営業時間外にかかってきた電話はどう対応すべき？音声アナウンスによる成功事例を紹介

営業時間外の電話対応は、多くの企業にとって悩ましい課題です。

「機会損失は避けたいが、従業員の負担は増やしたくない」「休日まで電話に追われるのは避けたい」といったジレンマを抱えている担当者も多いのではないでしょうか。

営業時間外の電話を放置することは、顧客満足度の低下やビジネスチャンスの逸失に直結する一方で、安易な対応は従業員の疲弊を招きます。

この記事では、営業時間外の電話がもたらすリスクを整理し、IVR（電話自動応答）や電話代行といったツールを活用して、機会損失を防ぎつつ業務を効率化するための具体的な解決策を解説します。

営業時間外の電話対応すべき？

結論から言うと、営業時間外の電話にも対応した方がメリットは大きいといえるでしょう。「営業時間外は対応しない」という選択肢もありますが、電話を放置することで生じる機会損失や顧客満足度の低下は、企業にとって大きな打撃となりかねません。

対応コストや従業員の負担といった課題は、IVR（電話自動応答）システムなどのツールを活用することで解決できます。

顧客との大切な接点を逃さず、ビジネスチャンスを最大化するために、営業時間外の電話にも対応できる体制を整えておくことをおすすめします。

営業時間外の電話を放置する主なリスク

営業時間外の電話に対応しない場合、機会損失や顧客満足度の低下など、さまざまなリスクが発生する可能性があります。ここでは、主な3つのリスクについて詳しく解説します。

機会損失による売上の低下

営業時間外にかかってきた電話に対応しないことで、新規顧客からの問い合わせを逃してしまう恐れがあります。

特に、電話をかけてきた相手が他社とも比較検討している場合、タイムリーな対応ができないと、顧客を競合他社に奪われかねません。こうした「機会損失」がもっとも大きなリスクといえます。

顧客・取引先の信頼低下

営業時間外でも電話を必要とする顧客は、困っていたり、急いでいたりするケースが多いです。その電話に応答がないと、「対応してくれない会社」「頼りにならない」といった不信感や不満につながりかねません。

その結果、顧客離れを招いたり、クレーム発生のきっかけになったりするなど、ブランド価値や顧客満足度の低下というリスクが生じます。

トラブルやクレームの拡大

緊急性の高いトラブルやクレームの連絡に対応できないと、問題がさらに深刻化する恐れがあります。初動が遅れることで、本来なら小さく収められたはずの問題が取り返しのつかない事態に発展することも考えられます。

結果として、顧客との関係悪化や、企業の評判を落とすことにもつながりかねません。

営業時間外の電話対応方法

営業時間外の電話に対応するには、どんな方法があるかご紹介します。

社内で対応時間を決める

もっとも基本的な方法は、社内で対応時間を決め、それ以外の時間帯には対応しない、という方法です。

ただしこの場合は、機会損失が発生する可能性もあります。

また、対応時間内に電話が集中したり、対応能力以上に電話が来た時には、処理しきれず、取りこぼしが発生する可能性もあるでしょう。

留守番電話を利用する

営業時間外になると留守番電話を設定しておくことで、営業時間外の電話を録音し、翌営業時間内に対応する、という方法です。

ただし、中には「留守番電話だ」とわかるとメッセージを入れずに電話を切ってしまったり、留守番電話が解除されるまで何度も繰り返し電話をかけてくる人もいます。

自分の名前を名乗らずに用件だけ告げて電話を切ってしまう、というケースも多く、その場合はまず、誰からの電話か確認するところから始めなければなりません。

また、留守番電話にメッセージがたくさん残っている場合は、ひとつひとつ録音を再生して確認する必要があり、時間がかかる、という課題もあります。

電話転送を利用する

営業時間外にオフィスや店舗へ電話がかかってきた場合、代表者の携帯電話に電話を転送する、という方法です。

電話を取りこぼす心配は減りますが、仕事とプライベートの時間を区別しにくくなったり、休暇を取りにくくなる可能性があります。

利用者が「時間外にかけても電話に出てもらえる」と分かると、営業時間を意識しなくなり、いつでも好きな時に電話をかけてくる可能性もあります。

このほか、電話転送を利用するには月額数百円程度の利用料金と、転送した電話の通話料が発生します。

電話代行サービスを利用する

電話代行サービスは、専門のオペレーターが自社に代わって電話応対をしてくれるサービスです。

24時間365日対応してくれるサービスであれば、営業時間外や休日の電話も確実に対応してもらえます。ただし、オペレーターはあくまでマニュアルに沿った対応となるため、専門的な質問には答えられない場合があります。

また、月額料金に加えて、受電件数に応じた従量課金が発生することが多いため、ほかの方法に比べてコストが高くなる傾向があります。

IVRを導入する

IVRとは、電話自動応答システムのことです。

金融機関やコールセンターなどで導入されていることから、高額な利用料が発生すると考える人もいますが、近年では月額数千円～という低コストで運用できるクラウド型IVRもあります。

よくある質問には自動で回答できるほか、メッセージを留守番電話に預かったり、重要な電話だけを携帯電話へ転送する、ということも可能です。

IVRについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

IVR（電話自動音声応答システム）とは？ビジネスに必要な理由を解説！

営業時間外はIVR（自動応答）で対応するのがおすすめ

営業時間外の電話には自動応答ツールを導入し、対応するのがオススメです。

電話がかかってくると自動的に音声ガイダンスに切り替わり、自動で対応してくれるので、機会損失を防ぐのに役立ちます。

近年は自動応答ツールも比較的低コストで運用できるので、使い方を工夫すればコストを抑えながら顧客満足度をアップさせることもできます。

【独自調査】IVR（電話自動応答）導入による自動化率、約半数が「50％以上」と回答

編集部ではIVR（電話自動応答）を導入したという経営者や役員を含む25歳〜65歳の会社員200人にアンケートを実施。システムを導入したことによる電話対応の自動化率に関する設問では「50%以上70%未満」と答えた方が最も多く31.6%、ついで「70%以上90%未満」と答えた方が20.9%いました。

IVRを導入した会社では、約半数の方が電話対応のうち50％〜90％未満を自動化できていると感じているようです。

Q：IVRによる自動化率はどの程度ですか？

（調査名：IVR導入企業向けアンケート調査、調査対象：25〜65歳の経営者・役員・会社員、有効回答数：200件、調査実施日：2025年9月29日、調査手法：インターネット調査、調査実施会社：株式会社IVRy）

営業時間外の電話に対応するためのツール4選

アイブリー

電話対応を自動化できるほか、電話業務の効率化ができる機能が豊富なツールです。

かかってきた電話に自動でSMSを送信したり、迷惑電話をブラックリストに登録する機能、取引先や得意先をホワイトリストに登録する機能などがあります。

分かりやすい操作感には定評があり、PCやITツールに慣れない人でも使いやすい点が魅力です。

• 初期費用0円、月額費用2,980円～

MediaVoice

オフィス向け、コールセンター向けと、規模や利用形態に応じてカスタマイズしやすい自動応答ツールです。継続利用率が97%と高く、大手企業から中小企業まで幅広く活用されています。

電話を受けるだけでなく、発信する機能にも充実しており、自動架電システムを構築することもできます。

• 基本使用料35,000円、1ユーザーにつき1,000円、ほか

自動受付IVR

コールセンターの自動応答ツールとしてよく知られており、様々なオプション機能にも対応しています。金融業界など、高いセキュリティ性を必要とする業界での実績が多くあります。拠店をたくさん持っている企業や、コールセンターを自社運用している企業におすすめです。

• 初期費用300,000円～、月額費用150,000円～

トビラフォンCloud

スマホにアプリを入れると内線電話として活用できるビジネスフォンツールで、03、06などの市外局番を番号として利用することもできます。1人から使い始めることもでき、IVR機能を無料で利用できるなど、小規模から導入しやすいツールです。

• 初期費用33,000円、月額費用3,300円～

アイブリー導入による営業時間外の電話対応の成功事例

実際にアイブリーを活用して営業時間外に自動対応をしている例をご紹介します。

【介護施設の事例】問い合わせ対応を自動化し、スタッフの業務負担を大幅に軽減

住宅型有料老人ホームを運営している株式会社ホットスペースでは、営業電話が鳴りやまず、重要な電話と区別したい、というニーズからアイブリーを導入しました。

アイブリー導入前は、営業時間外に留守番電話で対応していましたが、アイブリー導入後はよくある問い合わせに対して、自動回答が可能となり、スタッフの業務負担が軽減するとともに、お客様への即時対応も実現しました。

営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】

【宿泊施設の事例】深夜や休日の予約電話を逃さず機会損失を防止

1日1組限定の貸切施設「泊まれる学校」を運営する「OKUTAMA＋」は、アイブリー導入前は電話代行サービスを利用していましたが、土日祝日はサービス対象外だったため、スタッフが電話対応をしており、負担になっていました。

アイブリー導入後は、土日祝日でも営業時間外でも電話対応ができるようになりました。深夜22時にも電話がかかってきていることが新たにわかるなど、どの程度の電話対応が発生しているかが可視化されました。

宿泊の問い合わせが多い土日や深夜の電話対応を自動化！顧客リストや受電データも有効活用【OKUTAMA＋】

営業時間外の電話対応をしたいならアイブリーがおすすめ

豊富な機能でさまざまな電話課題を解決できる

アイブリーには豊富な機能があり、様々な電話の課題を解決することができます。営業時間外でも電話対応をしたり、時間になると自動的に対応が切り替わるので、最初に設定するだけで、後は手間もかかりません。

わかりやすく、使いやすい操作性

アイブリーは、見たまま直感的に理解できるような分かりやすい操作画面になっているので、誰でも使いやすく、すぐに設定ができますよ。使い方次第でどんどん業務を効率化でき、本来の業務に集中して作業効率や生産性をアップすることができます。

低価格で、簡単に導入できる

アイブリーは初期費用が無料で、月額2,980円～という低コストで導入できます。申込み後最短即日で使い始めることができるので、すぐに使いたい方にもピッタリです。スマホやPCがあれば、どこにでも導入でき、新たに機器を買ったり置いたりする必要もありません。

営業時間外の電話対応をしたいなら、ぜひアイブリーをお試しください！