電話DXで教員・教師の業務負担軽減！

学校の教員・教師は長時間労働が深刻な社会問題となっています。過労死や精神疾患の問題もあり、小学校で3割、中学校で6割の教員が過労死ラインを上回っている、という調査報告もあります。

この記事では、電話DXで教員・教師の業務負担を軽減するための方法について解説します。

教員の業務負担が大きい原因

授業準備や採点作業など時間のかかる業務が多い

教員は授業の準備や採点作業など、時間のかかる業務が多くあります。こうした業務の多くは授業中にはできず、自宅へ業務を持ち帰ったり、土日にも行っていることがあります。

授業時間外の業務も多く、長時間労働である

特に部活指導など放課後や授業時間外の業務が多く、どの教員も長時間労働が強いられている状態にあります。こうした状態は公務員ながら「ブラック企業」と呼ばれるほどで、教員の質の低下を招く恐れがあります。

労働の管理が明確にされていない

これだけ業務がたくさんあるにも関わらず、教員は残業すればするほど残業代が増えるような給与体系になっていません。そのため残業時間が管理されず、誰が何時間残業しているか意識されないこともあると言います。

教員には「給特法」と呼ばれる独特な法律がありました。これは残業代が出ない代わりに基本給の4%を支払うというものです。給特法が成立した50年前は教員の時間外労働が1か月に8時間程度だったためこの水準で十分でしたが、現在では1か月80時間を超える時間外労働も発生しています。

給特法は2019年に改正され、残業時間の上限が設けられ、土日の部活指導原則なし、などが定められましたが、給特法があったために残業時間の管理をする習慣がなく、今後の課題となっています。

教員の業務負担が大きいことで起こる問題点

教員の過労が深刻化する

教員の業務負担が大きくなることで、過労が深刻化し、精神疾患となる教員が後を絶ちません。休暇を余儀なくされるなど、働き方改革による是正が急務となっている現実です。

教育にも影響を与える可能性も

教員の負担が大きく、常に疲労がたまっているような状態だと、普段の授業や教育にも影響を与える可能性が大きくなります。子どもひとりひとりをていねいに見ることができず、指導が行き渡らなくなる可能性もあります。

人材獲得が進まず、さらに業務負担が増える負のスパイラルに

教員の業務負担が大きくなっていることはすでに社会問題となっており、多くの人が耳にしています。「教員になりたい」と考える人が減ると人材獲得が進まず、さらに業務負担が大きくなるという悪循環に陥ってしまうでしょう。

教員の業務負担を軽減するには？

労働時間の管理を改善し、離職率を減らす

教員の業務負担を軽減するには、労働時間の管理方法を改善し、残業が多い場合は是正するなどの対策が必要です。給特法が改正されたばかりで教員の勤務時間は適正な管理がされていないこともありますので、まずは一般企業のような習慣を身に着けるところから始めましょう。

IT化で業務を効率化し、人が行う仕事を減らす

学校は未だに紙ベースでの資料・書類作成が多く、IT化が進んでいないことがあります。IT化を導入して業務を効率化するのがよいでしょう。

コロナ禍によって小中学生のPC端末1人1台構想が進み、宿題もオンラインで出来るようになってきました。自動で○付けをしてくれるなど、うまく活用することで教員の負担を軽減するのに役立つでしょう。

部活動の負担を軽減する

部活動はどうしても放課後や土日など時間外勤務と同様の扱いになってしまいます。部活動の顧問や指導などの業務負担を減らすことで、残業時間を軽減することができます。

土日の部活指導原則なしなどの対策が考えられていますが、その代わりに誰が指導に当たるのか？など、詳細はまだ煮詰まっていないところも多くあります。できるだけ早期に教員の負担が軽減できるよう、外部顧問の招聘などの環境を整える必要があるでしょう。

教員の業務負担軽減には電話DXが打ってつけ

電話対応業務をAIが肩代わりして負担軽減

電話DXは、教員の代わりに電話に対応するシステムツールで業務効率化をすることです。よくある質問には自動で回答したり、欠席・遅刻の連絡を自動で受け付けたり、重要な電話は担当者へ直接電話をつなぐなどの対応が可能です。

授業時間外や休日の電話対応を自動化できる

電話DXは授業時間外や休日の電話対応を自動化できるので、教員の残業時間を減らすのに役立ちます。保護者や利用者側も「いつかけても電話につながる」という安心感を得ます。

手軽に導入しやすい

電話DXは数あるDX化・IT化ツールの中でも低コストで導入しやすい、という特徴があります。申し込んだら即日稼働できるような手軽さがあり、思い立ったらすぐに始めることができるでしょう。

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1.ビジネスフォンやPBXを導入する

2.オンプレミス型IVRを導入する

3.クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。