分岐による自動対応機能とは？

電話自動応答サービスの特徴として、あらかじめ用意された選択肢を、音声ガイダンスで流し、お客様に選んで頂き、その結果、オペレーターに転送したり、音声アナウンスで回答をしたりすることができます。IVRyでは、具体的にどんなことができるかをご紹介します。

分岐機能とは、電話対応のルールを予め作成しておき、「料金に関するお問い合わせは、１」や「商品に関するお問い合わせは、2」といったように、お客様に選択してもらうルールを作成することができます。選択肢ごとに、自動案内で対応したり、担当部署に転送したり、SMSを送ったりと対応アクションを変えることができ、適切な対応をすることができることが特徴です。人が対応すべき電話と、自動で対応すべき電話を切り分けることで、お客様にとっても、スタッフにとってもストレスのない電話対応が実現できます。

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分岐機能で対応できるアクション①自動音声案内

道案内や、営業時間の質問など、同じ内容をお答えするような質問は、自動音声での対応が有効です。自動音声で対応することで、今まで人が対応して、時間を取られていたような、よくある質問の対応を全て自動がすることができます。

分岐機能で対応できるアクション②SMS送信

自動音声だけでは、伝えられないような情報量の案内や、問い合わせフォームなどのURLをSMSで送ることで、お客様の自己解決を促すことができます。また、電話に出れない時間帯のみ、SMSをお送りして対応することで、機会損失を防ぐことができます。

例えば、飲食店の場合、忙しい時間や営業時間外の電話対応が難しく、その中でも予約の電話の取りこぼしを防ぎたいという悩みがあります。その場合、予約フォームをSMSで送ることで取りこぼしを防ぐことができます。

電話自動応答のメリット③電話転送機能

大事なお客さんや大事なご用件など、人が対応しなければならない電話も多くあります。その場合は、担当者や担当窓口へ電話を転送することができます。IVRyでは、転送先は複数設定することができるので、誰かが出れなくても取りこぼすことなく対応できます。また、転送された電話の通話内容は全て自動で録音されるので、後から他の人に引き継いだり、聞き直すことができるので、便利です。

営業時間内と営業時間外で転送先を分けることもできるので、昼は会社へ、夜は携帯へ転送するなど、柔軟な対応ができます。

電話自動応答のメリット④留守番電話機能（音声録音機能）

営業時間外や、忙しい時間にどうしても電話を受けることができないときは、ご用件を録音で受けることができます。録音した音声は設定画面でいつでもどこでも再生できるので、確認してから対応することができます。

自動音声に慣れないお年寄りの方には、録音でメッセージを伝えてもらって、対応することもオススメです！

1日100円～導入できる電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」は、分岐機能を設定画面から簡単に設定することができます。またいつでもどこでもリアルタイムに設定を変更することができるので、お盆や年末年始の休暇時期とそれ以外の時期の分岐ルールを変更することもでき、柔軟な対応ができます。今なら１ヶ月無料キャンペーン中ですので、この機会にお試しください！