不動産の電話DXで予約電話を効率化する方法とは

不動産会社には、予約電話など毎日たくさんの電話がかかってきます。大事な電話が多いので、取りこぼしがないよう、常に電話番を置いておく必要がありますが、その分、人件費の負担が増加してしまいます。

慢性的な人手不足に悩まされている現在の不動産業界において、少ない人手でも電話対応をこなすことができるよう、電話DXによる予約電話効率化について解説します。

不動産の予約電話の課題

電話数が多く、作業の手が止められる

不動産会社にかかってくる電話はとても件数が多く、繁忙期には1日数百件の電話がかかってくると言われます。ただでさえ忙しい中、電話対応で作業の手を止められてしまうので、余計に業務が進まず、それぞれの従業員に残業などの負担が増えてしまうのです。

情報管理を正確にしなければならない

不動産会社における電話対応では、用件を詳しく聞き取り、正確に情報を管理する必要があります。これは不動産会社において、顧客ひとりひとりのニーズがバラバラだからです。物件が決まった後も長い付き合いをすることになりますので、一度得た情報を長期間保存できる環境も重要となります。

営業時間外の電話対応ができない

不動産会社には営業時間外や定休日であっても問い合わせの電話がかかってきています。こうした電話に対応できないと、機会損失につながるばかりか、顧客満足度の低下やクレームにつながるおそれもあります。

不動産の予約電話を効率化するメリット

物件確認などよくある電話を自動化できる

よくある質問には自動で回答するような電話効率化DXシステムを導入することで、電話対応にかかる手間を減らすことが可能です。

たとえば物件確認の電話の一次対応を電話DXシステムに任せることで、電話番が不要になり、担当者へ直接電話をつなげたり、自動的に留守電で対応したりすることができます。

電話DXには仲介会社に自動的に図面をFAX送信したり、電話件数を記録分析することで人気のある物件を調べたり、仲介会社の効率を比べたりすることができるものもあります。

電話に出られないことによる内見予約の機会損失を防げる

不動産会社の電話対応を自動化すれば、内見予約を自動で受け付けることが可能です。システムに任せてしまえば電話を取りこぼす心配もなく、機会損失をほぼ100%防ぐことができるでしょう。

内見予約の対応が遅れると契約につながりにくくなる、と言われます。契約数にも影響が出ますので、内見予約は確実に受けられる電話DX化がおすすめです。

電話対応に割かれる人員・人件費を削減できる

電話効率化DXを導入すると、それまで従業員が行っていた電話対応業務をDXシステムが代わりにやってくれることになります。人員や人件費を削減することにつながり、効率的な運営に役立つでしょう。

IVRyで不動産の予約電話を効率化！

忙しい時間帯や営業時間外の予約電話を自動対応

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、忙しい時間帯や営業時間外でも、自動的に予約電話を受け付けます。電話によって通常業務の手を止められることもなくなり、予約もしっかり受付。聞き取りミスや情報管理におけるミスなど人為的な失敗を防ぐこともできますよ。

直接受けたい電話のみ対応できる

IVRyは、よくある質問や、予約電話に自動対応し、直接受けたい電話だけを担当者につなぐことができます。業務が効率的になり、生産性もアップするでしょう。

電話予約をWebへ誘導もできる

IVRyは、かかってきた電話番号へ自動的にSMSを送信することができます。予約専用WebのURLを記載しておけば、顧客が自ら予約をしたり、確認・変更できるので、顧客満足度向上につながると言われています。

受電メモでお客様の情報を正確に管理

IVRyの受電メモ機能を使えば、電話をしながらメモを取ることができます。メモは顧客情報と一緒に保管され、後からいつでも見返すことができるので、メモを紛失する心配もありません。

過去のやり取りやデータとともに正確に管理でき、物件が決まった後も役立てることができるでしょう。

月額3,000円〜と高コストパフォーマンス

IVRyは月額3,000円～という低コストで利用できるので、人件費やそのほかの経費と比べても高いコストパフォーマンスであることが分かるのではないでしょうか。

最短5分で今すぐ導入可能

IVRyは、申し込んだら最短5分で導入できます。設定方法も簡単で、分かりやすく使いやすいと評判です。不動産会社の電話業務が忙しすぎて悩んでいる方は、ぜひIVRyをご検討ください！