や、通話メモを残すことができ、社員全員で共有できます。CSV出力も可能なので、分析に使うこともできますよ!

ペーパーレス化

IVRyなら電話があったときにスマホへ通知が行くので、伝言をメモしておく必要はありません。通話は録音されるほか、やり取りで特に大事なことは通話メモに残すことができます。メモなら紛失の心配もありますが、IVRyに保存されたメモならずっと残しておくことができます。インターネットにつながる環境であればいつでもどこでもアクセスできるので、リモートワークにもOK!

このほか、ホワイトリスト・ブラックリスト機能、転送先複数指定など便利な機能が使い放題のIVRy、ぜひご検討ください!

その他の記事

ホテルの電話DXで予約電話を効率化する方法とは病院・クリニックの電話DXで予約電話を効率化する方法とは?飲食店の電話DXで予約電話を効率化する方法とは電話が来たけど誰か分からない...知らない番号を迷惑電話か見分ける方法は?全ての電話を確実に対応!電話の自動音声での対応方法とは?0120から始まる電話番号を転送する方法とは?費用感なども解説!折り返し電話でのマナーは?正しい言葉づかいなど対応法を解説!050で始まる電話番号は通話料がかかるの?料金と仕組みを解説!スマホでの電話を録音をする方法は?電話に出られなかった際のメールの書き方は?ポイントや注意点を解説!電話自動応答(IVR)のメリットとは?導入事例や導入方法を解説!電話番号の種類一覧!固定電話、携帯電話、IP電話などを解説!意外と知らない市外局番のヒミツとは?どこの市外局番かすぐに分かる方法非通知着信や見知らぬ国際電話に注意!その危険性と対処法とは?GW・お盆・年末年始などの長期休暇前に設定したい休み中の電話の効率的な対応方法飲食店で少人数運営を実現するには!?ワンオペの課題を電話自動化で解消する方法電話番号を無料で取得する方法はある?無料取得のメリットデメリットを紹介!オンライン秘書のメリットや選び方は?おすすめサービス15選!050番号とは?意外と知らない050電話の仕組みやメリットを解説!ホテルのフロントで少人数運営を実現するには!?ワンオペの課題を電話自動化で解決する方法060で始まる電話番号があるって本当?迷惑電話なの?フリーダイヤルを着信しない方法とは?設定方法や注意点など解説!電話対応をAIに任せて業務プロセス改善!自動応答を人の声でも!IVRyの録音案内機能とは?IVRyの分岐ルールや営業時間が複数パターン保存可能に!IVRyアプリでスマホへの電話転送も格安に!自動応答の着信フローを自由に設定!分岐機能とは?PCだけで電話対応ができる!IVRyのブラウザ受発信機能とは?0570から始まる電話番号はどこから?料金形態など解説!IVRyを使って、LINE公式アカウントに誘導する方法保留時間の長さで機会損失!?電話口でお客様をイライラさせない方法とは図書館のDXとは?図書館が求められる新たな役割を担うために、最新技術やDX化のポイントを解説!大学DXのポイントを解説!文科省が求める理想像や電話業務DX化で学生を引き寄せる方法自動車業界のDX化とは?電話をDX化して変革期に優位を獲得する方法を解説!電話研修はなぜ必要?研修を効果的に実施するポイントを解説!スーパーマーケット業界のDXとは?電話業務をDX化してアフターコロナ時代に対応する方法商社でのDX推進ポイントは?商社がDX化でパフォーマンスを向上させる方法とは銀行業におけるDXとは?電話DXで多様化するニーズに答える方法を解説!ソフトフォンとは?IP電話を利用してPCをビジネスフォンに!Wix x IVRyを使って、ノーコードで超効率的に予約サイト運営をする方法鉄道DXとは?デジタルツインや事務作業DXを進めて収益率を向上させる方法不動産業界のDXとは?電話業務を効率化して競争力を高める方法を解説学校や教育現場のDX化とは?電話対応を自動化して煩雑化する業務を効率化する方法を解説!林業のDXとは?電話DXで新たなニーズに対応する方法を紹介!ホテル業界のDXとは?電話DX化でコロナ禍に負けない競争力をつける方法美容院での電話対応のポイントとは?電話業務を効率化して顧客満足度を上げる方法農業DXとは?電話業務をDX化して労働力不足を解決する方法観光業のDXとは?電話業務をDX化して新時代に対応する方法飲食店をDX化するには?コロナ禍で迫られるDX化についてポイントを解説!ラーメン店におけるDXとは?競争の激しい業界で効率よく経営する方法を解説!事務所の電話鳴り止まない問題を解決!本来の業務に集中する方法をご紹介!小学校にかかってくる電話にはどう対応すべき?電話対応を効率化する方法電話業務をDX化したいと思っても何から始めれば良いかわからない人のための電話DX入門ガイド保険業のDX化推進のポイントとは?抱える課題の解決法を紹介!動物病院の人手不足を解消!電話業務を効率化することで診察に集中できます!PHSがサービス終了するとどうなる?対策方法まとめ大学職員が電話対応できないほど忙しい理由とは?電話業務を効率化する方法を紹介!建設業のDX化を進めるには?簡単にできる?推進ポイントを紹介!年金事務所には電話がつながらない?年金事務所の電話がつながるようになる方法とは郵便局は電話がつながらない?郵便局の電話課題とその解決方法とは製造業をDX化するには?業務課題とDX推進のポイントを解説保育園の電話問題を解決!忙しい時間でも効率的に電話対応する方法を解説!070で始まる電話番号はどこから?迷惑電話なの?電話転送によるミスを0に!事務所の固定電話おすすめの効率化方法PCで電話番号を取得することは可能?メリットと活用法まとめコロナ禍における保健所の電話業務を効率化する方法とは?ガス会社の電話を効率化!電話業務効率化によるメリットとは!?ロードサービスの電話対応を自動化!緊急の電話を素早く確実に対応する方法とは?不動産の電話業務をDX!取次のミスを減らして顧客満足度を上げる方法とは?クレーム・苦情の電話にうまく対応する方法とは?クレーム担当は必要なの?本社などの代表電話の対応ポイントとは?課題やその解決策を解説!人件費削減とは?具体的な方法やメリット・デメリットを紹介チラシで電話問い合わせを増やすコツとは?電話の効果的な対応法も紹介!会社の電話番号を変更する時はどうする?必要な手続きやメリット・デメリットなど解説!Web広告の電話コンバージョンの計測法から顧客管理の方法までご紹介!ペーパーレス化しよう!推進方法やメリット・デメリットを解説!電話注文を確実に録音するには?受注ミスを無くす方法を紹介!営業電話を見分ける方法とは?業務を中断させる営業電話にもう悩まない!脱サラして起業は成功する?必要なポイントを解説!採用担当者必読!求人応募を取り逃がさない電話対応の方法とは顧客満足度を上げてリピーターにつなげる方法とは?ポイント別に解説!業務を効率化したい!何から始めればいい?ポイントを解説!話題の業務効率化ツール5種!人気の理由を徹底解説Googleビジネスプロフィールで電話問い合わせを増加!顧客獲得への活用法とは?顧客との電話対応をスキルアップさせる方法とは?顧客からの信頼度を獲得できる方法を紹介!新規店舗開業に必要なものは?準備するものや流れを解説!副業で電話番号を新規取得するメリットとは?格安での運用方法もご紹介!独立開業に必要なことは?電話番号を簡単に取得する方法についてもご紹介!しつこい・迷惑な営業電話から解放されるために行うべきことビジネスチャットツールの効果的な使い方とは?成功事例を紹介!電話代行サービスの相場はいくら?5社の料金とサービスを比較!ひかり電話の通話料は安い?料金の仕組みを解説!電話転送のやり方・設定方法を各キャリア別に解説!ひかり電話をボイスワープ転送するには?設定方法を解説!テレマーケティングとは?メリット・デメリットや活用ポイントをご紹介!法人が固定電話を格安で運用するには?おすすめの運用法を解説!電話自動応答導入時の自動応答パターンと応答文言例を大公開ビジネスチャットツールの選び方とは?クラウドPBXサービス比較!料金・価格など、選ぶポイントを紹介します0800から始まる電話番号はどこから?迷惑電話なの?クラウドPBX導入で何が変わる?導入メリットと、導入方法まとめ!050(IP電話)は緊急電話ができない!?対処法をご紹介!パソコンから電話をかける方法とは?スマホとの連携や活用法をご紹介!電話自動応答(IVR)導入費用はどれくらい?11社を比較!飲食店にかかってくる予約の電話にはどう対応したらいい?接客業の電話対応ポイントまとめ電話代行サービスの導入費用はいくら?11社を比較!IP電話とは?固定電話との違いやメリットとデメリットも簡単に説明!電話番号取得サービスの最安値は?10社を比較!050電話番号の導入コストはいくら?7社の価格を比較!インターネット固定回線の選び方は?おすすめサービス10選!電話対応のDX化とは?電話業務を効率化して、負荷とストレスを解消する方法を紹介!【起業したい人必見】起業準備に抑えておきたい必要なこと【電話応答マニュアル】電話対応のマナーとポイントって?業務に集中したい!迷惑電話をブロックする3つの方法休日や営業時間外の電話を自動で対応。営業日・営業時間で別ルールを設定できる機能とは?会議室でのIVRy利用ケースIVRyを使ったCRM事例イベントでのIVRy利用ケース牧場でのIVRy利用ケース業種ごとのIVRyの利用料金はどのくらい?目安の料金をご紹介!ECサイトでのIVRy利用ケース1日100円から使える電話自動応答サービス「IVRy(アイブリー)」を提供するPeoplytics、マイクロソフト社と協業開始のお知らせ外出中にかかってきた電話番号を調べる方法固定電話を持つか悩む新規事業者へ 〜固定電話を持つメリット・デメリット〜社用携帯と個人用携帯2台持ちのメリットは?在宅ワークでもコールセンター?電話自動応答サービスIVRyのアプリ版で実現可能!外出中や会議中で電話に出られない...そんな時にIVRyの自動応答!ビジネスフォンアプリを導入して在宅ワークを円滑に!子機での電話の受け渡しが面倒...IVRyアプリ導入で自動化&スマホで受け取り可能に!IVR認証とは? IVRを用いたセキュリティ強化の活用事例をご紹介!個人事業主必見!スマホの電話対応で顧客管理をする方法スマホをビジネスフォンとして利用する方法ビジネスフォンとは?IVRyを使ってスマホで電話しながらスマホでメモを取る方法在宅ワークだけど電話が鳴りっぱなしで集中できない...不要な電話をスマホで自動応答する方法クラウドフォンの電話転送とは?料金はかかる?クラウドフォンとは?CSVをダウンロードすることで電話問い合わせの分析が可能にクラウドフォンアプリ比較お客様からの電話を3コール以内で対応する方法パソコンから自動でショートメールを送る方法は?コールバックとは?その仕組みやメリット・デメリットを解説!会社の固定電話からスマホに電話を転送する(or受け取る)方法電話の取り次ぎをスムーズにする方法050plusの電話を転送する方法は?IVRyで24時間電話受付を可能に!0800から始まる電話番号を転送する方法海外からの電話を自動で拒否する方法とは?設定方法まとめ!通話アプリ「050plus」とは?テレワークを電話転送で円滑に電話のCRMツール、IVRyの顧客管理機能とは?分岐による自動対応機能とは?予約の取りこぼしを防ぐ方法とは?NTT電話の転送サービスとは?種類、料金、設定方法などクラウドPBXとは(電話交換機)?メリットやデメリット、料金をまとめ!ひかり電話の電話転送サービスとは?SMS送信サービスとは?メリットやデメリット、料金や使い方を解説!電話代行サービスとは?サービス内容、申込方法、料金などIP電話のおすすめ比較!保険代理店での電話自動応答サービス利用ケース代表電話番号での電話自動応答サービス利用ケース動物病院での電話自動応答サービス利用ケースイベントでの電話自動応答サービス利用ケース コロナワクチン関連の電話対応で起こりうること・IVRyで解消できること病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケース IVRyの音声録音機能で3つのミスを解消!道案内やイベント案内が超円滑に!IVRyのSMS自動送信機能とは!? 飲食店での電話自動応答サービス利用ケース営業電話を防ぐ方法とは?電話番号の取得方法について誰からどんな電話があったのか一目でわかる!IVRyの受電通知機能とは?時間帯別で転送先を変更!営業時間と分岐ルールを使った設定方法とは?ひかり電話の電話転送設定方法とは複数人に同時転送が可能!IVRyの複数電話転送機能とは? 電話に自動で応答。IVRyのAI音声機能で得られる3つのメリットIVR(電話自動応答システム)とは?ビジネスに必要な理由を解説!営業時間外に携帯へ電話を転送できる。転送電話サービスとは?対応できなかった電話や対応履歴を全て管理。IVRyの電話管理機能とは?直接電話を繋ぎたい時に便利!IVRyのホワイトリスト機能とは?NTTの電話回線の転送機能「ボイスワープ」とはどんな機能?何ができる?不動産管理業での電話業務効率化の利用事例Google ChromeでIVRyからの着信通知を受け取る設定について

導入事例

コロナ禍で殺到するPCR検査の電話対応を効率化!着信履歴・対応フローの可視化でセンターの人手不足を解消。【あじさい薬局】マンスリーマンションのお問い合わせを自動化。録音機能と電話転送機能で、希望物件に関する折り返しの簡略化に成功【株式会社Bolte】営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】オープンセールで連日200名超のお客様が来店する大繁盛の中、IVRyで1日約100件の着電を自動対応【さくらんぼ唐揚げ鶏桜】緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】スタッフ2名体制の中、よくあるご質問の自動化により、確実に電話対応可能なフローを実現【太陽の森ディマシオ美術館】コロナ禍による人員削減で難しくなった深夜の電話対応をIVRyで自動化【グリーンホテルYes長浜 みなと館】よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】5分に1回鳴っていたピーク時の電話対応を自動化。デリバリー時の確認も音声録音機能でスムーズな対応が実現【キッチンきむら】作業中の問い合わせ電話対応をIVRyで自動化。SMS送信機能で、ご要望にあった問い合わせ先を自動案内することに成功【揖斐川庭石センター】よくあるご質問をSMS送信することで、電話対応の自動化に成功!お客様の質問に対し、即座に回答ができる体制を実現【Nojiri Lake Resort(野尻レイクリゾート)】新規事業立ち上げ時の電話対応を自動化!想定コスト95%以上の削減に成功【アントレ】創業130年の老舗卒塔婆メーカーの通販サイト、月300件の問い合わせのうち、約9割の電話を自動化に成功!【谷治新太郎商店】【株式会社サン・ルート様】居酒屋へのピークタイムの予約電話をIVRyで効率化することで売上と顧客満足度アップに成功!【株式会社リトランス】迷惑電話や営業電話をIVRyでシャットアウト!お客様からの電話は折り返しの対応で、接客や修理業務への集中を実現した事例【くらた動物病院】よくある質問への対応を自動化し、スタッフが対応する電話件数を、3割まで削減!【まるペットクリニック】対応が追いつかない電話業務を一部自動化し、顧客対応を改善したお客様事例【すすむ屋茶店導入インタビュー】IVRy導入での接客サービスの品質向上【株式会社ライトドア】電話の取次をIVRyで自動化。お客様への対応スピードが上がり、満足度向上を実現した事例【新原製茶】電話注文の対応履歴やお客様情報をIVRyが一括管理。電話対応に加えてCRMツールとして利用した事例|電話自動応答IVRy(アイブリー)コロナ渦のリモートワーク実現!電話番のためのスタッフの出社軽減|電話自動応答IVRy(アイブリー)【東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷】よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)【株式会社BiiiiiT】しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|電話自動応答IVRy(アイブリー)の導入事例【株式会社イコリス】お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)
無料で試してみるまずは資料請求
IVRy アイブリー

推奨環境:Google Chrome

※IEでは架電・受電機能はご利用できません。

セミナー導入事例お役立ち記事パートナー制度運営会社プライバシーポリシー利用規約特定商取引法に基づく表示FAQ問い合わせ