生産性向上とは？業務効率化との違いや方法を解説！

生産性向上とは、インプットに対するアウトプットの比率を増やすことを言います。具体的には、投入する人材や材料、時間などに対して、生産される製品やサービスの量が多いこと・質が高いことを示します。

できるだけ少ないインプットから、多くのアウトプットを得るために、企業はどんなことをしていけば良いのでしょうか。この記事では、生産性向上とはなにか、業務効率化との違いや、生産性向上の重要性、生産性を向上させるための方法などについて解説します。

生産性向上とは

生産性向上とは、インプットに対するアウトプットの比率を増やすことです。できるだけ少ないインプットで、できるだけ多くのアウトプットを引き出すことで、生産性が向上し、企業の価値をより多く生み出すことができます。

生産性は「生産性 ＝ アウトプット ÷ インプット」の式で求めることができ、数値化することで生産性向上に取り組みやすくなるでしょう。

業務効率化とは何が違う？

生産性向上と似た言葉に「業務効率化」があります。業務効率化とは、業務の中にひそむムリ・ムラ・ムダをそぎ落とし、業務を改善することを指しています。

業務効率化により、結果的に生産性向上が実現することもあります。

生産性にも種類がある？

労働生産性

労働生産性とは、労働者1人当たり、もしくは労働者が1時間当たりで生産できる量を表したものです。先ほど紹介した「物的労働資産性」も、労働生産性の考え方の一つで、もうひとつ「付加価値労働生産性」という考え方があります。

付加価値労働生産性の考え方では、生み出した成果を付加価値（利益）と考えます。具体的に言うと、生産したものを販売し、そこから人件費・材料費・設備費などを引いた利益のことです。

企業が出した利益に対して、どれだけの労働者数がいるか、どれだけの労働時間がかかっているか、といった考え方と言えるでしょう。

日本では、この労働生産性が比較的低いと言われており、価格転嫁・賃金上昇などの対策が不可欠となっています。

物的労働生産性

物的労働生産性とは、生産量と労働量のバランスを表したものです。生産個数、g数などの物理量をアウトプットとして、それを得るためにどれだけの労働量が必要か、という考え方になっています。

「物的労働生産性 ＝ 生産量 ÷ 労働量」の計算式で求めることができます。（※生産量の代わりに、販売金額で計算することもあります。）

資本生産性

資本生産性とは、機械や設備、土地などの資本が、どれだけの生産量を生み出しているか、を表したものです。資本とは株主や債権者が出資したものです。それに対してどれだけの生産ができるか、どれだけの利益を生み出しているか、という考え方になります。

「資本生産性 ＝ 営業利益 ÷ 投下資本」の式で求めることができます。

生産性向上が重要視される理由とは？

競争力の維持・向上のため

生産性は企業の利益に大きく関係します。生産性が向上すれば、より少ない投資で、より大きな成果を生み出すことができます。これを続けることで、企業は競争力を維持し、向上させることができるのです。

社員のモチベーション向上

生産性向上は、業務時間の削減につながります。結果的に社員のライフワークバランスが改善され、モチベーション向上に役立ちます。

社員のモチベーションが向上すると、仕事の質が良くなってさらに生産性が向上したり、離職率が低下して人材を募集するコストが削減され、最終的に生産性が向上する、といった好循環も期待できます。

働き方改革のため

働き方改革とは、2019年から施行された一連の政策で、少子高齢化による人手不足の改善、時間外労働の上限を制限、有給取得義務化、同一労働同一賃金などが挙げられます。生産性を向上させると労働時間を減少させたり、働き方改革への貢献が期待できます。

具体的には、テレワークを推進したり、DX技術を導入して作業時間・負担を軽減する、柔軟な働き方を推進する、といった例があります。

生産性を向上させるためには何をしたら良い？

現状の業務を整理する

生産性を向上させるために、まずは現状の業務を整理し、問題点を洗い出すことから始めましょう。業務にムダがあれば省き、業務効率化することで生産性向上につなげます。

このとき、できるだけ問題点を正確に把握するために、現場で実際に業務に当たるスタッフに意見を聞いたり、全員でミーティングに参加することも重要です。

業務のプライオリティ（優先度）を決める

続いて、生産性を向上させるために、業務の優先度を決めましょう。時には大規模な改革が必要になることもありますが、まずは手を付けやすいかんたんな問題から取り組むのもオススメです。

かんたんな改革を積み重ねていくことでスタッフに成功体験を味合わせることができ、生産性向上や業務効率化の取り組みに積極的になるからです。

業務の順番を変えるだけでも生産性が向上されることも多いので、まずは優先度を決めることから始めましょう。

業務効率化ツールを活用する

生産性向上には、業務効率化ツールなどの外部サービスを利用するのもよい方法です。近年のDX技術の進化は目覚ましく、月額数百円、数千円～という低コストで人手不足が解消されたり、業務負担が軽減されたり、単純作業を自動化する、といった便利ツールがたくさん開発されています。

優先度の高いことから業務効率化ツールを活用してみるのも良い方法です。

アウトソーシングを活用する

すべての業務をすべて自社内でまかなう必要はありません。アウトソーシングをうまく活用することで、部分的に業務を減らし、スタッフの負担を減らすことができます。同時に、プロに依頼することで、低コストで質の高い成果を得ることもできるでしょう。

自社内で業務をまかなう場合、人件費や設備費などの固定費に関わりますが、アウトソーシングにより変動費として処理することができるため、繁忙期と閑散期など、需要に合わせてコストの調整をしやすくなる、というメリットもあります。

スタッフの配置を変える

軽々の浅いスタッフに難易度の高い業務をさせると、その分、余計に時間がかかったり、余計に材料を消費してしまう、といった問題があります。適切な人員配置をすることでコストを抑えながら生産性を向上させることができるのです。

特に問題を感じる優先度の高い業務から配置変えをしてみると、大きく生産性が向上することも多いです。

生産性を下げがちな電話業務

近年はメールやSNSなどでコミュニケーションを取ることが増え、電話を使う機会が減った企業も多いと思います。しかし電話そのものを撤廃する企業は少なく、いまだに電話をメインの連絡手段としていることも、めずらしくありません。

一方で少子高齢化による人手不足で、電話業務が大きな負担となっている企業も多いようです。ここからは、電話業務により生産性を下げてしまう問題点についてお話しします。

作業を中断され、本来の業務に集中できない

日本企業の多くに電話が導入された当初は、国内の働き手人口が多く、「電話番」と呼ばれる業務がありました。

しかし少子高齢化が進んだ現在では、少数精鋭で運営している企業も多く、「電話がかかってくると作業が中断されてしまう」「本来の業務に集中できない」「電話がたくさんかかってきて業務が進まない」といった課題が聞かれます。

人が対応することでの時間がかかる

電話業務は、どうしても一対一で行われるという性質上、一つの電話につき必ず一人、一定の時間が取られてしまいます。

その間はほとんどほかの業務をすることができず、本来の業務が全く進まないのです。営業時間内に業務が進まなかった場合は、残業をしたり、休憩時間を減らすなどして対応しているところもあります。

よくある質問など人でなくても答えられる要件が多い

電話による問い合わせは、どうしても直接相談が必要な緊急性の高いものばかりではありません。実際は、「営業時間は何時までですか？」「今日はお店やってますか？」「近くまで来ているけど道に迷ってしまって…」などの、いわゆる『よくある問い合わせ』がほとんどです。

こうした問い合わせは、必ずしも作業を中断し、集中力を途切れさせながら、ひとつずつていねいに対応すべきなのでしょうか？これらのよくある質問には、自動でロボットが回答したり、システムがプログラムされた回答をすることで、人が対応すべき電話の数を減らすことができます。

IVRyで電話を自動化し生産性向上に！

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話を自動化し、生産性を向上させるツールです。電話がかかってくると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内するサービスで、誰もが一度は使ったことがある、あの仕組みです。

よくある質問など人が答えなくても良い電話の対応を自動化！

IVRyを導入すると、よくある質問などに自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを送信したり、留守電で対応したり…と、人が答えなくても良い電話を自動化することができます。

テキストを入力するだけでAIがなめらかに読み上げ、音声ガイダンスが自動生成されるので、その都度、メッセージを録音する必要もありません。曜日や時間で対応方法をかんたんに変えられるので、どんな企業にもピッタリの対応を用意できます。

時間外の電話対応や、電話での顧客管理もスムーズに！

IVRyは、営業時間外でも自動で電話対応ができるので、24時間365日電話対応が可能です。電話の履歴はすべて保管され、昨日の営業時間外に来た電話を一覧で確認したり、顧客ごとの電話履歴を確認することもできます。

IVRyの顧客管理機能を使えば、電話が来た時に番号から顧客情報を検索し、画面に表示させます。通話しながらメモを取ることもでき、電話と顧客管理をスムーズに連携させることができるでしょう。

月額3,000円〜、簡単な設定ですぐに業務効率化！

IVRyは、ほかにも便利な電話業務効率化機能がつまって、月額3,000円～という低コストで運用でkます。設定も超カンタンなので、申し込んだらその日から稼働している方も多いです。生産性向上を考えているなら、ぜひIVRyで電話業務を効率化してみませんか？まずはお試しください！