電話自動応答の文言例まとめ！転送やSMS送信など機能別に紹介

電話自動応答（IVR）とは、あらかじめ録音しておいた音声ガイダンスにしたがって電話機の数字を選択しながら、目的の部署へ電話をつなぐシステムを言います。こうしたサービスも、近年はAIの合成音声による音声を使ったり、専用の機械を置かなくてもクラウド上からサービスを受けられるような仕組みが広がり、低コスト化が進みました。

電話自動応答サービスは大手企業やコールセンターなどで使われているイメージがありますが、現在では人手不足や業務効率化の助けになるとして、中小企業や個人企業主にも使われるようになりました。

しかしながら、いざ自動応答を導入した際に「どのようなガイダンスを設定したら良いかわからない」ということがよくあります。 そこでこの記事では電話自動応答の利用ケースや、使いやすい自動応答のガイダンスパターンをご紹介します。

音声案内機能のユースケースと電話自動応答メッセージ例

1.道案内などの提携文言を流す

よくある質問の中でも多いのが、営業時間やお店への行き方に関するものです。相手は電話の情報だけを頼りにお店へ行くと想定して、分かりやすい目印を伝えながら案内しましょう。交通手段によって行き方も変わるので、それぞれの行き方を案内しましょう。できるだけ短い文で伝えた方が、相手が理解しやすいです。

【電話自動応答メッセージ例】

• 「電車でお越しの方は、○○線■■駅の△番出口から出て、約徒歩●分です。」
• 「コンビニエンスストアがある方へ歩いて行って、次の角を右に曲がってください。」
• 「もしお花屋さんが見えてしまったら、行き過ぎです。戻ってください。」
• 「ご足労おかけしますが、お気をつけていらしてください。」

2.営業などのしつこい電話のおことわり

営業などの電話には、必要であればこちらから折り返し連絡をするので、留守電に用件を入れてもらう、というスタンスが基本的です。しかし中には何度もかけてくるしつこい迷惑電話もあるでしょう。こうした電話はあらかじめ電話番号を登録しておいて、電話をつながずに切ってしまうという対応もできます。

【電話自動応答メッセージ例】

• 「社内で検討したのち、必要であれば折り返しご連絡いたしますので、ご用件をお話しください。」
• 「申し訳ありませんが、営業の電話はお取り次ぎできかねます。ご了承ください。」
• 「申し訳ございません。この電話はおつなぎすることができません。ご了承ください。」

3.イベント開始時期などの告知

イベントやキャンペーンを告知するときにも、電話自動応答を使うことができます。

大きなイベントがあると、電話が殺到してつながりにくくなってしまったり、通常の電話がつながらないというクレームが発生するおそれもありますが、電話自動応答なら営業時間外でも対応でき、一度に複数の電話に対応できます。

日時・場所・参加費・申し込み方法などの基本的な情報を伝える他、どんなイベントなのか簡単に伝えたり、必要であれば自社ウェブサイトへ誘導するようなアナウンスにしましょう。イベントに参加することで特典がある場合は、伝えておくとよいでしょう。

【電話自動応答メッセージ例】

• 「〇月〇日〇時～×月×日×時まで、当店で■■イベントを開催いたします。」
• 「クリスマスに素敵な思い出を作ることができるイベントです。」
• 「ご予約特典として、〇〇をご用意しております。」
• 「当社公式ホームページからお申込みできます。〇〇と検索してください。」
• 「皆様のご予約をお待ちしております。」

SMS機能のユースケースと電話自動応答メッセージ例

電話自動応答サービスのSMS機能とは、電話だけでは情報を伝えきれないとき、伝えるのが難しい場合などに、電話をかけてくれた方へSMSを発信する機能です。予約フォームのURL、よくある質問と回答集（FAQ)、お店の住所や経路、商品の画像などをSMSで送信することができます。

【電話自動応答メッセージ例】

• 「詳しくはこの後お送りするSMSでご案内しますので、よくご確認ください。」
• 「この電話のあと、こちらからSMSをお送りします。そちらのSMSから予約専用サイトへアクセスし、ご予約をお願いいたします。」
• 「こちらの予約専用サイトから、必要事項をご記入してください。ご変更・ご確認も可能です。」
• 「こちらによくある質問と回答をまとめましたので、ご覧ください。」

転送機能のユースケースと電話自動応答メッセージ例

電話自動応答サービスの転送機能とは、要件や取引業者だけを自動的に担当者や担当部署へ電話をつなぐ機能を言います。転送先は複数指定できるので、一人の担当者が取り込み中でも電話の取りこぼしを防ぐことができます。また、曜日や時間によって別の担当者へ電話をつないだり、担当者不在の場合は留守電で対応することも可能です。

【電話自動応答メッセージ例】

• 「お世話になっております。ただいま担当者へ電話をおつなぎします。このまま少々お待ちください。」
• 「大変お待たせして申し訳ございません。担当者不在のため、後程折り返し連絡させていただきます。恐れ入りますが、発信音の後、お名前とメッセージをお話しください。」

録音機能のユースケースと電話自動応答メッセージ例

電話自動応答サービスの録音機能とは、忙しくて電話対応できないときや、営業時間外などの電話に対して、留守番電話を稼働する機能を言います。留守電に要件を入れてもらって、後程折り返すよう案内します。

【電話自動応答メッセージ例】

• 「お電話ありがとうございます。大変申し訳ありませんが、ただいま電話に出ることができません。発信音の後、お名前とご用件をお話しください。改めてご連絡いたします。」
• 「お電話ありがとうございます。ただいまの時間は営業時間外となっております。恐れ入りますが、発信音の後、お名前とご用件をお話しください。改めてご連絡いたします。」

【利用者の声】IVRで業務改善「電話対応のストレスから解放された」

福島県にある認定こども園「るんびにこどもえん」では、多い日には1日10本以上かかってくる営業電話に悩まされていました。実際に電話に出てみなければ対応が必要なものか否かの判断ができないものもあり、電話応対が職員の大きなストレスになっていたといいます。

しかし、IVR（電話自動応答）のアイブリーを導入したことで電話応対を自動化。職員室がある園の1階で電話対応にあたっていた教諭や職員、調理担当者までもが「ストレスから解放された」と語っています。

人手不足が課題となっているなか、IVRの導入によって、業務改善できた好例となったようです。

【独自調査】IVR（電話自動応答）で最も効果的だった機能は？

編集部では、25歳〜65歳の経営者や役員を含む会社員230人を対象にアンケートを実施しました。「IVR（電話自動応答）を導入したことで最も効果的だった機能は？」（上位3つを選択）という設問には、58.3%の方が「音声ガイダンス」を選択。ついで「着信の振り分け」（47.8%）、「通話録音」（32.2%）という結果になりました。

半数以上の方がIVRの音声ガイダンスに効果を感じていることがうかがえます。

Q：IVRを導入して最も効果的だった機能は何ですか？（上位3つまで選択）

（調査名：IVR導入企業向けアンケート調査、調査対象：25〜65歳の経営者・役員・会社員、有効回答数：230件、複数回答可、調査実施日：2025年9月29日）

調査手法：インターネット調査、調査実施会社：株式会社IVRy

低価格で利用できるIVR（電話自動応答）アイブリー

「アイブリー」は月額3,317円～（年払いの場合/電話番号維持費除く）から利用できるクラウド型のAI電話代行サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入はアカウント登録完了後、ブラウザやアプリから電話番号を発行するだけ。最短即日から利用開始できるため、迅速に導入したい場合にも対応できます。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字起こしします。更にメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

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