【2024年最新版】ホテルの業務を効率化するおすすめツールをご紹介！

ホテル業界では人手不足が深刻で、ひとりひとりのスタッフにかかる負担が大きくなっていると言われます。そのため、接客に余裕がなくサービスの品質が落ちてしまう問題が指摘されています。

この記事では、ホテルにおすすめしたい業務効率化ツールについて解説します。

ホテル業界が抱える課題

人手不足

ホテル業界では、不足している人手を補うために、頻繁に新規採用を行うところが多く、採用コストがかさんでしまう現状です。未経験者や他業種出身者でも積極的に受け入れていかねばならず、採用後の教育研修コストも重荷となってしまうことがあります。

サービス品質の統一化

ホテル業界では、サービス品質が個々の熟練度に大きく依存します。しかし顧客側は、当然のように一定以上のサービスレベルを求めており、サービス品質の統一化が重要視されます。

クレーム・トラブルなどへの対応の迅速さ

ホテル業界では、クレームやトラブルが珍しくなく、臨機応変な対応が求められやすい職場です。有事の際は適切で迅速な判断を求められます。合わせて火災、地震、台風といった災害や事故に備える必要もあります。

効率的ではない業務が多い

ホテルでは、いまだに紙の顧客台帳を使用していたり、部屋ごとに異なるカードキーを用意したり、旅行サイトを経由しないと連絡ができなかったり、というように、非効率な業務が数多く見られます。

最新技術を取り入れることで効率化できる業務も多く、コストカットや人的ミス削減にも役立つでしょう。

ホテルの業務を効率化するメリット

業務負担軽減による人手不足の解消

ホテルの業務が効率化されると、スタッフの負担が軽減され、少ない人手でもこれまでと同じような業務をこなせるようになります。

ホテルでは電話対応業務も負担が大きいものの一つで、電話が鳴るたびに業務の手を止めたり、接客を急いで済ませる、といった対応に迫られてしまいます。

電話効率化が実現すれば、サービス品質を向上させ、顧客満足度の上昇にもつながるでしょう。

コストカットができる

もし紙の顧客台帳がペーパーレス化されれば、紙代・印刷代が節約でき、コストカットにつながります。加えて、特定の顧客を検索するのが簡単になり、スタッフの業務負担を減らすこともできるのです。

このほかにも、業務効率化ツールを導入することでコストカットできることも多いです。

接客に集中でき、顧客満足度の向上につながる

必ずしも人の手で行わなくてもよいことを、業務効率化ツールなどのシステムに任せると、スタッフはその分仕事が減るので、余裕をもって接客に集中できるようになります。結果的に顧客満足度の向上につながるでしょう。

ヒューマンエラーを減らせる

近年では現金精算ばかりではなく、クレジット決済やキャッシュレス決済が多数加わり、多様化しています。これらを全て人の手で管理しようとするのは無理があり、ミスにつながる要因にもなるでしょう。

また、ミスがあった場合、どこにミスがあったのか訴求するのがとても難しくなるでしょう。システムにできることはシステムに任せてしまうことで、ヒューマンエラーを減らすことができるのです。

ホテルを業務効率化させるには？

効率化できるポイントを洗い出す

まずは効率化できそうなポイントを洗い出すことから始めましょう。スタッフに困っていることをヒアリングしたり、ムダなコストがかかっていると感じる部分を細かく切り分けてみてください。

その後、業務効率化ツールで解決できそうなものがあれば、検討してみましょう。

マニュアル化やスタッフ教育に力を入れる

ホテル業界では、常に新人スタッフがいるような状態になっているところも少なくありません。教育研修の負担を少しでも減らすために、マニュアル化を進め、熟練スタッフの技能を少しでも早く身に着けられるような工夫をしましょう。

業務効率化ツールの活用

業務効率化ツールを導入することで、スタッフの業務をシステム化・自動化し、負担を減らすことができます。人的ミスを減らしたり、コストカットにも役立つので、ぜひ検討してみましょう。

ホテルの業務効率化におすすめのツール

ねっぱん！サイトコントローラー++

サイトコントローラーとは、複数の宿泊予約サイトと連携し、予約システムを一元管理できるシステムを言います。ねっぱん！は、業界トップシェアを誇るサイトコントローラーです。

事前決済機能もあり、ドタキャンリスクを防ぐことができます。

suitebook

PMSと呼ばれるホテル向け予約管理システムで、部屋割りや空き室・清掃管理、売上管理、顧客管理、宴会場管理など、予約にまつわるあらゆる機能を兼ね備えています。

蓄積されたデータを分析するのにも役立ちます。

RemoteLOCK

オンラインで管理できるテンキー式のスマートロックサービスで、顧客ごと、予約ごとに暗証番号が発行される仕組みになっています。部屋の鍵を紛失するリスクや、鍵を間違えるリスクをなくし、顧客にとっても利便性を高めることが可能です。

IVRy（アイブリー）

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、ホテルにかかってきた電話の一次対応を自動化する電話DXツールです。よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号にSMSを送信することも可能です。

重要な電話や急ぎの電話は直接担当者へつなぐこともできるほか、ブラックリスト機能で迷惑電話をシャットアウトすることもできるので、スタッフの電話業務負担を大きく削減することができるでしょう。

まとめ

人手不足の状態にあるホテル業界では、少ない人手で多くの業務を回転させようとするため、スタッフに負担が集中してしまいます。また、スタッフを採用するコスト、教育研修コストも大きな負担です。

業務効率化によりスタッフの負担を減らしたり、新人スタッフがすぐに働けるような環境を整えておくことが重要となるでしょう。そのためには業務効率化ツールを導入するのも一つの方法です。

業務効率化ツールによりコストカットや人的ミス削減にもなるので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。