業務を効率化したい！何から始めればいい？

どの業種・業界でも口をそろえて「人が足りない」と言います。日本の人口は2008年をピークに減少を続けており、今後も人手不足は深刻化していくでしょう。以前のように、人海戦術でなんとかなった時代はすでに終了したのです。これからは人手が足りないことを前提に、仕事のやり方を変えていく必要があります。

人手不足の対策のひとつが業務効率化です。業務効率化を進めることで、人手を減らしたり、仕事量を減らしたりできることもあります。この記事では、業務効率化したいけれど何から始めたらいいかわからない方へ、業務効率化のポイントや考え方を解説します。

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業務効率化のメリットとは？

業務効率化をすることで、業務時間・経費などのムダを削減することができます。その結果、従業員ひとりひとりのムダがなくなり、売上や利益に直結するような業務が目立つようになるでしょう。残業時間や休日出勤もなくなると、従業員のモチベーションアップにつながります。時間やコストのムダがなくなった分、そのモチベーションを新しいことへ使えるので、さらなる成長が期待できるのです。

業務効率化を進めるためのポイントとは

何のために業務効率化したいのか考えよう

まずは、何のために業務効率化したいのか考えましょう。人手が足りないからなのか、コストを削減したいのか。業務効率化するとしても、目的が果たせないと意味がありません。

そのためには現状把握が必要です。今まで当然のように行ってきた業務の中にも、ムダが潜んでいることがありますので、よく確認してみましょう。とくに、複数人の従業員が何度も同じ作業を繰り返している場合、ムダが潜んでいる可能性が高いです。時間がかかりすぎている業務にもムダが潜んでいます。

具体的な目標をたてて業務効率化に取り組もう

業務効率化すべき点や目的が決まったら、具体的な目標を点てましょう。時間をどれくらい短縮したい、コストをいくら削減したい、いつまでに達成したい、などのプランそ考えることも必要です。

業務効率化するためにどうすればよいか？

自動化

技術の進歩は日々目覚ましく、当たり前のように手動で行ってきたことが、機械やシステムを導入することで自動化できる場合があります。たとえば自動電話対応システム、資料作成システム、作業ロボット、AI、RPAなどです。ただし一定の費用がかかる場合が多く、自動化することで削減できるコストと見合っている必要があるでしょう。

ペーパーレス化

ペーパーレス化とは、今まで書類やマニュアルなど紙に印刷していたものをデジタルデータに移行することを言います。印刷コストや紙コストを減らすことができるほか、環境への負荷も減らすことができます。そのためにはマニュアルをデータベース化してスマホやPCからアクセスできるようにしたり、タブレット端末の導入などが必要になることもあります。

スタッフ研修を見直す

スタッフ研修は一定の時間とコストがかかるものです。しかし形骸化してしまっていたり、ムダが多く時間ばかり取られて身にならないといった研修は意味がありません。どうせなら業務効率化研修を行ってさらに生産性を向上させるべきです。

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電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話対応を自動化するための業務効率化ツールです。電話をかけると「○○のお問い合わせの方は1番を押してください…」と自動でガイダンスが流れ、すぐに目的の部署・担当者と電話をつなぐことができます。ほとんどの問い合わせには自動で対応できるので、相談が必要な電話だけの対応でOK。電話が鳴るたびに業務の手を止めていたなら、その回数を半分以下に減らすことも可能です。