大学職員が電話対応できないほど忙しい理由とは？電話業務を効率化する方法を紹介！

新任の大学職員は忙しい部署に配属されることが多い上に、電話対応や窓口業務まで一任されてしまうといいます。しかし新任の内からそんなマルチタスクができるわけもなく、加えて雑用も言いつけられます。とにかく忙しい中、電話対応で作業が中断されるのは本当に厄介です。そのたびに集中力が切れ、効率が落ちてしまうのを、どうにかする方法はないのでしょうか？

この記事では、大学職員が電話対応できないほど忙しい理由を解説した上で、電話業務を効率化する方法をご紹介します。

大学職員はどんな仕事をしているのか？

窓口業務

大学に通う学生や、受験を考えている学生、すでに卒業した学生など、大学の窓口には様々な学生が来ます。このほか、取引先となる各種業者の受付を行うのも窓口の仕事です。とにかくあらゆる来客の一次受付を対応するのが窓口業務です。

奨学金の相談

主に、奨学金を受けたい学生の相談を受ける仕事です。各学生の環境が違うので、利用できる奨学金はバラバラなので、学生の生活環境についてヒアリングを行うことになります。個々の学生で対応が異なるので、まとめて説明会を行うなどの対応がしにくい業務です。

図書館の司書

大学の図書館は、論文を書く学生にとって重要な場所です。論文は基本的に情報ソースを明示しなければならないので、違う大学の学生がわざわざ一冊の本を求めて訪れたり、遠方の学生が郵便で取り寄せを希望することもあります。小学校～高校までの図書館と比べると、利用方法は異なることが多いですが、そんなに忙しい仕事ではありません。しかし窓口と図書館を往復するのはとても大変です。

就職支援

就職氷河期以降、学生の就職支援を手厚く行う部署が新設された大学も多いのではないでしょうか。就職しやすいかどうか、を大学受験の際に意識する学生も少なくないようです。就活セミナー開催、インターンシップあっせん、資格取得講座ほか、就活対策のイベントを主催するとなると、さまざまな準備や各部門との連携が必要になります。

給与計算・経理

いわゆる労務経理部です。近年では経理のケの字も触れたことのない新任大学職員に任せるのではなく、専門業者へ外注する動きも見られます。

情報管理

大学ではさまざまな情報が混雑しがちです。受験生や入試に関わる情報、大学に在籍する学生の個人情報、職員・教員の個人情報、授業や教科書の情報など、部署ごとに色々な情報がありますが、それぞれの情報は独立しており、各部署がそれぞれに管理していることが多いです。そのため部署間の連携が取れず利用者が不便に感じることもあります。

広報

大学ではパンフレットやポスターなど広報活動を行う部署もあります。毎年定期的に情報を更新するため、繁忙期は残業が多いことも。近隣の大学と合同でイベントを開催したり、教員の研究を取材するほか、プレスリリースを担当していることも多いです。

雑用

新任の大学職員は、多種多様な雑用を任されがちです。電話対応、荷物運び、説明会の会場整備、道案内、など、挙げていくとキリがありません。

大学職員が抱える課題とは？

仕事に関する考え方が古い

世間では「適材適所」「分業」といった考え方が浸透していますが、大学職員の現場ではこうした考え方がまだなく、「とにかく何でも経験すべき」「マルチタスクをすればよい」という古い考え方のところが多いのです。しかし大学も民営化されて以来、このままでは効率が悪すぎる、ということに気が付き始めています。

若手に苦労させる風潮が根強い

大学職員の現場では「若手に苦労させる」という風潮が根強く、窓口に立つ・電話に出る・雑用をするのは新人の仕事、という考え方の人も少なくありません。毎年何人も新人が増えた十年前とは違い、少子高齢化の現在では、あまりにも非効率な考え方であることを意識した方がよいでしょう。

適材適所でない

基本的に「穴が開いたところに人を埋める」という仕事の割り振りが行われるため、個人の能力を全く見ていません。そのため個人の特性を生かせず、大学職員でなくてもできるような仕事を割り振られる可能性も多いのです。

大学もDXが進んでいる？解決できる課題とは

大学でのDX活用の例

非効率な大学職員業務を効率化するために、注目されているのがDX化です。紙ベースの資料をデジタル化したり、AIやシステムツールができる仕事は自動化させることで、人手が必要な仕事が大幅に減ることが予想されます。すでに多くの企業で導入が進んでおり、大学職員の現場にも必要になっていくでしょう。

業務効率化ができる

DX化を行うことで業務効率化が期待できます。たとえば紙ベースの資料がデジタル化されることで、情報管理が容易になるほか、印刷コストが削減できます。電話対応を自動化させることで、電話に出る回数を減らしたり、取り次ぎを不要にすることが可能です。そのため空いた時間を有効に活用できます。

人手不足が解決できる

大学職員に限らず、日本では少子高齢化のために多くの企業で人手不足が深刻化しています。従来のような縦割りや、マンパワーに依存する経営では立ち行かなくなることは目に見えており、早々にDX化で人手不足を解決する必要があります。

IVRyを導入すれば大学職員の業務を効率化できます！

電話の一次対応を自動化

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話をかけると自動対応するDXシステムを提供しています。そのため受験日、受験料、申し込み締め切り日、合否結果など、電話が集中しがちな問い合わせにはIVRyが自動で回答。電話に出る回数を半分以下に減らせます。

SMSでどんどん誘導

大学窓口へかかってくる電話の多くは、学生によるものです。若い学生は新しいツールに慣れるのが早いので、SMS送信機能を利用して別のURLへ誘導しましょう。相談があるなら予約専用URLへ、よくある問い合わせにはFAQサイトへ。よく分からない場合は留守電に要件を吹き込むことができるので、職員が空いた時間に折り返し連絡できます。

担当者に直接転送

大学にかかってくる電話の中でも多いのは担当者へ電話を取り次ぐものです。しかしIVRyなら自動的に電話を担当者へ直接転送。一時対応の手間が減り、業務が格段に効率化できます。

大学にかかってくる電話の効率化を考えているなら、ぜひIVRyにお任せください！