業務効率化の方法まとめ！最新の方法やポイントを解説

業務効率化とは、毎日の業務にひそむムリ・ムダ・ムラをなくし、業務を効率よくすることです。業務が効率化されると、商品を作る時間が短縮されたり、コストダウンができるなど、企業にとって多くのメリットがあります。

しかし、一体どのように業務効率化すればよいのか、方法が分からなくて悩んでいる方も多いのではないでしょうか？この記事では、業務効率化の方法をまとめるとともに、業務効率化をするときのポイントなどを紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは、普段の業務でのムリ・ムダ・ムラをはぶき、効率化することを言います。

ムリとは、無理のあるスケジュールや、設備が耐えうる以上の利用をしていることを指します。

ムダとは、余分な人員が出てしまっていることや、在庫が過剰に発生するなどの状態です。

ムラとは、ムリ・ムダが同時に発生しており、生産や成果が安定しない状態を言います。

業務効率化のメリット

業務効率化をすると、コスト削減・生産性向上が同時に実現し、さらに社員のモチベーションアップが期待できます。

ムダがなくなれば、コスト削減や生産性向上につながるのはイメージしやすいと思います。加えてムリ・ムラがなくなるため、ミスが減って対応コストが削減されるのも大きいです。

また、ムリな業務がなくなると残業時間が減ることが多く、効率よく業務が進むことから社員の満足度が向上すると考えられます。そのため社員のモチベーションアップにつながるのです。

業務効率化の方法

プロセスの可視化

業務効率化を進めるには、まず普段の業務プロセスを可視化するのがオススメです。

毎日していると、何の疑問も持たずに何気なく続けてしまう業務であっても、可視化するとムリ・ムダ・ムラが見えたり、自然と改善策を考えられるようになるからです。

また、業務プロセスを可視化することで、ほかのスタッフがどのように仕事をしているのか見えるようになり、自分のムリ・ムダ・ムラに気が付いたり、より良い方法を自然と学ぶことができます。

ワークフローの自動化

自動化ツールなどを導入すると、手作業で行っている仕事を自動化でき、スタッフの負担軽減やミスの削減に役立ちます。特に作業回数が多い業務や、毎日必ずする必要がある業務を自動化すると、大きな効果が得られるでしょう。

具体的には、顧客リストを作るために一件ずつ顧客情報をコピー＆ペーストする作業や、日報作成、経費精算、電話業務などが挙げられます。

クラウドサービスの活用

クラウドサービスとは、インターネットを通じて利用するクラウドサービス全般を指しますが、業務効率化という観点で言うと、ペーパーレス化や業務のデジタル化が当てはまるでしょう。

オフィス内に保管されている書類やマニュアルをデジタル化し、クラウド上に保管することで、紙の書類を管理したり探す手間が軽減され、保管スペースも不要になります。

各スタッフは、自分のPCやスマホ、タブレットなどの端末からいつでも気軽にアクセスでき、オフィスから遠く離れた場所にいてもクラウド上のデータを活用できます。

テクノロジーの活用

上で紹介した自動化ツールやクラウドサービスを始め、業務効率化をするためのテクノロジーは日々進化しています。最近ではDXと呼ばれる技術や、AIを活用した技術、ドローンなど最先端の技術もこれに当てはまるでしょう。

具体例としては、自動で在庫管理・発注をするスマートマットや、AIによる人事最適化システム、ドローンを活用した不動産内覧、買い物カゴを置くとバーコードを一括で読み取るレジシステムなどが挙げられます。

業務効率化のアイディア

現状の業務を整理し、ムリ・ムダ・ムラのある業務をなくす

業務効率化をする方法は、テクノロジーやシステムを導入するといった有料のものばかりではありません。普段の業務を見直して順番を変えたり、配置変え・担当変えをする、といった改善でも、大きな効果を得られることがあります。

まずは現状、どんな業務があるのか改めて洗い出し、それぞれどんな問題があるか、改めてよく振り返ってみるのが重要です。業務をしている本人は気が付かなくても、ほかの人が見るとムダ・ムリ・ムラがあったり、改善点が見つかるでしょう。

こうした業務のムリ・ムダ・ムラは、まず第一に廃止できないか検討してください。廃止できないなら、削減したり、まとめてやったり、順番を変更できないか考えてみるのがオススメです。

業務効率化ツール・RPAを導入する

作業負担が大きいものや、システムに任せられる業務は、業務効率化ツールやRPAを導入するのがオススメです。こうした業務ツールは比較的低コストで運用できることが多く、人件費やその他のコストと比べても、かえってコストダウンになることがあります。

RPAとは自動化ツールの一種で、主にPCを使う事務作業を時短したり、自動化するのに利用されています。

アウトソーシングで業務負担を減らす

近年ではあらゆる分野の業務がアウトソーシングしやすい状態になっています。とくに専門外の業務で、手がかかるものは外部業者へ委託するのが良いでしょう。

繁忙期と閑散期で負担に幅が出る業務も、アウトソーシングがオススメです。プロに任せてしまうことで、かえってコストを抑えられたり、時短や正確になるなど、精度が高くなる可能性も大きいです。

また、社内スタッフは本業に集中することができたり、組織を健全化させられる、というメリットも挙げられます。企業が成長するにつれ、各部署が大きく肥大化して間接的な業務が増えていくことも多いですが、適切にアウトソーシングを活用すると、本業に特化した企業に育てていくことができます。

業務効率化のポイント

業務効率化を行う目的を明確にする

業務効率化を始めるときは、目的をハッキリさせることが重要です。

何のために業務効率化をしたいのか、どれくらい効率化したいのか、効率化した後はどうしたいのか、などの目的がハッキリしていないと、「業務効率化すること」が目的になってしまい、成果が得られなかったり、社内に定着せず終わってしまいます。

目的意識があるのと、ないのとでは、スタッフひとりひとりの心がまえが大きく変わります。必ず目的を持って始めましょう。

ボトルネックになっている課題を明確にする

数ある業務の中で、ボトルネックとなっている課題をハッキリとさせることも重要です。なぜなら、ひとつの業務が改善されるだけで、業務全体が大きく改善される可能性が高いからです。

ボトルネックになっている業務があると、その業務をするたびにストレスを感じるなど、精神的な余裕が失われてしまいます。ボトルネックが解決されることで生産性が向上し、ゆとりを持って仕事ができるようになるでしょう。

実施後の振り返りを行う

業務改善策を実施したら、定期的に成果を振り返って評価することも重要です。そのためには、あらかじめ具体的な数値目標を設定しておくと、改善策の効果を測定しやすいでしょう。

改善策は中長期的な視野で見積もり、短期的な成果ばかりを重視しないよう気を付けてください。目先のことばかりにとらわれすぎると、改善したばかりの業務を元に戻したり、再度の改善が必要になるなど、現場が大きく混乱してしまいます。前もって長期的な見通しを立てておき、それに沿うような形でロードマップを組み、改善策を実施していくのが良いでしょう。

意外と大きい電話業務の課題

電話応対に要する時間や人手が多い

数ある業務の中でも、電話応対に関する業務には、時間や人手がかかります。

必ず一対一で対応する必要があり、相手の時間に合わせなければならないストレスや、いつかかってくるか分からないストレスもあります。

一方でかかってくる電話のほとんどは、営業時間・休業日の問い合わせ、混雑具合の確認など、緊急性のないものが多いです。こうした電話業務のわずらわしさを抱えていながらも、電話自体を廃止することは難しいと考える企業がほとんどです。

電話での通話内容の管理が煩雑になりやすい

コールセンターなどでは、電話対応の後に会話の内容を要約し、履歴に残すなどの管理をしています。

しかし一般にはこうした管理は行っていない企業も多く、大事な伝言のメモを紛失してしまったり、折返し連絡を失念したり、注文された個数を間違えたり…といった二次管理に悩まされているのではないでしょうか。

電話は、重要度の高い内容をやり取りすることも多いですが、間に書類があるわけでもなく、あくまで声と声だけでのやり取りですので、保管することが難しいのです。

時間外の電話対応が難しい

電話でのやり取りは、必然的に営業時間内に限られてしまいます。

時間外に電話をスマホへ転送することはできますが、深夜早朝・祝休日に関わらず電話を受けるような状態になると、プライベートな時間や、しっかりとした休暇を持てず、精神的な余裕が失われてしまいます。

その反面、ライフスタイルの多様化から営業時間外の対応を求める声は増えていると言えるでしょう。

電話業務を効率化するならIVRy

自動応答でよくある質問などの電話業務を肩代わり

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話がかかってくると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内するサービスです。よくある質問に自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを送信したり、伝言を録音で預かったりと、普段の電話応対を肩代わりします。

スタッフの業務負担を軽減するほか、電話によるストレスをなくし、本業に集中して取り組めるようになりますよ！

煩雑になりがちな電話の問い合わせ管理をスムーズに

IVRyは、かかってきた電話の履歴を一覧で確認できるほか、通話内容をすべて録音しています。顧客管理機能を活用すれば、顧客ごとに電話の内容や過去の問い合わせ履歴を確認でき、通話中にメモを残すことも可能です。

メモは社内全体で共有でき、紛失する心配もありません。通話内容を要約して文字起こしする機能を使えば、過去のやり取りを探すのもカンタンになります。

営業時間外も自動で電話対応

IVRyは、24時間365日自動で電話に対応できるので、営業時間外の電話を取りこぼす心配もありません。緊急性の高い電話は、担当者へ直接転送することもでき、顧客満足度アップも期待できます。

月額3,000円〜、最短当日で業務効率化できる

IVRyは、電話業務を効率化する機能がつまって、月額3,000円～という低コストで運用できます。申込んだら最短で当日から使い始めることができるなど、使い勝手の良さや、設定しやすい管理画面も人気です。業務効率化の方法を探しているなら、ぜひ電話業務を効率化するIVRyを合わせてご検討ください！