ソフトフォンとは？メリット・デメリットや選び方、おすすめサービスを紹介

ソフトフォンとは、PCやスマホにアプリを入れると、PCやスマホから電話機能が利用できるようになるものを言います。インターネット回線を利用した電話なのでスマホの通話料金よりも通話料が安く、固定電話機が必要ない、というメリットがあります。この記事では、ソフトフォンとは何か、詳しく解説します。

ソフトフォンとは？

ソフトフォンは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末に専用のソフトウェア（アプリケーション）をインストールして利用する電話サービスのことです。

インターネット回線を利用するため、本来は電話機能を持たないパソコンなどでも、電話として活用できます。身近な例としては、LINEやFacebook Messengerなどの通話機能を備えたアプリもソフトフォンの一種と捉えることもできます。

IP電話との違い

IP電話は、IP（インターネットプロトコル）という通信方式を利用した電話サービスのことを指します。

IP電話は、専用の電話機を利用する場合と、スマートフォンやパソコン上のアプリを利用する場合があります。このうち、パソコンやスマートフォンなどにアプリをインストールして通話するタイプが「ソフトフォン」に分類されます。

クラウドPBXとの違い

PBX（Private Branch Exchange）とは、社内の内線電話網と外部の電話回線をつなぐ役割を持つ「電話交換機」のことを指します。クラウドPBXは、このPBXの機能をクラウド上に構築し、インターネット経由で提供するサービスです。

クラウドPBXは、内線通話や転送機能など、さまざまな機能をインターネット経由で提供する「システム」のことを指します。一方、ソフトフォンは、クラウドPBXをはじめとした電話システムを利用して、実際に通話を行う「ソフトウェア（アプリケーション）」を指しています。

ソフトフォンを利用するメリット

固定電話がいらなくなる

ソフトフォンはPCがインターネットにつながっていれば電話機能が使えるので、固定電話機を用意する必要がありません。同様に電話線の開通工事なども不要になります。

オフィスにいなくても電話がかけられる

ソフトフォンを利用するにはアカウントIDやパスワードでログインすることになりますが、必ずしもオフィスにいる必要はなく、出張先のホテルのノートPCや、外出中のスマホからでも発着信が可能です。

通話をしながらのPC操作がしやすい

電話の受話器を持つスタイルだと、首を片側に倒し、肩と頬で受話器を挟んだ状態で、キーボード操作をする…という場合が少なくありません。しかしソフトフォンであれば受話器がないので通話をしながらPC操作をするのが簡単になります。

他のサービスと連携して活用しやすい

ソフトフォンは、PCを使いながら操作するだけでなく、通話履歴をダウンロードして表計算ソフトで解析したり、不在着信をスマホに通知したりと、他のサービスと連携して活用することもできます。通話録音、通話モニタリングなどの電話オプション機能も利用しやすいです。

ソフトフォンを活用するメリットについて、詳しくはこちらの記事もご覧ください！

パソコンから電話をかける方法とは？スマホとの連携や活用法をご紹介！

ソフトフォンのデメリットと注意点

PCトラブルの影響が大きい

電話機が故障することは少ないかもしれませんが、ソフトフォンはPCの調子が悪いと影響されてしまうことがあります。ソフトフォン自体が起動しない、相手の声は聞こえるのに自分の声は届いていない、などのトラブルが起こりやすいと言えるでしょう。あらかじめトラブルに備えたマニュアルなどを用意しておくのがおすすめです。

通信環境に左右される

ソフトフォンはインターネット回線を利用した電話なので、通話品質が通信環境に左右されてしまいます。Wi-Fiだけだと不安定になりやすいので、ルーターからPCまではケーブルでつなぐのがおすすめです。

ヘッドセットやイヤホンが必要

ソフトフォンを利用するときは受話器の代わりになるものが必要です。ヘッドセットやイヤホンマイクなどの準備が必須となります。

ソフトフォンを導入する方法

IP電話アプリを導入する

手軽にソフトフォンを導入したい場合は、IP電話アプリを利用する方法があります。多くの場合、IP電話アプリを端末にインストールし、アカウントを作成すれば使い始めることができます。

ただし、転送や保留、留守番電話などの機能はアプリによって異なります。IVR（自動音声応答）や分析ツールなどの高度な機能を持つサービスもあるため、ビジネスでの利用を考える場合は、必要な機能を確認した上で選定しましょう。

IP電話のメリットやおすすめアプリ、選び方については以下の記事で解説しています。より詳しく知りたい方はこちらも参考にしてください。

IP電話アプリのおすすめ10選！料金や機能を比較

クラウドPBXを導入する

ソフトフォンを導入するには、クラウドPBXサービスを契約する方法もあります。クラウドPBXを導入すると、転送や保留、IVR（自動音声応答）、留守番電話など、ビジネスに必要なさまざまな機能を利用できます。

導入前に、無料トライアルで実際の使い勝手や機能を試せるサービスもあります。複数のサービスを比較検討し、自社の規模や利用目的に合ったものを選びましょう。

以下の記事では、クラウドPBXのサービスについて選び方を解説しています。こちらもあわせてご覧ください。

【2024年最新版】クラウドPBXサービス比較！料金・価格など、選ぶポイントを紹介します

ソフトフォンを選ぶポイントは？

価格面が見合っているか

ソフトフォンの導入には初期費用、月額料金、通話料、オプション料金などが必要です。導入時に新たにインターネット回線を準備する場合は、その費用も予算に含めて検討しましょう。

月額料金は、利用人数や回線数で変動するほか、サービスによっては従量課金制の場合もあります。事業規模やニーズの変化に応じて、柔軟にプラン変更できるサービスを選ぶとよいでしょう。長期的な視点から費用対効果が見合っているかを確認してください。

使いやすいサービスか

ソフトフォンは日常的に使用するツールのため、業務でスムーズに活用できる操作性が求められます。直感的に使いやすく、業務の効率を高められるサービスを選ぶことが重要です。

多くのサービスでは、無料トライアルやデモ利用が可能です。実際に操作してみて、画面の見やすさ、操作のしやすさ、必要な機能へのアクセスのしやすさなどを確認するとよいでしょう。

また、導入時や運用時のサポート体制も重要なポイントです。電話やメールでのサポート対応時間や対応速度、FAQの充実度などを事前に確認しておくと、トラブル時にも迅速な対応が可能になります。

必要な機能がそろっているか

ソフトフォンには基本的な通話機能に加えて、業務の効率化や顧客対応の品質向上につながるさまざまな機能を持つサービスがあります。導入する際は、自社の課題を解決し業務効率化につながる機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば、顧客対応の品質向上を目指すなら、通話録音機能や着信履歴機能があると便利です。顧客情報を効率的に管理したいなら、CRM（顧客管理システム）と連携可能なサービスが効果的です。

また、IVR（自動音声応答）やビデオ通話、通話分析ツールなど、提供される機能はサービスによって異なります。自社に必要な機能をリストアップし、優先順位の高い機能を備えているサービスを選びましょう。

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顧客管理機能でメモを見ながら通話

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）はPCやスマホからも電話の発着信ができ、ソフトフォンとしてご利用いただくことが可能です。IVRyの顧客管理機能を使えば、顧客情報や過去のやり取りを確認しながら通話したり、通話メモを残すことができます。通話メモはクラウド上に保存されるので、「メモを紛失してしまった」という心配もなく、全社員で共有することができます。

受電履歴が残る

IVRyには受電履歴が残るほか、すべての通話を録音しています。注文ミスを減らすことができ、「言った」「言わない」のトラブルを避けることにもつながります。

他のビジネスチャットツールとの連携も

IVRyは普段の電話を自動で応答しますが、急ぎの電話は担当者へ直接転送することができます。それでも電話に出られないときはスマホへ着信があったことを通知します。通知方法はメール、LINE、Chatworkほかさまざまなツールとの連携に対応しているので、あなたの会社にふさわしい使い方ができるでしょう。

最短5分で簡単導入！

IVRyはソフトフォンに加えて電話自動応答機能を利用できるため、電話業務の効率化に役立ちます。月額3,000円～という低コストで運用でき、申し込んだら最短5分で稼働できるシンプルな使い勝手も魅力のひとつです。ソフトフォンを検討しているなら、ぜひ合わせてIVRyもご検討ください！